สมุดเงินสดเป็นเอกสารที่ต้องรวบรวมโดยนิติบุคคลที่จัดการการหมุนเวียนของเงินสดเนื่องจากข้อกำหนดทางกฎหมาย จะรักษาและกรอกสมุดเงินสดได้อย่างไร? ใครต้องกรอกหนังสือ? จะเก็บหนังสือไว้ในคอมพิวเตอร์ได้อย่างไร? เราจะพิจารณาคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้และคำถามอื่น ๆ ในเนื้อหาด้านล่าง

การลงทะเบียนสมุดเงินสดจำเป็นสำหรับใคร?

กฎหมายหลักที่ควบคุมการบำรุงรักษาบัญชีเงินสดโดยองค์กรรัสเซียคือคำสั่ง Bank of Russia หมายเลข 3210-U ลงวันที่ 11 มีนาคม 2014 (ต่อไปนี้จะเรียกว่าคำสั่ง)

บันทึก! ณ วันที่ 19 สิงหาคม 2017 มีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการลงทะเบียนเงินสด อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับพวกเขา:

ส่วนหลักของบทบัญญัติ (รวมถึงที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการบำรุงรักษาบัญชีเงินสด) มีผลบังคับใช้เมื่อวันที่ 06/01/2014 ตามที่ระบุไว้ การลงทะเบียนสมุดเงินสดเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรทุกแห่งที่ดำเนินธุรกรรมบางอย่างด้วยเงินสด โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบของภาษีที่ใช้

การใช้เครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์ไม่ได้ช่วยลดภาระผูกพันในการดูแลรักษาบัญชีเงินสด

อ่านว่ามันคืออะไร และเหตุใดจึงมีการนำเครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์มาใช้

ใช่ เมื่อเปลี่ยนไปใช้เครื่องบันทึกเงินสดออนไลน์ ความจำเป็นในการบำรุงรักษาเครื่องบันทึกเงินสดหลักบางรายการก็หายไป ขณะนี้กำลังถูกแทนที่ด้วยเอกสารทางการเงินที่สร้างขึ้นและจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่สิ่งนี้ใช้ไม่ได้กับสมุดเงินสด ดำเนินการผ่านสิ่งที่เรียกว่า "เครื่องบันทึกเงินสดหลัก" ซึ่งไม่เพียงแต่จะมีการชำระหนี้กับลูกค้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการหมุนเวียนเงินสดอื่น ๆ อีกด้วย จึงต้องรักษาสมุดเงินสดไว้เช่นเดิม

ผู้ประกอบการแต่ละรายอาจไม่สามารถกรอกบัญชีเงินสดได้อย่างถูกกฎหมายซึ่งตามขั้นตอนที่กำหนดจะเก็บบันทึกรายได้ค่าใช้จ่ายตัวชี้วัดทางกายภาพและรายการที่ต้องเสียภาษีอื่น ๆ ที่ระบุลักษณะของกิจกรรมเชิงพาณิชย์ประเภทใดประเภทหนึ่ง (ข้อ 4.1 คำแนะนำ) เนื่องจากผู้ประกอบการแต่ละรายจำเป็นต้องเก็บบันทึกรายได้และค่าใช้จ่าย (ทั้งภายใต้ OSN และภายใต้ Unified Agricultural Tax, Siimple Tax System, PSN) หรือตัวชี้วัดทางกายภาพ (ด้วย UTII) เกือบทุกครั้ง บรรทัดฐานนี้สามารถตีความได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายว่าใช้กับทุกคน ผู้ประกอบการ

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายของผู้ประกอบการแต่ละรายในบทความ “ จะเก็บบัญชีรายรับรายจ่ายตามระบบภาษีแบบง่าย (ตัวอย่าง) ได้อย่างไร” .

