“สิ่งที่ยากที่สุดสำหรับบุคคลคือสิ่งที่ไม่ได้มอบให้เขา”
ม.ซวาเนตสกี้

อาจเป็นไปได้ว่าทุกคนอย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิตต้องรับมือกับความจำเป็นเร่งด่วนในการเขียนจดหมายธุรกิจถึงหัวหน้าบริษัทการค้า หุ้นส่วน เจ้าหน้าที่ หรือที่เลวร้ายที่สุดถึงสำนักงานการเคหะ แต่ถ้าคุณคิดว่าตัวเองเป็นนักธุรกิจแม้จะเป็นเพียงมือใหม่หรือกำลังวางแผนที่จะเปิดธุรกิจของตัวเองแม้ในอนาคตอันไกลโพ้นคุณต้องเรียนรู้ที่จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างถูกต้อง

แล้วจดหมายธรรมดากับจดหมายธุรกิจต่างกันอย่างไร?

ประการแรก การไม่มีองค์ประกอบทางอารมณ์และความเหนือกว่าของตรรกะ และในทางปฏิบัติการนำเสนอคำขอหรือข้อเสนอของคุณอย่างมีเหตุผล นักธุรกิจ เจ้าของบริษัท หรือผู้จัดการขององค์กรขนาดใหญ่หรือไม่ใหญ่มาก ซึ่งตรงข้ามกับ "ผู้บริโภค" ไม่น่าจะสนใจจดหมายแสดงอารมณ์และแรงบันดาลใจของคุณถึงเขาพร้อมกับคำขอ เกี่ยวกับความร่วมมือให้ความช่วยเหลือหรือสร้างความสัมพันธ์ฉันมิตรอื่นใด

ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจว่าเมื่อคุณเขียนจดหมายธุรกิจ คุณจะต้องเขียนให้ตรงประเด็น! ตอนนี้หลายๆ คนจะพูดกับตัวเองว่า "เล่นสำนวน" อะไรสักอย่าง แต่เป็นที่ชัดเจนว่าจดหมายธุรกิจแตกต่างจากจดหมายอื่นๆ ในเรื่องความเข้าใจที่ชัดเจนของคำว่า "ถึงใคร" "ทำไม" และ "ทำไม" ฉันอ่านจดหมายและข้อเสนอมากมาย แต่น่าเสียดายที่ในจดหมายบางฉบับความหมายนั้นถูกซ่อนอยู่ตลอดเวลา และในตอนท้ายของจดหมายก็ไม่ชัดเจนว่าผู้เขียนต้องการถามหรือเสนออะไร

ดังนั้นเพื่อไม่ให้ความหมายและความคิดของจดหมาย "กระจายไปทั่วต้นไม้" คุณต้องตอบคำถามต่อไปนี้ด้วยตัวเอง:

1. คุณเขียนจดหมายถึงใครคุณทำผิดกับผู้รับหรือไม่?
2. ทำไมคุณถึงเขียนจดหมายคุณต้องการเสนอหรือถามอะไร? ข้อโต้แย้งและรูปแบบการนำเสนอของคุณชัดเจนหรือไม่? และพวกเขาน่าเชื่อไหม?ข้อโต้แย้งของคุณสำหรับผู้รับ? แล้วเขาจะได้ประโยชน์อะไรล่ะ? จากความร่วมมือกับคุณ?
3. ทำไมคุณทำเช่นนี้? คุณต้องการผลลัพธ์อะไร? ที่ การดำเนินการเพิ่มเติมคุณตั้งใจที่จะ "ยั่วยุ" ผู้รับหรือไม่?

สำหรับจดหมายธุรกิจ GOST R 6.30−2003 ที่เกี่ยวข้องได้รับการพัฒนาซึ่งอธิบายข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับเนื้อหาและการดำเนินการของเอกสาร คุณสามารถทำความคุ้นเคยกับ GOST นี้โดยละเอียดยิ่งขึ้นโดยซื้อที่ร้านหนังสือธุรกิจและใช้ในอนาคตเมื่อกรอกเอกสารของคุณ

แต่สำหรับบางคน จุดสำคัญฉันต้องการที่จะจ่าย เอาใจใส่เป็นพิเศษ:

1. หมวกแก๊ป จดหมายธุรกิจจะต้องมีการอุทธรณ์ไปยังผู้รับ ออกให้ต่ำกว่าหมายเลขทะเบียนเล็กน้อย: ตำแหน่งและชื่อเต็มจะแสดงอยู่ที่มุมขวาบน ผู้รับ ด้านล่างนี้คุณสามารถระบุหัวเรื่องของจดหมายได้ ตรงกลางที่ต่ำกว่านั้น การอุทธรณ์ก็ถูกวาดขึ้น ที่อยู่ควรแสดงความเคารพโดยใช้คำที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป: “เรียน” “นาย” “มาดาม” (ไม่อนุญาตให้ใช้คำย่อ) ส่วนหัวมักจะเป็นตัวหนา

ตัวอย่างเช่น:

อ้างอิง ฉบับที่ 01 ตั้งแต่วันที่ 20/04/2555

บนอิน หมายเลข 01 - RiK ตั้งแต่ 01/01/1930

ถึงผู้กำกับ

LLC "เขาและกีบ"

เบนเดอร์ โอ.ไอ.

“ประมาณเขาที่ชำรุดจำนวนหนึ่ง

ส่งมอบเมื่อวันที่ 1 มกราคม 1930”

เรียน Ostap Ibrahimovic

1. การแนะนำ. ในบทนำ คุณจะต้องระบุสาระสำคัญของจดหมายโดยย่อ คุณสามารถเริ่มต้นแบบดั้งเดิม: “ฉันอยากจะเรียกร้องความสนใจของคุณ…”, “ฉันขอให้คุณ...”, “ปัจจุบัน...” ฯลฯ - ถ้าจดหมายเขียนด้วยอักษรตัวแรก

หากการอุทธรณ์มาจากนิติบุคคล คำบรรยายจะมาจากบุคคลที่สาม (ตัวอย่างเช่น “บริษัทของเราเสนอ...”)

นอกจากนี้ทั้งในคำนำและในข้อความต่อไปนี้ของจดหมาย สรรพนามคุณและรูปแบบทั้งหมด (คุณ คุณ ของคุณ) ควรเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่

1. บทสรุปของจดหมายจะสรุปสิ่งที่เขียนไว้ และมักจะรวมถึงการร้องขอหรือข้อเสนอด้วย เช่น “เมื่อคำนึงถึงสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว ผมขอถามคุณว่า...”
2. ข้อความหลักของจดหมายธุรกิจมักจะลงท้ายด้วยวลี: "ด้วยความเคารพ..." - หากมีเจตนาที่อยู่ที่เป็นกลาง หากคุณรู้จักผู้รับเป็นการส่วนตัว คุณสามารถลงท้ายจดหมายด้วยวลี “ขอแสดงความนับถือ...”

ตัวอย่างเช่น:

ขอแสดงความนับถือ

เศรษฐีใต้ดิน (ลายเซ็น) A.I. โคเรอิโกะ

ตำแหน่ง ชื่อเต็ม (พิมพ์ชื่อและนามสกุลก่อนแล้วจึงพิมพ์ชื่อ) ลายเซ็นจะถูกใส่ด้วยมือของคุณเอง

1. จดหมายธุรกิจลงท้ายด้วยข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งซึ่งต้องมีชื่อเต็มของเขา (ควรเต็ม) ตำแหน่ง และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ นี่เป็นสิ่งจำเป็นหากผู้รับหรือตัวแทนของเขาจำเป็นต้องติดต่อเพื่อรับ ข้อมูลเพิ่มเติม. คุณยังสามารถระบุบุคคลที่รับผิดชอบ (ชื่อเต็ม) และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อได้ อย่าลืมระบุรหัสเมืองพร้อมกับหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ อย่าบังคับให้ผู้รับเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลนี้

ฉันอยากจะดึงความสนใจของคุณไปยังบางประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการนำเสนอจดหมายด้วย ครั้งหนึ่งเคยใช้ ตัวเลือกต่างๆการนำเสนอจดหมายลงไปที่ ก่อนใช้งาน NLP แต่ทั้งหมดนี้ให้ประโยชน์ในทางปฏิบัติเพียงเล็กน้อย เนื่องจากรูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจนั้นค่อนข้างอนุรักษ์นิยมมาก และตัวหนังสือเองก็เป็นเช่นนั้น ไม่สอดคล้องกันสไตล์นี้เราก็ไม่ได้ไปไกลกว่านี้แล้ว” การควบคุมทางศุลกากร" โดยมีเลขานุการบริษัทเป็นตัวแทน ดังนั้นฉันจึงปฏิเสธ จากการทดลองและเริ่มเขียนตามต้องการ สไตล์ธุรกิจ.