งานของเราในบทความนี้คือการสำรวจวิธีการกรอกสมุดเงินสดพิจารณาอัลกอริทึมตัวอย่างสำหรับการป้อนข้อมูลและขั้นตอนในการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้อง

จะรักษาสมุดเงินสดได้อย่างไร?

องค์กรจะต้องดูแลรักษาบัญชีเงินสดในรูปแบบ KO-4 ซึ่งได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐหมายเลข 88 วันที่ 18 สิงหาคม 2541 และสอดคล้องกับหมายเลข 0310004 ใน OKUD (ข้อ 2 ของคำสั่ง) คุณสามารถดาวน์โหลดได้บนเว็บไซต์ของเรา:

คุณจะต้องกรอกสมุดเงินสดในวันที่องค์กรได้รับเงิน (ออก) จริงเท่านั้น

บันทึก! ตั้งแต่วันที่ 19 สิงหาคม 2560 เป็นต้นไป แคชเชียร์ไม่ต้องลงบัญชีเงินสด ซึ่งอาจเป็นพนักงานที่ได้รับอนุญาตขององค์กร เช่น นักบัญชี การเปลี่ยนแปลงขั้นตอนเงินสดที่เกี่ยวข้องนั้นจัดทำโดยคำสั่งของธนาคารแห่งรัสเซียหมายเลข 4416-U ลงวันที่ 19 มิถุนายน 2017 ( มีอะไรเปลี่ยนแปลงอีกบ้าง ดูสิ- แต่ในบทความต่อไปเราจะเรียกพนักงานคนนี้ว่าแคชเชียร์ต่อไป

มี 3 วิธีในการกรอกสมุดเงินสด:

• ด้วยตนเองในแบบฟอร์มที่เตรียมไว้
• บนคอมพิวเตอร์ (พร้อมการพิมพ์ในภายหลัง);
• บนคอมพิวเตอร์พร้อมบันทึกไฟล์สมุดเงินสดในการลงทะเบียนซอฟต์แวร์

สามารถดาวน์โหลดตัวอย่างสมุดเงินสดฉบับสมบูรณ์ได้จากเว็บไซต์ของเรา

โครงสร้างบัญชีเงินสด (กฎสำหรับการกรอกข้อมูลฟิลด์)

สมุดเงินสดตามแบบฟอร์มหมายเลข KO-4 มีหน้า 3 ประเภท:

• ด้านหน้า (ปกตัวอย่างหรือชื่อเรื่อง);
• ภายใน (หน้า 3 ถึง 10);
• สุดท้าย (อยู่ท้ายเอกสาร)

หน้าแรกประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท รวมถึงปีที่สมุดเงินสดสะท้อนถึงธุรกรรมเงินสด หน้าภายในของเอกสารประกอบด้วยคอลัมน์ต่อไปนี้:

• “ เงินสดสำหรับ” (บันทึกวันที่ของการทำธุรกรรมบางอย่างด้วยกองทุน)
• “ แผ่นงาน” (หมายเลขซีเรียลของแผ่นงานเฉพาะของสมุดเงินสดระบุไว้ที่นี่)
• “ หมายเลขเอกสาร” (คอลัมน์นี้บันทึกหมายเลขคำสั่งซื้อ - ขาเข้าหรือขาออก)
• “จากผู้ที่รับหรือออกให้” (อักษรย่อของบุคคลหรือบริษัทที่ฝากหรือรับเงินสด)
• “ จำนวนบัญชีที่เกี่ยวข้องบัญชีย่อย” (คอลัมน์นี้บันทึกบัญชีที่สอดคล้องกับลักษณะที่กำหนดกับบัญชี 50 ผู้ประกอบการแต่ละรายไม่ได้กรอกบัญชีเงินสดในส่วนนี้)
• “ ใบเสร็จรับเงิน” (บันทึกจำนวนเงินในคำสั่งซื้อใบเสร็จรับเงิน)
• “ค่าใช้จ่าย” (ระบุจำนวนเงินสำหรับคำสั่งการชำระบัญชี)
• “ ยอดรวมสำหรับวัน” (สรุปใบเสร็จรับเงินรวมถึงการจ่ายเงินสดสำหรับกะการทำงานของแคชเชียร์)
• “ เงินสดคงเหลือ ณ สิ้นวัน” (ระบุจำนวนเงินสดคงเหลือ)

ในคอลัมน์ “การโอนเงิน” ของสมุดเงินสด สามารถบันทึกจำนวนเงินรวมสำหรับการสั่งซื้อทั้งสองประเภทได้ แสดงในตารางเฉพาะ เพื่อให้แคชเชียร์มีโอกาสป้อนข้อมูลในหน้าถัดไปต่อไป

ลายเซ็นต่อไปนี้จะต้องปรากฏที่ท้ายหน้าภายในแต่ละหน้าของสมุดเงินสด:

• แคชเชียร์ขององค์กรที่กรอกข้อมูลพื้นฐานในสมุดเงินสด
• นักบัญชี (ซึ่งระบุจำนวน PKO และ RKO พร้อมกันและยังรับรองข้อเท็จจริงที่ว่าเขาได้รับและตรวจสอบคำสั่งซื้อ)

ในหน้าสุดท้าย (สุดท้าย) ของเอกสารจะระบุจำนวนแผ่นที่เย็บและหมายเลขวันที่รวบรวมสมุดเงินสดและลายเซ็นที่ติดอยู่ด้วย:

• หัวหน้าแผนกบัญชี;
• หัวหน้าบริษัท

กรอกสมุดเงินสดด้วยตนเอง (อัลกอริทึมตัวอย่างสำหรับการทำงานกับเอกสาร)

ขั้นตอนการบำรุงรักษาสมุดเงินสดด้วยตนเองจำเป็นต้องเย็บและกำหนดหมายเลขก่อนป้อนข้อมูล คุณสมบัติหลักของสมุดเงินสดเวอร์ชันกระดาษคือเอกสารแบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือส่วนหลักและส่วนที่ถอดออกได้

เมื่อเริ่มต้นกะ แคชเชียร์จะต้องวางส่วนที่ฉีกออกของสมุดเงินสดไว้ใต้ส่วนหลัก และวางกระดาษคาร์บอนไว้ตรงกลาง จากนั้นคุณจะต้องบันทึกยอดเงินสด ณ จุดเริ่มต้นของวัน ในระหว่างกะ ควรบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับ PKO และ RKO ลงในสมุดเงินสด - ตามคอลัมน์ที่เรากล่าวถึงข้างต้น

จะกรอกสมุดเงินสด KO-4 บนคอมพิวเตอร์ได้อย่างไร?

การกรอกแบบฟอร์มหมายเลข KO-4 บนคอมพิวเตอร์สามารถทำได้โดยใช้โปรแกรมบัญชีหรือแอปพลิเคชันสำนักงาน (เช่น Excel) หลังจากป้อนข้อมูลที่จำเป็นลงในสมุดเงินสดบนพีซีตามอัลกอริทึมที่เรากล่าวถึงข้างต้นแล้ว แคชเชียร์จะต้อง:

• พิมพ์สมุดเงินสดทุกหน้า
• ลงนามในเอกสาร 2 ชุดแล้วนำไปให้นักบัญชีโดยนำ PKO และ RKO ที่ออกให้ในวันนั้นไปด้วย

ทุกปี ควรเย็บและติดหมายเลขสมุดเงินสดที่พิมพ์ออกมาทั้งหมด (ในกรณีที่กรอกแบบฟอร์มด้วยตนเอง ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น จะต้องเย็บและกำหนดหมายเลขในตอนแรก) จากนั้นส่งเพื่อขอลายเซ็นให้กับหัวหน้าฝ่ายบัญชี และหัวหน้าบริษัท