โปรดจำไว้ว่า จดหมายของคุณควรประกอบด้วยสามส่วนหลัก ได้แก่ บทนำ ข้อโต้แย้ง และบทสรุป นักเขียนจดหมายหลายคนตรงประเด็นโดยไม่ต้องแนะนำคู่สนทนาให้ทราบเรื่องนี้ แน่นอนว่าหากจดหมายยาวพอ นักธุรกิจอาจจะไม่ได้อ่านคำนำ แต่จะตรงประเด็นทันที แต่เขาสามารถกลับไปยังจุดเริ่มต้นของจดหมายได้หาก "สาระสำคัญ" นี้ทำให้เขาสนใจ สรุปต้องเขียนว่าอยากได้อะไร จดหมายไม่ควรมีการตีความซ้ำซ้อน มีเพียงความคิดเดียวที่ชัดเจนตลอดจดหมายของคุณ ในการทำเช่นนี้ เป็นการดีที่จะจดจำอริสโตเติลซึ่งเมื่อ 300 ปีก่อนคริสตกาล พิจารณาตรรกะของข้อความและกำหนดกฎเชิงตรรกะบนพื้นฐานของมัน:

1. กฎแห่งอัตลักษณ์ - ต้องใช้แนวคิดในความหมายเดียวกันในการให้เหตุผล
2. กฎแห่งความขัดแย้งคือ "อย่าขัดแย้งกับตัวเอง";
3. กฎของคนกลางที่ถูกแยก - “A” หรือ “ไม่ใช่-A” เป็นจริง ไม่มีบุคคลที่สาม”

ตามกฎของการเขียน ส่วนหลักของจดหมายธุรกิจควรเปิดเผยเนื้อหาของคำขอหรือข้อเสนออย่างมีเหตุผลอย่างสม่ำเสมอ ทำให้ผู้รับสามารถเข้าใจได้ ย่อหน้าก่อนหน้าทั้งหมดควรไหลไปสู่ย่อหน้าถัดไปอย่างมีเหตุผล จัดให้ตามความจำเป็น ข้อเท็จจริงที่เป็นรูปธรรม, ตัวเลข และอย่าลืมว่า “ความกะทัดรัดเป็นน้องสาวของพรสวรรค์” โปรดจำไว้ว่าข้อความที่ยาวเกินไปสามารถ "เบื่อ" ผู้รับได้ เขาอาจวางจดหมายของคุณไว้ข้างๆ และไม่รู้ว่าความหมายของข้อความของคุณคืออะไร ข้อเสนอที่ไม่ซ้ำใคร.

และหลังจากที่คุณคิดว่าในที่สุดจดหมายของคุณก็เขียนแล้วเท่านั้น อย่าลืมตรวจสอบการสะกดผิดด้วย และเครื่องหมายวรรคตอนข้อผิดพลาด ตรวจสอบความสอดคล้องเชิงตรรกะและความสามารถในการอ่านของข้อความทั้งหมดอีกครั้ง (วิธีที่ดีที่สุดคืออ่านออกเสียง)

หากคุณสะกดผิดโดยไม่ตั้งใจหรือรีบร้อน จะกลายเป็นเรื่องลำบากใจ “ทำธุรกิจ” กับบริษัทที่แจกจดหมายมีข้อผิดพลาดได้อย่างไร? ระวัง!

โดยสรุปฉันอยากจะบอกว่าจดหมายของคุณจะได้รับการต้อนรับด้วย "เสื้อผ้า" ก่อน คุณต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคุณภาพของกระดาษที่ใช้พิมพ์จดหมายการออกแบบไม่ว่าจดหมายจะสูญเสียไปหรือไม่ รูปร่างระหว่างการขนส่งไม่ว่าพวกเขาจะต้องการรับมันหรือไม่ หากทุกอย่างเรียบร้อยดีในเรื่องนี้ จดหมายธุรกิจที่เรียบร้อย สอดคล้องตามตรรกะ เปิดเผย และเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดีจะโน้มน้าวผู้รับ เป็นบวกการตัดสินใจในความโปรดปรานของคุณ เขียนจดหมาย!

ทุกคนคงเคยต้องจัดการกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เมื่อรวบรวมคุณจะสรุปโดยไม่ได้ตั้งใจว่ามันไม่ง่ายเลย มีกฎและข้อบังคับในการเขียนจดหมายธุรกิจมากมายที่คุณต้องรู้ บทความนี้จะอธิบายรายละเอียดกระบวนการร่างเอกสาร จัดเตรียมตัวอย่างจดหมายธุรกิจ และอภิปรายประเภทและการออกแบบ

รูปร่าง

แบบฟอร์มสำเร็จรูปจะช่วยเพิ่มความแข็งแกร่งและบ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือของบริษัท ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับองค์กร เช่น:

• ชื่อ.
• ที่อยู่.
• หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ.
• เว็บไซต์.
• อีเมล.
• โลโก้.
• รายละเอียดการติดต่ออื่น ๆ

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดเกี่ยวกับแบบฟอร์ม ดังนั้นแต่ละองค์กรจึงตัดสินใจได้อย่างอิสระว่าจะรวมข้อมูลใดไว้ในนั้น

จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างไรให้ถูกต้อง? การตระเตรียม

จดหมายธุรกิจได้รับการเขียนและจัดรูปแบบในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง โดยขึ้นอยู่กับกฎและข้อกำหนดโดยธรรมชาติ ผู้เขียนคิดอย่างละเอียดในเนื้อหาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เขาคำนวณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย เขาต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าข้อมูลใดที่ผู้รับรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับหัวเรื่องของจดหมาย สิ่งที่จะใช้เป็นพื้นฐาน และจะมีอะไรใหม่ในนั้น ข้อโต้แย้งขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่ผู้เขียนกำลังดำเนินการ กระบวนการจัดทำจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ได้ดังนี้

• กำลังศึกษาประเด็น.
• การเขียนจดหมายร่าง
• การอนุมัติของมัน
• การลงนาม
• การลงทะเบียน
• กำลังส่งถึงผู้รับ.

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายจำเป็นต้องทำให้ข้อมูลครบถ้วนนั่นคือใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ที่นั่น มันอาจจะง่ายหรือซับซ้อน ใน จดหมายง่ายๆเนื้อหาแสดงข้อมูลอย่างชัดเจนและรัดกุมซึ่งโดยทั่วไปไม่ต้องการคำตอบจากผู้รับ ส่วนที่ซับซ้อนอาจประกอบด้วยหลายส่วน ประเด็น และย่อหน้า แต่ละย่อหน้านำเสนอข้อมูลด้านเดียว ตัวอย่างจดหมายธุรกิจประเภทนี้มักประกอบด้วยส่วนเกริ่นนำ เนื้อหา และส่วนปิดท้าย

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนเบื้องต้น

ส่วนหลักอธิบายสถานการณ์และเหตุการณ์ ให้การวิเคราะห์และหลักฐาน ในส่วนนี้ทำให้พวกเขาโน้มน้าวใจว่าพวกเขาจำเป็นต้องดำเนินการไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง พิสูจน์ว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไรบ้าง และแจ้งให้ทราบถึงความจำเป็นในการมีส่วนร่วมในเหตุการณ์ใด ๆ โดยให้ข้อโต้แย้งต่างๆ

บทสรุปประกอบด้วยข้อสรุปที่ทำขึ้นในรูปแบบของข้อเสนอแนะ คำร้องขอ คำเตือน การปฏิเสธ และอื่นๆ

ตัวอย่างของการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนสุดท้าย - มีดังต่อไปนี้ นี่เป็นการสรุปข้อกำหนดที่ระบุไว้ในข้อกำหนดหลัก

ข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้ควรมีความสอดคล้องและเข้าใจได้อย่างเหมาะสมที่สุด

ตัวอักษรแต่ละตัวจะขึ้นต้นด้วยที่อยู่ตรงกลาง ส่วนเล็กๆ นี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อเลือกผู้เขียนจะต้องคำนึงถึง:

• ตำแหน่งผู้รับ
• ลักษณะของความสัมพันธ์
• พิธีการ
• มารยาท.

ควรมีรูปแบบสุภาพที่ท้ายจดหมาย เช่น “...ข้าพเจ้าหวังว่าจะได้รับความร่วมมือต่อไป (ขอบคุณสำหรับคำเชิญ)...” วลีเหล่านี้ตามด้วยลายเซ็นของผู้เขียน

สไตล์

จดหมายทั้งหมดจะต้องเขียนในรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการซึ่งหมายถึงการใช้ภาษาเพื่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ คุณลักษณะของภาษาดังกล่าวเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:

• ผู้เข้าร่วมหลักในความสัมพันธ์ทางธุรกิจคือนิติบุคคลซึ่งเขียนจดหมายในนามของผู้จัดการและเจ้าหน้าที่
• ความสัมพันธ์ในองค์กรได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด
• เรื่องของการสื่อสารเป็นกิจกรรมของบริษัท
• โดยทั่วไปเอกสารการจัดการจะมีผู้รับเฉพาะ
• บ่อยครั้งในการดำเนินกิจกรรมขององค์กร สถานการณ์เดียวกันนี้เกิดขึ้น

ในการนี้ข้อมูลที่มีอยู่ในจดหมายธุรกิจควรเป็น:

• เป็นทางการ ไม่มีตัวตน เน้นระยะห่างระหว่างผู้เข้าร่วมในการสื่อสาร
• จ่าหน้าถึง มีไว้สำหรับผู้รับเฉพาะ
• ปัจจุบัน ณ เวลาที่เขียน
• เชื่อถือได้และเป็นกลาง
• มีเหตุจูงใจให้ผู้รับกระทำการใดๆ
• ครบถ้วนสำหรับการตัดสินใจ

ความต้องการ

จดหมายธุรกิจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้:

• คำพูดเป็นมาตรฐานในทุกระดับ - คำศัพท์ สัณฐานวิทยา และวากยสัมพันธ์ ประกอบด้วยสำนวน คำศัพท์ และสูตรมากมาย
• น้ำเสียงในการเขียนมีความเป็นกลาง เข้มงวด และเข้มงวด โดยไม่ต้องใช้ภาษาที่สื่ออารมณ์หรือแสดงออก
• ความถูกต้องและชัดเจนของข้อความโดยไม่ต้อง ข้อผิดพลาดเชิงตรรกะความชัดเจนและความรอบคอบของสูตร
• ความกระชับและกะทัดรัด - โดยไม่ต้องใช้สำนวนที่มีความหมายเพิ่มเติม
• การใช้สูตรภาษาที่เกิดขึ้นจากสถานการณ์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า
• การใช้คำศัพท์ ได้แก่ คำหรือวลีที่มีแนวคิดพิเศษ
• การใช้คำย่อซึ่งอาจเป็นคำศัพท์ (นั่นคือคำประสมที่เกิดขึ้นโดยการลบตัวอักษรออกจากส่วนของคำ: LLC, GOST และอื่น ๆ ) และกราฟิก (นั่นคือการกำหนดคำในรูปแบบย่อ: grn, zh-d, ฯลฯ)
• การใช้โครงสร้างในกรณีสัมพันธการกและเครื่องมือ
• วลีที่มีคำนามทางวาจา (“ให้การสนับสนุน” แทน “การสนับสนุน”)
• การใช้ประโยคธรรมดาทั่วไป

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจข้างต้นแสดงไว้ด้านล่างนี้ เวอร์ชันเต็ม(พร้อมส่วนหลัก) ข้อมูลนี้ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนจดหมายธุรกิจในประเด็นเฉพาะเรื่องเดียว หากจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาหลาย ๆ ปัญหาในคราวเดียว ขอแนะนำให้จัดทำตัวเลือกต่างๆ ขึ้นมา

จดหมายธุรกิจสามารถมีเนื้อหาดังต่อไปนี้:

• ประกอบ. โดยปกติแล้วจดหมายดังกล่าวจำเป็นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าจะส่งเอกสารไปที่ใด
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร? ตัวอย่าง จดหมายปะหน้าจะช่วยผู้ที่ต้องการจัดทำเอกสารประเภทนี้)

• รับประกัน. เขียนขึ้นเพื่อยืนยันสัญญาหรือเงื่อนไขใดๆ เช่น สามารถรับประกันการจ่ายเงินค่างาน ค่าเช่า ระยะเวลาในการส่งมอบ ฯลฯ ได้
• ขอบคุณ. พวกเขาเริ่มใช้บ่อยโดยเฉพาะใน เมื่อเร็วๆ นี้. จดหมายดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงน้ำเสียงของการเป็นหุ้นส่วนที่ดี สามารถออกได้บนหัวจดหมายธรรมดาหรือบนกระดาษสีที่มีการพิมพ์ที่สวยงาม
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร? ตัวอย่างของความหลากหลายขอบคุณนั้นถูกวาดขึ้นในรูปแบบอิสระขึ้นอยู่กับงานที่แก้ไขได้ ในกรณีนี้ จดหมายจะแสดงถึงสาระสำคัญในรูปแบบที่สั้นที่สุด ตัวอย่างดังกล่าวทำ บนกระดาษสีพร้อมประดับ สามารถแขวนไว้บนผนังในห้องคณะในสถานที่อันทรงเกียรติได้)

• ข้อมูล
• ให้คำแนะนำ
• ยินดีด้วย.
• การโฆษณา.

นอกจากนี้ยังมีตัวอักษร:

• ข้อเสนอความร่วมมือ สิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปในช่วงไม่กี่ครั้งที่ผ่านมา ซึ่งส่งไปยังองค์กรต่างๆ มักมีลักษณะเป็นการโฆษณา เช่น ตัวอย่างนี้ การเขียนจดหมายเชิงพาณิชย์ค่อนข้างยากคุณต้องคำนึงถึงความแตกต่างหลายประการเพื่อที่จะได้รับความสนใจและยิ่งสนใจมากขึ้น แต่หากเรียบเรียงตามตัวอย่างด้านล่างก็มีโอกาสสำเร็จทุกประการ

• คำเชิญ พวกเขาถูกส่งไปเชิญชวนให้เข้าร่วมในกิจกรรมต่างๆ พวกเขามักจะจ่าหน้าถึงผู้จัดการหรือ เป็นทางการแต่ก็สามารถส่งถึงทั้งทีมได้เช่นกัน
• คำขอ
• ประกาศ
• คำขอและอื่น ๆ อีกมากมาย

วิธีการเขียนตอบกลับจดหมาย ตัวอย่าง

คำตอบต้องเริ่มต้นด้วยการทำซ้ำคำขอที่ระบุไว้ในตัวอักษรตัวแรก จากนั้นจะแจ้งผลการพิจารณาและแสดงการอนุมัติหรือเหตุผลในการปฏิเสธ จดหมายตอบรับทางธุรกิจอาจมี ทางเลือกอื่นข้อมูลที่คาดหวัง โดยปกติจะเป็นไปตามหลักการดังต่อไปนี้:

• ความพร้อมใช้งานของลิงก์ไปยังตัวอักษรตัวแรกและเนื้อหา
• ภาษาเดียวกันหมายถึง.
• ขอบเขตและเนื้อหาที่เปรียบเทียบได้
• การปฏิบัติตามลำดับที่แน่นอน

ตกแต่ง

นอกเหนือจากการใช้หัวจดหมายขององค์กรสำหรับจดหมายธุรกิจแล้ว ยังจำเป็นต้องคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ เมื่อออกแบบด้วย สิ่งเหล่านี้คือรายละเอียด กฎเกณฑ์สำหรับตัวย่อ ที่อยู่การเขียน ส่วนหัว ความยาวของข้อความ ความกว้างของฟิลด์ และอื่นๆ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจช่วยให้คุณเขียนได้โดยคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยและความแตกต่างทั้งหมด ถูกใช้โดยทั้งพนักงานออฟฟิศเริ่มต้นและพนักงานที่มีประสบการณ์ ต้องขอบคุณตัวอย่างเหล่านี้ พวกเขาได้เรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายอย่างถูกต้องและประหยัดเวลาได้มาก

จดหมายร้องขอ– หนึ่งในประเภทจดหมายธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด ในบรรดาผู้ประกอบการจดหมายดังกล่าวจะใช้เมื่อตัวแทนขององค์กรหนึ่งติดต่อกับอีกองค์กรหนึ่งเพื่อขอใช้บริการ ข้อความดังกล่าวสามารถใช้ได้อย่างสมบูรณ์ สถานการณ์ที่แตกต่างกันเช่น หากมีความจำเป็นต้องได้รับข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ดูตัวอย่างสินค้า พบปะนักเดินทางเพื่อธุรกิจ ประสานงานการดำเนินการบางอย่าง เป็นต้น

หลักเกณฑ์การเขียนหนังสือร้องขอ

เราขอแจ้งให้คุณทราบถึงเทมเพลตทั่วไปของเอกสารดังกล่าวสำหรับการดาวน์โหลด:

ไฟล์ เปิดไฟล์เหล่านี้ทางออนไลน์ 2 ไฟล์

ด้วยเหตุผลที่ชัดเจนจึงไม่มีหนังสือร้องขอ ตัวอย่างมาตรฐานแต่ถึงกระนั้นก็ยังถือเป็นเอกสารทางราชการรูปแบบหนึ่ง นั่นคือเหตุผลที่เมื่อรวบรวมคุณควรปฏิบัติตามมาตรฐานบางประการ กำหนดโดยกฎเกณฑ์การจัดการสำนักงานและจรรยาบรรณทางธุรกิจ ก่อนที่จะย้ายไปยังกฎพื้นฐานโดยตรงในการเตรียมการ ควรสังเกตว่าสามารถกล่าวถึงกลุ่มคนได้ (เช่น ผู้จัดการ พนักงานแผนกบัญชี ทนายความ ฯลฯ) หรือถึงผู้รับที่เฉพาะเจาะจง

เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จดหมายนี้จะต้องมี ส่วนเบื้องต้นกล่าวคือ:

• ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทผู้ส่งที่ทำการร้องขอและบริษัทที่ที่อยู่นั้นอยู่
• เหตุผลในการร้องขอ (“เนื่องจากความล่าช้า”, “เนื่องจากได้รับ”, “ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์” ฯลฯ );
• การอ้างอิงถึงพื้นฐาน ("ตามข้อตกลงด้วยวาจา", "ตามการเจรจา", "ตามการสนทนาทางโทรศัพท์" ฯลฯ );
• วัตถุประสงค์ของการอุทธรณ์ (“เพื่อแก้ไขปัญหา”, “เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง”, “เพื่อขจัดการละเมิด” ฯลฯ )

ติดตามโดย ส่วนสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับคำขอ จะต้องแสดงโดยใช้รูปแบบอนุพันธ์ของคำกริยา "ถาม" ("เราขอให้คุณ" "เราขอ" ฯลฯ ) และเนื่องจากข้อความดังกล่าวเป็นคำร้องบางประเภท การบริการก็ต้องเขียนด้วยความเคารพ เป็นการดีหากคำขอนั้นนำหน้าด้วยคำชม (“การรู้จักคุณ” โอกาสที่ดี”, “ชื่นชมความสามารถขององค์กรของคุณ” ฯลฯ)

หากจดหมายมีคำขอหลายรายการพร้อมกัน จะต้องระบุคำขอเหล่านั้นในย่อหน้าหรือย่อหน้าแยกกัน

กฎการติดต่อสื่อสารที่ไม่ได้กล่าวไว้ระหว่างองค์กรระบุว่าการตอบสนองต่อคำขอแบบหลายขั้นตอนสามารถส่งไปในข้อความเดียว โดยมีความคิดเห็นแยกกันในแต่ละรายการ ควรสังเกตว่าการติดต่อประเภทนี้จะช่วยลดปริมาณการหมุนเวียนเอกสารจึงช่วยลดเวลาในการอ่านและประมวลผลจดหมายดังกล่าว

หากจดหมายบอกเป็นนัยว่าได้รับการตอบกลับภายในระยะเวลาหนึ่ง จะต้องระบุสิ่งนี้ให้ถูกต้องที่สุดในข้อความ

ตามกฎแล้วเลขานุการขององค์กรจะส่งและรับจดหมาย (ในบริษัทขนาดใหญ่ทั้งแผนกทำเช่นนี้) หลังจากรวบรวมหรืออ่านแล้วพวกเขาก็ส่งต่อให้หัวหน้าองค์กรตรวจสอบ ข้อยกเว้นคือข้อความที่ทำเครื่องหมายว่า "เป็นความลับ" หรือ "การจัดส่งส่วนบุคคล" - จดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปยังผู้รับโดยตรง

คำแนะนำในการเขียนหนังสือร้องขอ

เนื่องจากข้อความนี้เป็นส่วนหนึ่งของจดหมายโต้ตอบขององค์กร จึงต้องระบุผู้เขียนก่อน ได้แก่ ชื่อบริษัทที่ส่ง ที่อยู่จริง และหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ จากนั้นคุณจะต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับผู้รับ: รวมถึงชื่อบริษัทและผู้รับเฉพาะด้วย นอกจากนี้ตรงกลางบรรทัด คุณสามารถระบุได้ทันทีว่านี่คือจดหมายร้องขอ (แต่ไม่จำเป็น)

ส่วนถัดไปของจดหมายเกี่ยวข้องกับคำขอนั้นเอง ขั้นแรกขอแนะนำให้ระบุเหตุผลแล้วจึงแสดงสาระสำคัญของคำขอเท่านั้น ในตอนท้ายจะต้องลงนามในจดหมาย (จะดีกว่าหากหัวหน้า บริษัท หรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตและเชื่อถือได้) และยังระบุวันที่สร้างเอกสารด้วย

วิธีการส่งจดหมาย

จดหมายอาจถูกวางยาพิษได้ โดยอีเมลหรือทางแฟกซ์ - สะดวกและรวดเร็ว แต่การส่งแบบอนุรักษ์นิยมผ่าน Russian Post จะช่วยให้คุณจัดรูปแบบจดหมายในลักษณะที่มั่นคงและน่าดึงดูด เช่น คุณสามารถขอเป็นลายลักษณ์อักษรด้วยมือด้วยลายมือเขียนอักษรวิจิตรสวยงาม หรือพิมพ์ข้อความลงบนกระดาษคุณภาพดีราคาแพงก็ได้

การใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ดังกล่าวจะทำให้ผู้รับเห็นได้ชัดเจนว่าฝ่ายตรงข้ามให้ความเคารพต่อเขาเพียงใด และจะเน้นย้ำถึงความสำคัญของคำขออีกครั้งด้วย สิ่งเดียวที่ต้องจำคือจดหมายทางไปรษณีย์ธรรมดาใช้เวลานานจึงต้องส่งข้อความล่วงหน้าเพื่อให้เอกสารส่งถึงผู้รับตรงเวลา

หลังจากส่งจดหมายแล้ว

ข้อความนี้เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จะต้องลงทะเบียนในสมุดรายวันของเอกสารประกอบขาออก ในทำนองเดียวกันผู้รับจดหมายจะลงทะเบียนการมาถึงของจดหมาย ในกรณีที่เกิดความเข้าใจผิดในความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การบันทึกข้อเท็จจริงในการส่งและรับจดหมายจะช่วยให้เข้าใจสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างการเขียนจดหมายขอพร้อมคำอธิบาย

ดังนั้นเราจึงเข้าใจว่าจดหมายร้องขอคือจดหมายที่มีคำขอถึงผู้รับ วัตถุประสงค์ของข้อความคือเพื่อชักจูงให้ผู้รับดำเนินการที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ส่ง จดหมายจะต้องมีคำขอที่กำหนดไว้และเหตุผล ขอแนะนำให้กำหนดคำขอในลักษณะที่ให้เหตุผลว่าเหตุใดจึงควรเป็นประโยชน์สำหรับผู้รับในการปฏิบัติตามคำขอ ผู้ส่งไม่เพียงต้องรู้กฎในการเขียนข้อความเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงความแตกต่างทางจิตวิทยาด้วย ต่อไป เราจะพิจารณาเทมเพลตตัวอย่างเฉพาะเจาะจงโดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์

หนังสือขอทุน

จดหมายจะถูกร่างขึ้นหากจำเป็นต้องได้รับการจัดสรรเงินทุนจากรัฐ ผู้ให้การสนับสนุน หรือบุคคลทั่วไป

จาก NGO “ช่วยเหลือผู้รับบำนาญ”
สมาชิกสภานิติบัญญัติ
อีวานอฟ ไอ.ไอ.

สวัสดีอีวานอิวาโนวิช ฉันเป็นตัวแทน องค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร"ความช่วยเหลือสำหรับผู้รับบำนาญ" เราช่วยเหลือผู้รับบำนาญที่โดดเดี่ยว: เรานำอาหารมาช่วยทำความสะอาดและซ่อมแซม

องค์กรของเราดำรงอยู่มาเป็นเวลา 5 ปีแล้ว ก่อนหน้านี้ เราสามารถจัดหาเงินทุนให้กับกิจกรรมของเราเองได้ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการขยายตัวขององค์กรพัฒนาเอกชน เงินทุนจึงเริ่มหมดลง เราต้องการเงินเพื่อเช่าสถานที่ จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน และซื้ออุปกรณ์

ในการประชุมรัฐบาลเมื่อเร็วๆ นี้ ประธานาธิบดีกล่าวถึงสถานการณ์ที่ยากลำบากของผู้รับบำนาญ และตั้งข้อสังเกตว่าสถานการณ์จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วน ในเรื่องนี้ฉันขอเงิน 200,000 รูเบิลจากคุณสำหรับความต้องการของ NGO "ความช่วยเหลือสำหรับผู้รับบำนาญ"

ขอแสดงความนับถือ Petrova A. A.

คำอธิบาย:

ข้อความข้างต้นรวบรวมตามกฎทั้งหมด เขามี:

• ชื่อ NPO และคำอธิบายกิจกรรม
• การขอเงิน คำอธิบายถึงความจำเป็น (เงินจำเป็นสำหรับค่าเช่าและเงินเดือน)
• กล่าวถึงประธานาธิบดี จำเป็นต้องพิสูจน์ประโยชน์ของการอุปถัมภ์แก่เจ้าหน้าที่ รองฯสนใจอะไร? ใน การเติบโตของอาชีพ. การช่วยเหลือองค์กรจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้

ระบุจำนวนเงินเฉพาะที่องค์กรการค้าต้องการด้วย

หนังสือขอส่งสินค้า

โดยปกติจดหมายจะถูกส่งไปยังพันธมิตรของบริษัท ขอแนะนำให้ระบุผลประโยชน์ร่วมกันของทั้งสองบริษัทในข้อความ

ถึงหัวหน้าบริษัท "AAA"
อีวานอฟ ไอ.ไอ.
จากหัวหน้าบริษัทบีบีบี
เปโตรวา บี.บี.

สวัสดีอีวานอิวาโนวิช เราต้องการสั่งชุดผลิตภัณฑ์จากบริษัทของคุณ (ระบุ) เราเริ่มสนใจผลิตภัณฑ์ของคุณในนิทรรศการระดับภูมิภาค

หากคุณตกลง โปรดแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับเงื่อนไขการจัดส่งและเงื่อนไขที่สะดวกสำหรับคุณ เรารับประกันการชำระเงินทันเวลา เราหวังว่านี่จะเป็นจุดเริ่มต้นของความร่วมมือที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน

ที่อยู่ติดต่อของเรา: (ระบุ)

ขอแสดงความนับถือ Boris Borisovich

หนังสือขอส่วนลด

โดยปกติแล้ว ข้อความดังกล่าวจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์ของบริษัท เช่น องค์กรจัดนิทรรศการ เธอมีซัพพลายเออร์ - โรงพิมพ์ที่จำหน่ายโบรชัวร์ ชั้นวาง หนังสือเล่มเล็ก ฯลฯ ค่าบริการค่อนข้างสูง วิกฤติเกิดขึ้น และกลายเป็นเรื่องยากสำหรับบริษัทในการชำระค่าผลิตภัณฑ์การพิมพ์ นี่อาจเป็นเหตุผลที่ต้องขอส่วนลด

ถึงหัวหน้าบริษัทวอสตอค
อีวานอฟ ไอ.ไอ.
จากหัวหน้าบริษัท “ศาปัด”
เปโตรวา บี.บี.

สวัสดีอีวานอีวานอฟ องค์กรของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤตการณ์ทางการเงิน จำนวนสัญญาที่ทำกับเราลดลง 20% น่าเสียดายที่วิกฤติดังกล่าวไม่เพียงส่งผลกระทบต่อเราเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าของเราด้วย ผู้คนไม่สามารถชำระค่าบริการของเราเท่าเดิมได้ ดังนั้นเราจึงได้มอบส่วนลดค่าตั๋ว 25%

เนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบาก บริษัทของเราขอส่วนลด 15% จากคุณสำหรับความร่วมมือที่เหลืออีกหกเดือนภายใต้สัญญา

เราส่งจดหมายเพื่อขอส่วนลดไปยังซัพพลายเออร์ทั้งหมดของเรา หากพันธมิตรของเรา 20% มอบเงื่อนไขที่เอื้ออำนวย บริษัทของเราจะผ่านพ้นช่วงเวลาที่ยากลำบากและจะไม่ปิดตัวลง เราได้รับส่วนลดจากเจ้าของบ้านและบริษัทโทรศัพท์แล้ว

ขอแสดงความนับถือ บอริส เปตรอฟ

คำอธิบาย:

จดหมายประกอบด้วยประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้:

• คำอธิบายความจำเป็นในการรับส่วนลด
• บันทึก ขนาดที่แน่นอนส่วนลดเงื่อนไข
• ข้อบ่งชี้ทางอ้อมว่าหากโรงพิมพ์ไม่ให้ส่วนลดบริษัทจะยกเลิกสัญญา

ข้อความจะต้องเขียนในลักษณะที่อ่านจดหมายจนจบและเห็นด้วยกับเงื่อนไขที่เสนอ

หนังสือขอลดค่าเช่า

ค่าเช่ากินงบประมาณขององค์กรส่วนใหญ่ การลดลงทำให้บริษัทสามารถอยู่รอดได้ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก ควรส่งจดหมายถึงเจ้าของบ้าน

หัวหน้าบริษัท "พลัส"
อีวานอฟ พี.พี.
จากหัวหน้าบริษัท "ลบ"
เปโตรวา ไอ.ไอ.

สวัสดี ปีเตอร์ เปโตรวิช บริษัทของเราได้รับผลกระทบจากวิกฤติทางการเงิน กำลังซื้อของผู้บริโภคลดลงและรายได้ทางธุรกิจลดลง ทั้งนี้เราขอให้คุณลดค่าเช่าลง 10%

ตลอดความร่วมมือของเรา เราไม่เคยล่าช้าในการชำระเงิน เราหวังว่าคุณจะให้สัมปทานกับเราและเราจะรักษาของเราไว้ ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ. เรารับประกันการจ่ายค่าเช่าตรงเวลา แม้จะมีเงื่อนไขทางการเงินที่ยากลำบากก็ตาม

ขอแสดงความนับถืออีวานอิวาโนวิช

คำอธิบาย:

สิ่งสำคัญคือต้องกล่าวถึงในจดหมายว่าก่อนหน้านี้บริษัทได้ปฏิบัติตามภาระผูกพันครบถ้วนแล้ว เจ้าของบ้านต้องมั่นใจว่าเจ้าของบ้านจะชำระเงินต่อไป ผู้รับจะต้องเข้าใจด้วยว่าหากเขาไม่เห็นด้วยกับข้อกำหนดที่เสนอ ผู้เช่าจะปฏิเสธการบริการของเขา

หนังสือขอชำระหนี้

หนี้มักเกิดขึ้นจากการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบริษัทต่างๆ หากองค์กรมุ่งมั่นที่จะร่วมมือเพิ่มเติมกับคู่สัญญาที่เกิดหนี้จะมีการส่งจดหมายคำขอ

อีวานอฟ ไอ.ไอ.

ซิโดโรวา พี.พี.

เรียน Ivan Ivanovich เราขอให้คุณชำระหนี้ให้กับ บริษัท ของเราจำนวน 200,000 รูเบิล ตลอดเวลานี้ เรายังคงร่วมมือกับคุณต่อไป โดยหวังว่าจะสานต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเราต่อไป อย่างไรก็ตาม ขณะนี้เราถูกบังคับให้ระงับการให้บริการเนื่องจากไม่มีการชำระเงิน

จำนวนหนี้ของคุณคือ 200,000 รูเบิล เราขอให้คุณชำระเงินก่อนวันที่ 1 มีนาคม 2017 หากไม่ชำระหนี้ เราจะถูกบังคับให้แก้ไขปัญหาในศาล

ขอแสดงความนับถือ ปีเตอร์ เปโตรวิช

คำอธิบาย:

จดหมายจะต้องมีประเด็นต่อไปนี้:

• จำนวนหนี้ที่แน่นอน
• วันที่จะต้องชำระหนี้
• มาตรการที่บริษัทจะดำเนินการหากไม่ได้รับการชำระเงิน

ข้อความอาจกล่าวถึงความร่วมมือที่ประสบความสำเร็จในระยะยาวกับองค์กร นี่ควรเป็นการร้องขอ ไม่ใช่การเรียกร้อง ข้อกำหนดถูกร่างขึ้นโดยใช้เทมเพลตอื่น

หนังสือขอเลื่อนการชำระเงินไปยังซัพพลายเออร์

องค์กรจัดหาผลิตภัณฑ์จำนวนหนึ่งให้กับบริษัทแต่ไม่ได้ชำระเงิน มีหนี้เกิดขึ้นแต่ลูกหนี้ไม่มีเงินจะจ่าย ในกรณีนี้ การเขียนจดหมายขอเลื่อนออกไปก็สมเหตุสมผล

ถึงหัวหน้าบริษัท “เงินอยู่ไหน”
ซิโดรอฟ พี.พี.
จากหัวหน้าบริษัท “เงินกำลังจะมา”
อิวาโนวา ไอ.ไอ.

เรียน Petr Petrovich เราไม่ได้จ่ายหนี้ 200,000 รูเบิล เราไม่อายที่จะเป็นหนี้ แต่ตอนนี้เราไม่สามารถชำระเงินเต็มจำนวนได้เนื่องจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบากของเรา

เป็นเวลา 2 ปีแล้วที่เรารักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกับคุณและไม่พลาดกำหนดเวลาการชำระเงิน วันนี้เราขอผ่อนชำระ บริษัทของเราพร้อมที่จะชำระหนี้เป็น 2 ขั้นตอน คือ

• เราจะฝากเงิน 100,000 รูเบิล ก่อนวันที่ 1 มีนาคม 2017
• จะมีการฝาก 100,000 รูเบิลก่อนวันที่ 1 เมษายน 2017

เราสัญญาว่าคุณจะชำระเงินตรงเวลา ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.

ขอแสดงความนับถืออีวานอิวาโนวิช

จดหมายขอชำระเงินให้กับองค์กรอื่น

หนี้ของบริษัทอาจได้รับการชำระโดยองค์กรอื่น แน่นอน เอนทิตีจะไม่ชำระค่าหุ้นเช่นนั้น โดยทั่วไปหนังสือร้องขอจะถูกส่งไปยังลูกหนี้ของบริษัทหรือบุคคลอื่นที่มีภาระผูกพันต่อบริษัท

ถึงหัวหน้าบริษัท “เงินกำลังจะมา”
อีวานอฟ ไอ.ไอ.
จากหัวหน้าบริษัท “เงินอยู่ไหน”
ซิโดโรวา พี.พี.

เรียน Ivan Ivanovich คุณมีหนี้กับ บริษัท ของเราจำนวน 300,000 รูเบิล องค์กรของเรามีหนี้กับบริษัทอื่นจำนวน 200,000 รูเบิล เราขอให้คุณชำระหนี้ของเราให้กับเจ้าหนี้จำนวน 200,000 รูเบิล เพื่อเป็นการตอบแทน เราจะจัดเตรียมแผนการผ่อนชำระสำหรับยอดหนี้ที่คุณร้องขอไว้ก่อนหน้านี้ ขอบคุณสำหรับความเข้าใจ.

ขอแสดงความนับถือ ปีเตอร์ เปโตรวิช

หนังสือขอความช่วยเหลือในการแก้ไขปัญหา

บริษัทไหนก็เผชิญได้ ปัญหาที่ซับซ้อนซึ่งไม่สามารถจัดการได้หากไม่มีความช่วยเหลือจากภายนอก สามารถส่งหนังสือขอความช่วยเหลือได้หากจำเป็น เช่น สำหรับการจัดงาน คำขอถูกส่งไปที่ องค์กรการค้า, เจ้าหน้าที่รัฐบาล.

กรรมการบริษัท "เอเอเอ"
เปตรอฟ บี.บี.
จากองค์กรสาธารณะ
“เราให้สิ่งดีๆ”

เรียนคุณ Boris Borisovich ฉันเป็นตัวแทนขององค์กรสาธารณะ "Giving Good" เราจัดและจัดงานปาร์ตี้สำหรับเด็กจากสถานเลี้ยงเด็กกำพร้า

เราขอความช่วยเหลือจากคุณในการจัดเสบียงอาหารสำหรับวันหยุด แน่นอนว่าเราจะกล่าวถึงคุณและบริษัทของคุณในงานนี้ ผู้แทนสภานิติบัญญัติและประชาชนทั่วไปจะมาร่วมเฉลิมฉลอง

คุณสามารถติดต่อเราทางโทรศัพท์ XXX

ขอแสดงความนับถืออีวานอิวาโนวิช

สรุป

มารวมกฎทั้งหมดสำหรับการเขียนจดหมายร้องขอ ก่อนอื่นคุณต้องแนะนำตัวเองและพูดคุยเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ แต่ไม่ควรดึงส่วนเกริ่นนำออกมา เป้าหมายของเราคือการสนับสนุนให้ผู้รับอ่านจดหมาย หากข้อความยาวเกินไป ผู้รับไม่น่าจะอ่านจนจบ จากนั้นคุณจะต้องเริ่มนำเสนอคำขอของคุณ จำเป็นต้องมีความถูกต้องแม่นยำ: การระบุกำหนดเวลา, จำนวนเงินทุน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้รับจะต้องรู้สึกถึงผลประโยชน์ ดังนั้นจดหมายจะต้องระบุว่าเหตุใดจึงเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในการปฏิบัติตามคำร้องขอ ท้ายที่สุดคุณต้องกล่าวคำอำลาอย่างสุภาพและไม่แสดงความไม่พอใจ

กฎหมายเปิดโอกาสให้ประชาชนสามารถติดต่อหน่วยงานต่างๆ เพื่อเรียกร้อง คำขอ และความปรารถนาต่างๆ ได้ ในหลายกรณี หลายคนมีความคิดเห็นแบบเดียวกันในเรื่องใดประเด็นหนึ่ง ในสถานการณ์เช่นนี้ขอแนะนำให้จัดทำจดหมายรวม

เป็นเรื่องที่คุ้มค่าที่จะบอกว่าสามารถส่งได้ไม่เฉพาะกับเจ้าหน้าที่เท่านั้น ในทางปฏิบัติ เป็นเรื่องปกติที่จะเขียนจดหมายถึงผู้อำนวยการโรงเรียน สถาบัน และตัวแทน องค์กรสาธารณะผู้จัดการองค์กร ให้เราพิจารณาเพิ่มเติมถึงวิธีการจัดทำเอกสารดังกล่าวอย่างถูกต้อง

ข้อมูลทั่วไป

จดหมายรวมเป็นการแสดงออกถึงความคิดเห็นทั่วไปของกลุ่มคน นอกจากนี้จำนวนอาจแตกต่างกันมากตั้งแต่หลายคนจนถึงหลายร้อยคน

ผู้คนเขียนจดหมายรวมด้วยความหวังว่าความคิดเห็นที่พวกเขาแสดงออกทั้งหมดจะถูกนำมาพิจารณาด้วย นี่ค่อนข้างสมเหตุสมผล บ่อยครั้งความคิดเห็นของคนๆ หนึ่งไม่ได้มีความหมายและอำนาจเหมือนกับการอุทธรณ์ของคนกลุ่มหนึ่ง

ตัวอย่างจดหมายรวม

เอกสารประกอบด้วย 2 ส่วน - ข้อความและภาคผนวกพร้อมลายเซ็น

• ชื่อเต็ม.
• ที่อยู่.
• โทรศัพท์.
• จิตรกรรม.

ข้อความในแบบฟอร์มสมัครสมาชิกจะต้องสั้นที่สุด ในกรณีนี้ คุณสามารถใส่ลายเซ็นเพิ่มเติมได้ อย่างไรก็ตาม คำแนะนำนี้เกี่ยวข้องกับกรณีที่มีคนสมัครจำนวนมาก ในจดหมายรวมจากผู้ปกครองถึงครูหรือผู้อำนวยการสามารถใส่ลายเซ็นและข้อความข้อเรียกร้องพร้อมแรงจูงใจไว้ในแผ่นงานเดียว

ข้อมูลสำคัญ

หากเกิดปัญหาใดๆ ตามกฎแล้ว คุณจะต้องติดต่อหน่วยงานอื่น ตัวอย่างเช่น กิจกรรมขององค์กรทำให้เกิดความเสียหาย สิ่งแวดล้อม. ประชาชนรวมตัวกันและเขียนจดหมายถึงหัวหน้าองค์กร

โดยปกติแล้วในสถานการณ์เช่นนี้ คำขอของพวกเขายังคงไม่ได้รับการตอบสนอง จากนั้นผู้คนก็เขียนจดหมายรวมฉบับใหม่เพื่อปกป้องสิทธิของตนส่งถึงหัวหน้าหน่วยงานราชการส่วนท้องถิ่นที่รับผิดชอบในการติดตามการปฏิบัติตามมาตรฐานสิ่งแวดล้อม เพื่อไม่ให้รวบรวมลายเซ็นอีก ประการแรก จัดเตรียมแผ่นงานแยกต่างหากให้พวกเขา และประการที่สอง ให้ทำสำเนาลายเซ็นเหล่านั้น แอปพลิเคชันดั้งเดิมจะถูกเก็บไว้โดยกลุ่มผู้ลงนามที่มีการใช้งานมากที่สุด

คุณสมบัติข้อความ

ก่อนที่จะเขียนจดหมายรวม คุณต้องคิดให้ถี่ถ้วนก่อน

ข้อความข้อกำหนดควรสั้น ในขณะเดียวกันก็ต้องเลือกถ้อยคำที่ชัดเจน ไม่ควรมีการตีความคำซ้ำซ้อน นอกจากนี้ ควรเลือกวลีที่กว้างที่สุดเท่าที่จะทำได้ ในกรณีนี้ สามารถรวบรวมลายเซ็นได้มากขึ้นและสามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้มากมาย

ลองดูตัวอย่าง ในหนึ่งใน การตั้งถิ่นฐานประชาชนรวบรวมลายเซ็นคัดค้านการสร้างศูนย์การค้า ขั้นตอนนี้เกิดขึ้นในระหว่างการออกเอกสารตามที่มีการออกใบอนุญาตก่อสร้าง เอกสารนี้เป็นแผนผังเมืองของพื้นที่ จากการพิจารณาคดี จึงมีการตัดสินใจให้ชาวบ้านออกมาพูดต่อต้านการก่อสร้าง แต่ไม่ใช่ต่อต้านการจดทะเบียนของ GPZU ดังนั้นการออกเอกสารนี้จึงหมายถึงการก่อสร้างโดยอัตโนมัติ

ความสำคัญของการเลือกวลีทั่วไป

สมมติว่ามีการวางแผนที่จะสร้างศูนย์การค้าบนถนนสายหนึ่งในเมือง เป็นการไม่เหมาะสมที่จะรวบรวมลายเซ็นโดยเฉพาะต่อการก่อสร้างดังกล่าว ความจริงก็คือนักพัฒนาสามารถสร้างอาคารที่ไม่ใช่ที่อยู่อาศัยอื่น ๆ ได้ในกรณีนี้ (เช่นสำนักงาน) นอกจากนี้คุณไม่ควรระบุที่อยู่เฉพาะในจดหมายรวม เป็นการดีกว่าที่จะกำหนดข้อกำหนดเช่นนี้:

“พวกเราที่อาศัยอยู่ใน (ชื่อ) เขต ต่อต้านการก่อสร้างโครงการก่อสร้างทุนใด ๆ ในอาณาเขตที่อยู่ภายในถนนของ (ระบุชื่อ) อย่างเด็ดขาด หรือการออกเอกสารใด ๆ ที่อนุญาตให้มีการก่อสร้างในอาณาเขตนี้”

ในกรณีนี้สามารถใช้ลายเซ็นได้หลายครั้งตามความจำเป็นเมื่อติดต่อกับโครงสร้างต่างๆ

ข้อมูลเฉพาะของการกรอกแบบฟอร์มสมัครสมาชิก

ก่อนอื่น จะต้องระบุข้อความข้อกำหนดไว้ในแต่ละแผ่น คุณไม่สามารถลงนามในแบบฟอร์มที่ไม่มีอยู่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสถานการณ์ที่การรวบรวมลายเซ็นดำเนินการโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต บน ด้านหลังแผ่นงานนี้ไม่จำเป็นต้องลงนามด้วย สามารถนำไปใช้กับข้อกำหนดใด ๆ ในภายหลังได้

ถ่ายโอนความแตกต่าง

จดหมายควรเขียนเป็น 2 ชุด สำเนาลายเซ็นแนบมาด้วย บุคคลที่กล้าได้กล้าเสียสามารถนำเอกสารไปยังหน่วยงานที่ต้องการได้ ในขณะเดียวกัน หน่วยงานบางแห่งกำหนดให้ผู้สมัครต้องแสดงตัวเป็นการส่วนตัวเมื่อยื่นคำร้อง ถ้าเราพูดถึงมอสโก หน่วยงานดังกล่าวก็คือสำนักงานอัยการสูงสุดและสำนักงานต้อนรับประธานาธิบดี

ในทั้งสองฉบับ เลขานุการหน่วยงานหรือสถาบันต้องประทับตราหรือเครื่องหมายอื่นแสดงวันที่รับบุตรบุญธรรม จดหมายพร้อมสำเนาลายเซ็นยังคงอยู่กับองค์กร สำเนาที่สองที่มีเครื่องหมายถูกถ่ายโดยนักเคลื่อนไหว

จุดสำคัญ

หลังจากเขียนจดหมายและรวบรวมลายเซ็นเสร็จแล้ว จำนวนแผ่นงาน (รวมถึงแผ่นแรก) จะถูกระบุในหน้าชื่อเรื่องนั่นคือในใบสมัคร แผ่นแรกจะประทับตรายืนยันการรับเอกสารด้วย ระบุจำนวนแผ่นที่รับประกันเพื่อป้องกันการสูญหาย

ในบางกรณี เจ้าหน้าที่ยืนกรานที่จะให้ลายเซ็นต้นฉบับ ในสถานการณ์เช่นนี้ สิ่งเหล่านี้สามารถแสดงให้เห็นได้ แต่ไม่ควรละทิ้งสิ่งเหล่านี้ไปไม่ว่าในสถานการณ์ใดก็ตาม ในทางปฏิบัติ มีหลายกรณีที่เจ้าหน้าที่แย่งชิงเอกสารจากมือของประชาชนอย่างแท้จริง

การกำหนดผู้รับจดหมาย

กฎหมายดังกล่าวกำหนดความเป็นไปได้ที่โครงสร้างของรัฐบาลจะเปลี่ยนเส้นทางการอุทธรณ์หากได้รับที่อยู่ผิด นอกจากนี้กฎระเบียบยังกำหนดเส้นตายในการพิจารณาใบสมัครจากพลเมืองอีกด้วย โดย กฎทั่วไปคือ 30 วัน หากจดหมายถูกส่งไปยังหน่วยงานที่มีความสามารถไม่รวมถึงการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ระยะเวลาการพิจารณาจะเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า นั่นคือ 60 วัน

นอกจากนี้กฎหมายยังอนุญาตให้ขยายระยะเวลาที่กำหนดไว้ได้หากมีเหตุ อย่างไรก็ตามผู้สมัครจะต้องได้รับแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรถึงคำตัดสินดังกล่าว หนังสือแจ้งจะต้องระบุเหตุผลที่ขยายระยะเวลาการพิจารณาออกไป

เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้กระบวนการล่าช้า จำเป็นต้องกำหนดโครงสร้างที่ได้รับอนุญาตอย่างถูกต้องทันที

ในการดำเนินการนี้คุณต้องไปที่เว็บไซต์ของฝ่ายบริหารเทศบาลและดูชื่อ การแบ่งส่วนโครงสร้าง. คุณอาจต้องทำการเรียกโครงสร้างบางอย่างหลายครั้งเพื่ออธิบายว่าหน่วยงานใดกำลังจัดการกับปัญหาใด

ลิงค์ไปยังกฎระเบียบ

พวกเขาจะต้องมีอยู่ในจดหมาย ตามที่กล่าวข้างต้นเอกสารจะต้องระบุลักษณะของการละเมิดสิทธิอย่างชัดเจน สิ่งนี้สามารถทำได้อย่างเชี่ยวชาญภายใต้กฎหมายเท่านั้น

การเลือกกฎเกณฑ์ที่เหมาะสมนั้นค่อนข้างยากเนื่องจากมีกฎเกณฑ์ค่อนข้างมาก เป็นไปได้ว่าคุณอาจต้องการความช่วยเหลือจากทนายความ หากไม่มีเงินจ่ายค่าบริการคุณจะต้องใช้พลังงานศึกษากฎหมายด้วยตัวเอง

เช่น คนขับจุดบุหรี่ในรถสองแถว ในกรณีนี้ กฎหมายที่กำหนดข้อจำกัดเกี่ยวกับการสูบบุหรี่จะช่วยได้ นี่คือกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 15

การกำหนดข้อกำหนด

สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดวลีให้ชัดเจน ขอแนะนำให้กำหนดข้อกำหนดทีละจุด โดยทั่วไปข้อกำหนดจะระบุไว้ในแบบฟอร์มต่อไปนี้:

"จากสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น ซึ่งเป็นไปตามแนวทางของกฎหมายของรัฐบาลกลาง (ชื่อหรือหมายเลข) ฉันขอให้:

1. ดำเนินการสอบสวนประเด็นต่างๆ ที่ระบุไว้ในการอุทธรณ์นี้ ระบุตัวผู้รับผิดชอบและนำตัวพวกเขาเข้าสู่กระบวนการยุติธรรม
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลาง (ชื่อหมายเลข)
3. ส่งคำตอบคำขอไปที่ (ที่อยู่)"

จดหมายสามารถระบุแบบฟอร์มที่ควรได้รับคำตอบ ในบางกรณีควรโพสต์บนเว็บไซต์ราชการส่วนท้องถิ่นจะดีกว่า ผู้สมัครยังสามารถระบุที่อยู่เฉพาะของผู้ลงนามคนใดคนหนึ่งได้

นอกจากนี้

บางครั้งจดหมายรวมก็ไม่ได้ช่วยในการแก้ไขปัญหา ในสถานการณ์เช่นนี้ ประชาชนสามารถปกป้องสิทธิของตนในศาลได้ กฎหมายอนุญาตให้บุคคลหลายคนยื่นคำร้องได้

มีความจำเป็นต้องคำนึงว่าการกระทำ/การไม่กระทำการและการตัดสินใจของโครงสร้างรัฐบาลนั้นได้รับการอุทธรณ์ในฝ่ายบริหาร นั่นคือเมื่อทำการเรียกร้องจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจาก CAS ของสหพันธรัฐรัสเซีย

จดหมายรวมเพื่อป้องกันพนักงานสามารถจัดทำขึ้นได้ด้วยเหตุผลหลายประการและเพื่อประโยชน์ของพนักงานขององค์กร เอกสารสามารถมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจในรูปแบบพื้นฐาน ประเด็นสำคัญ. ลักษณะเฉพาะของเอกสารคือการแสดงมุมมองของคนทั้งกลุ่ม FILESดาวน์โหลดไฟล์ แบบฟอร์มเปล่าจดหมายรวมเพื่อป้องกันพนักงาน.doc ดาวน์โหลดตัวอย่างจดหมายรวมเพื่อป้องกันพนักงาน.doc กฎสำหรับการร่าง ก่อนอื่น จดหมายรวมคือเอกสารทางธุรกิจ ควรมีคำขอที่สุภาพเพื่อคำนึงถึงความแตกต่างบางประการของคดีเพื่อแสดงความเห็นอกเห็นใจต่อพนักงานหรือคำนึงถึงเขา ลักษณะเชิงบวก. ไม่ว่าในสถานการณ์ใดก็ตาม คุณไม่ควรใช้สำนวนภาษาพูด หยาบคาย ข่มขู่ หรือหยาบคาย มันจะไม่ส่งเสริมการยอมรับ โซลูชั่นที่สร้างสรรค์ในประเด็นใด ๆ

จดหมายถึงผู้อำนวยการ

ใช้สำหรับสิ่งนี้ คำเกริ่นนำและสิ่งปลูกสร้าง ถ้าได้รับอนุญาต คงจะดังต่อไปนี้จากที่ทราบ 6. มารยาททางธุรกิจต้องขึ้นต้นจดหมายด้วยวลี "ผู้มีเกียรติอย่างสูง" และเขียนชื่อและนามสกุลของผู้รับ

สำคัญ

หากไม่มีพวกเขาอยู่ ในตอนท้ายของจดหมาย จะต้องมีวลี "ด้วยความเคารพ" ก่อนลายเซ็นของหัวหน้าองค์กรของคุณ คุณสามารถเน้นย้ำความเคารพนี้ในข้อความของจดหมาย โดยใช้วัฏจักรกริยา เช่น: "ได้ศึกษาบันทึกย่อของคุณอย่างละเอียด ความคิดเห็นของคุณ..." "ได้ตรวจสอบข้อเสนอของคุณอย่างรอบคอบแล้ว..."

7. จดหมายอย่างเป็นทางการจะต้องเขียนบนหัวจดหมายขององค์กรโดยระบุชื่อเต็มและ หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ. เมื่อนำไปปฏิบัติ กิจกรรมทางเศรษฐกิจหัวหน้าองค์กรบางแห่งจำเป็นต้องใช้การเดินทางอย่างเป็นทางการ
จากมาตรา 166 รหัสแรงงาน RF เป็นไปตามที่พนักงานเดินทางไปทำธุรกิจตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กร

จดหมายรวมเพื่อป้องกันพนักงาน

ข้อมูล

จดหมายรวมที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการป้องกันพนักงานนั้นเขียนขึ้นอย่างมีเหตุผล มีเหตุผล พร้อมระบุปัญหาเฉพาะและร้องขออย่างสุภาพ แน่นอนว่าตัวอย่างและแบบฟอร์มจดหมายที่แนบมานี้ไม่ใช่รูปแบบการนำเสนอเพียงอย่างเดียวเท่านั้น

พวกเขาเพียงร่างโครงร่างการนำเสนอเท่านั้น ผู้รับ จดหมายร่วมในคำแก้ต่างของใครบางคนสามารถส่งถึงทั้งนิติบุคคลและบุคคลได้ สามารถรวบรวมได้โดยทั้งพนักงานของผู้ประกอบการรายบุคคลและ LLC นอกจากนี้ จดหมายรวมยังสามารถรวมพนักงานจากแผนกต่างๆ ขององค์กรเดียวกันได้
พลเมืองของประเทศของเรามีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการกระทำหรือความตั้งใจของผู้อื่น ดังนั้นกลุ่มคนใดก็ได้ที่มีตำแหน่งเดียวกันในประเด็นนี้จึงสามารถร่างจดหมายร่วมเพื่อปกป้องพนักงานได้
สำหรับตัวเลขนั้น ลายเซ็นสองฉบับก็เพียงพอแล้วสำหรับจดหมายรวม

วิธีการเขียนจดหมายถึงองค์กร

ตัวอย่างเช่น ถ้า เรากำลังพูดถึงเกี่ยวกับการลดค่าเช่าสิ่งสำคัญคือต้องระบุระดับใด: “เราขอให้คุณลดระดับค่าเช่าจนกว่าสถานการณ์จะคงที่ที่ 5 USD ต่อตารางเมตรต่อวัน" หากเรากำลังพูดถึงการให้บริการ ให้ทำคำขอของคุณให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยระบุวันที่ที่ต้องการ ปัญหาราคา ฯลฯ: “ ในการจัดให้มีเวิร์คช็อปเครื่องปั้นดินเผา เราจำเป็นต้องมีเตาเผาสำหรับเผาเซรามิก - เราขอให้คุณช่วยเราซื้อ มัน.

ความสนใจ

ราคาเตาพร้อมการติดตั้งอยู่ที่ 998,000 รูเบิล” ใน ในตัวอย่างนี้ยังไม่ชัดเจนว่าผู้รับต้องการความช่วยเหลือประเภทใด

เป็นการดีกว่าที่จะกำหนดคำขอให้เจาะจงมากขึ้น: “เราขอให้คุณช่วยซื้อเตาเผาสำหรับเผาเซรามิกโดยโอนเงิน 333,000 USD เข้าบัญชีธนาคารของบริษัทเพื่อผลิตและติดตั้งเตาเผา” สิ่งที่คุณขอ ผู้รับจะต้องรู้ว่าคุณต้องการรับเมื่อไร อะไร ราคาเท่าไหร่ และราคาเท่าไหร่

จดหมายขอที่มีประสิทธิภาพใน 5 ขั้นตอน

ทำไมคุณถึงติดต่อฉัน? ให้คำชมเชยแก่ผู้รับ. คุณตอบคำถามของเขาด้วยการชมเชยผู้รับ: “ทำไมคุณถึงถามคำถามนี้กับฉัน” สังเกตความสำเร็จหรือคุณสมบัติส่วนตัวในอดีตของเขา
“คุณพร้อมเสมอที่จะรับฟังและค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาของเกือบทุกคนที่ติดต่อคุณ และเพื่อให้คุณได้รับเครดิต คุณได้ช่วยเหลือผู้คนมากมาย” “คุณเป็นผู้เชี่ยวชาญชั้นนำในสาขานี้...” “คุณช่วยคนจำนวนมากแก้ไข คำถามที่ยากที่สุดในด้าน..." เทคนิคนี้จะช่วยให้ผู้รับพิจารณาคำขอได้อย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น และพยายามหาโอกาสที่จะตอบสนองความต้องการนั้น

คำชมเชยมีความเหมาะสมเมื่อพูดถึงคำขอที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน เมื่อคุณต้องการเอาชนะใจผู้รับ เมื่อคุณต้องการดึงความสนใจไปที่ข้อดีและคุณสมบัติบางอย่างที่จำเป็นและสำคัญต่อการปฏิบัติตามคำขอของคุณ เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะไม่ข้ามเส้นแบ่งระหว่างคำชมเชยและการเยินยอที่หยาบคาย

มีความจริงใจ ขั้นตอนที่ 3

วิธีเขียนจดหมายถึง CEO

ในส่วนเกริ่นนำคุณสามารถดูได้ กฎระเบียบซึ่งแนะนำคุณเมื่อเขียนจดหมายและเป็นพื้นฐานในการขอหรือให้ข้อมูล 3. หากผู้รับทราบสถานการณ์และสาระสำคัญของปัญหาแล้วและได้มีการหารือกันล่วงหน้าแล้ว ก็สามารถเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการได้โดยไม่ต้องมีส่วนเกริ่นนำ โดยระบุปัญหาทันที
4. ส่วนหลักของจดหมายควรกระตุ้นให้เกิดการกระทำ โน้มน้าว หรืออธิบาย ข้อความควรมีความชัดเจน ชัดเจน สั้น และมีเหตุผล ข้อเท็จจริงที่นำเสนอจะต้องได้รับการตรวจสอบและมีวัตถุประสงค์ข้อมูลดิจิทัลจะต้องมีความแม่นยำมากที่สุด เขียนจดหมายในลักษณะธุรกิจ โทนสีกลาง. ข้อความสามารถเขียนเป็นบุรุษที่ 1 ในรูปเอกพจน์หรือพหูพจน์ หรือเขียนเป็นบุรุษที่ 3 ในรูปเอกพจน์ได้ 5. หลีกเลี่ยงการแสดงออกที่ไม่มีเงื่อนไขในข้อความของจดหมาย

ไดเรกทอรีทนายความ

กิจกรรมที่ประสบความสำเร็จใดๆ ชุมชนมืออาชีพ“ประการแรก นี่คือความเข้าใจและการสนับสนุนจากสหภาพที่เป็นมิตร การมีส่วนร่วมในกิจกรรมและโครงการร่วมกัน” “แน่นอนว่าเป้าหมายใหญ่ของคุณคือเมืองที่สะอาดและสะดวกสบายสำหรับผู้คน” หรือแจ้งปัญหาที่เกี่ยวข้องกับผู้รับของคุณโดยเฉพาะ: “คุณในฐานะเจ้าของเมืองที่ชาญฉลาดคงกังวลกับความวุ่นวายของเด็กๆ ที่มีอายุต่างกันในสถานที่ไม่เหมาะสมซึ่งส่งผลให้เกิดอุบัติเหตุจราจรเพิ่มขึ้นและอาชญากรรมเด็กเพิ่มมากขึ้น” "

แผนกของคุณได้รับโทรศัพท์บ่อยขึ้นเกี่ยวกับปัญหาที่ไม่ใช่ประเด็นหลัก ซึ่งกินเวลาทำงานอันมีค่ามากมาย” แสดงให้เห็นว่าคำขอของคุณจะช่วยให้บรรลุโอกาสได้อย่างไร: “และทุกวันนี้ เมื่อประเทศของเราพึ่งพาเยาวชน เป็นเรื่องยากที่จะหาอุดมการณ์อันศักดิ์สิทธิ์และจำเป็นมากกว่าการช่วยเหลือชายหนุ่มและหญิงสาวจากครอบครัวด้อยโอกาส

วิธีเขียนคำร้องเรียนโดยรวมต่อผู้จัดการหรือพนักงาน - ตัวอย่างการร้องเรียน

จะต้องเขียนเฉพาะในกรณีที่ปัญหาที่ทุ่มเทไม่สามารถแก้ไขได้ทางโทรศัพท์หรือในการประชุมแต่ละครั้งและหากจะต้องใช้เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่ยืนยันความจริงของการส่ง คิดล่วงหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกผู้รับอย่างถูกต้องและผลลัพธ์จะอยู่ในความสามารถของเขาหากจดหมายของคุณเป็นคำขอ 2. ควรถามคำถามเดียวเท่านั้นในจดหมายฉบับเดียว อนุญาตให้นำเสนอคำถามหลายข้อได้ก็ต่อเมื่อคำถามเหล่านั้นเกี่ยวข้องกัน

ผู้รับจะต้องเข้าใจสาระสำคัญและหมวดหมู่ของจดหมายของคุณทันที ดังนั้นจึงต้องแสดงไว้ในประโยคแรกสุด ในนั้นไม่เพียงแต่แจ้งแก่นแท้ของปัญหาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการดำเนินการที่คุณคาดหวังว่าจะได้รับด้วย

หากมีการวาดลายเซ็นบนแผ่นงานแยกต่างหาก เมื่อสร้างจดหมายฉบับถัดไปถึงบุคคลอื่น (เช่น ถึงองค์กรที่สูงกว่าและมีอำนาจควบคุม) คุณจะไม่ต้องรวบรวมอีกครั้ง การลงทะเบียน เพื่อให้เอกสารมีผลใช้บังคับตามกฎหมายก็เพียงพอแล้วที่จะรวบรวมลายเซ็นของบุคคลที่เกี่ยวข้องในการคุ้มครองลูกจ้างทั้งหมดเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม เพื่อวัตถุประสงค์ในการประกัน เพื่อให้สามารถพิสูจน์การมีอยู่ของจดหมายได้ในภายหลัง จึงได้จดทะเบียนไว้ เป็นการดีหากบริษัทมีตำแหน่งเลขานุการและจดหมายจ่าหน้าถึงผู้จัดการ

จากนั้นคุณสามารถสังเกตได้ว่าเอกสารนั้นมีอยู่กับเลขานุการ หากต้องการคุณสามารถแต่งตั้งพนักงานหนึ่งคนเป็นบุคคลที่ได้รับอนุญาตเพื่อให้เขาสะท้อนความคิดเห็นทั่วไปได้อย่างถูกต้อง

จริงๆ แล้วมันก็เป็นแบบนี้มาตลอด เชิงรุกมากที่สุดโดยได้รับการสนับสนุนจากพนักงานจำนวนมากที่มีมุมมองที่ตรงกัน จัดทำเอกสาร รวบรวมลายเซ็น ฯลฯ
แต่จะเกิดอะไรขึ้นถ้าผู้กำกับเองเดินทางไปทำงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการ กลับกลายเป็นว่าเขาส่งตัวเองไปทำงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเป็นทางการ คำแนะนำ 1. ก่อนอื่นให้ดูในกฎบัตรของสังคมเพื่อดูว่าใครมีสิทธิ์ออกเอกสารการบริหาร หากมีการเขียนไว้ว่ามีเพียงเจ้านาย (ซึ่งเป็นผู้อำนวยการด้วย) เท่านั้นที่มีสิทธิ์เผยแพร่เขาจะต้องจัดทำเอกสารสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ หากคุณได้มอบหมายสิทธิ์ในการลงนามให้กับรอง บุคคลนี้จะต้องลงนามในเอกสารการเดินทาง 2. ดำเนินการมอบหมายอย่างเป็นทางการสำหรับการส่งการเดินทางเพื่อธุรกิจโดยมีแบบฟอร์มรวมหมายเลข T-10a ที่นี่ ระบุจุดหมายปลายทางของการเดินทางเพื่อธุรกิจ เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด (ตามตั๋ว) และวัตถุประสงค์ของการเดินทางเพื่อธุรกิจ

ลงนามในเอกสาร หลังจากเสร็จสิ้นการเดินทางเพื่อทำธุรกิจแล้ว ให้กรอกรายงานที่อยู่ด้านล่างแบบฟอร์ม 3. ออกคำสั่งให้พนักงานเดินทางไปทำธุรกิจ (แบบฟอร์ม T-9)

วิธีเขียนจดหมายถึงหัวหน้าองค์กรจากพนักงาน

ในเมืองของเรา มีผู้ที่ให้ความช่วยเหลือดังกล่าวแล้ว - ภายใต้การอุปถัมภ์ของสำนักงานนายกเทศมนตรี ศูนย์การกุศลมรดกของเราดำเนินการโดยการบริจาคจากประชาชน สอนงานฝีมือพื้นบ้านที่ยากลำบากให้กับวัยรุ่น” หรือแก้ปัญหา: “การจัดสถานที่พิเศษให้เด็กทุกวัยได้ใช้เวลาจะช่วยลดระดับอาชญากรรมเด็กและลดอุบัติเหตุทางถนนที่เกี่ยวข้องกับเด็กได้”

อธิบายความสำคัญของคำขอ เมื่อไม่มีอะไรจะเสนอให้ผู้รับหรือในบริบทของคำขอนี้ไม่เหมาะสมก็ควรแจ้งให้ผู้รับทราบจะดีกว่า ที่นี่คุณจะต้องอธิบายสถานการณ์ให้ครบถ้วนเท่าที่จำเป็นเพื่อทำความเข้าใจความเกี่ยวข้องของคำขอและความสำคัญของการดำเนินการ

ความสำคัญของคำขอจะต้องอธิบายในลักษณะที่ "สัมผัสจิตวิญญาณ" หากคำขอไม่จัดอยู่ในหมวดหมู่ "งี่เง่า" คุณจะต้องแสดงให้ผู้รับทราบถึงความสัมพันธ์ระหว่างเหตุและผล ซึ่งจะทำให้มั่นใจว่าผู้รับจะปฏิบัติตามคำขอ
หากกฎบัตรระบุการมอบอำนาจในการลงนามให้กับบุคคลอื่นเขาจะต้องจัดทำเอกสารการบริหาร ป้อนข้อมูลการเดินทางเพื่อธุรกิจที่นี่: จุดหมายปลายทางและระยะเวลาการเดินทาง วัตถุประสงค์และเหตุผล (มอบหมายอย่างเป็นทางการ) ลงนามในเอกสารหรือมอบให้รองของคุณลงนาม 4. ออกคำสั่งเปลี่ยนทดแทนชั่วคราว ถ้ามีรองก็แต่งตั้งให้เป็นหัวหน้า หากไม่มีตำแหน่งดังกล่าวในพนักงานให้แต่งตั้งบุคคลอื่น ในเอกสารการบริหารให้ระบุระยะเวลาการเปลี่ยนตัวและเหตุผล (การเดินทางเพื่อธุรกิจ) ระบุจำนวนอำนาจ 5. ออกหนังสือมอบอำนาจให้รองผู้ว่าการดำเนินกิจการ สมมติว่า เพื่อเป็นตัวแทนผลประโยชน์ของบริษัทในหน่วยงานด้านภาษี ดูแลการลงนามเอกสารทางการเงินด้วย ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถติดต่อธนาคารของคุณและสร้างบัตรลายเซ็นใหม่ได้ 6. เขียน ใบรับรองการเดินทาง(แบบฟอร์มเลขที่ T-10)