โครงการ "ดิจิทัล" สำหรับการกรอกสมุดเงินสด

บริษัท มีสิทธิ์กรอกและบำรุงรักษาสมุดเงินสดโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา (ข้อ 4.7 ของคำแนะนำ) สร้างเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้คุณลักษณะนี้ได้หากผู้รวบรวมสมุดเงินสดมีวิธีทางเทคนิคที่รับประกัน:

• การป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ไม่มีข้อผิดพลาดเมื่อป้อนข้อมูลลงในสมุดเงินสด
• การป้องกันการสูญเสียข้อมูล

ตัวอย่างสมุดเงินสดอิเล็กทรอนิกส์จะต้องลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ตรงตามข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 63 วันที่ 04/06/2554 ตัวอย่างสมุดเงินสดเสมือนอาจแตกต่างจากแบบฟอร์มหมายเลข KO-4 ในลักษณะที่ปรากฏ แต่คอลัมน์ในนั้นจะเหมือนกัน

ดูสิ่งนี้ด้วย “ ขั้นตอนการแก้ไขในบัญชีเงินสด (ความแตกต่าง)” .

ผลลัพธ์

สมุดเงินสดเป็นเอกสารบังคับเมื่อทำงานกับเงินสด ไม่ว่าจะเป็นรายได้หรือการชำระเงินอื่นๆ รูปแบบและขั้นตอนได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด และการละเมิดเมื่อทำงานร่วมกับอาจส่งผลให้เกิดความรับผิด ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องบำรุงรักษาเครื่องบันทึกเงินสดนี้อย่างถูกต้องและไม่มีข้อผิดพลาด

กรอกแบบฟอร์มโดยไม่มีข้อผิดพลาดใน 1 นาที!

โปรแกรมฟรีสำหรับการกรอกเอกสารเงินสดทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

Business.Ru - รวดเร็วและสะดวกสบายในการกรอกเอกสารเงินสดทั้งหมด

เชื่อมต่อกับ Business.Ru ฟรี

หนังสือเล่มเงินสด- เป็นใบแจ้งยอดทางบัญชีที่ออกแบบมาเพื่อบันทึกธุรกรรมการรับและจ่ายเงินสดในองค์กร
แบบฟอร์มรวมหมายเลข KO-4 ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 18 สิงหาคม 2541 ฉบับที่ 88

(ส่งเอกสารโดยไม่มีข้อผิดพลาดและเร็วขึ้น 2 เท่าด้วยการกรอกเอกสารในโปรแกรม Business.Ru โดยอัตโนมัติ)

วิธีทำให้การทำงานกับเอกสารง่ายขึ้นและจัดเก็บบันทึกอย่างง่ายดายและเป็นธรรมชาติ

ดูว่า Business.Ru ทำงานอย่างไร
เข้าสู่ระบบเวอร์ชันสาธิต

วิธีกรอกแบบฟอร์ม KO-4 อย่างถูกต้อง

แต่ละองค์กรสามารถรักษาสมุดเงินสดได้เพียงเล่มเดียวเท่านั้น หนังสือจะต้องมีหมายเลข ผูกและปิดผนึกด้วยตราประทับในหน้าสุดท้าย ซึ่งรายการ "หนังสือเล่มนี้มี ___ แผ่นมีหมายเลขและผูก" จำนวนแผ่นหนังสือทั้งหมดได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าและหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กร

แคชเชียร์ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมเงินสดที่เสร็จสมบูรณ์ทันทีหลังจากได้รับใบเสร็จรับเงินหรือคำสั่งเดบิต รายการในหนังสือเล่มนี้จัดทำขึ้นเป็นสำเนาคาร์บอนสองชุด สำเนาที่สองทำหน้าที่เป็นรายงานแคชเชียร์ซึ่งแนบเอกสารเงินสดทั้งหมดมาด้วย เมื่อสิ้นสุดวันทำการแต่ละวัน แคชเชียร์จะคำนวณยอดรวมของวันนั้นและแสดงเงินคงเหลือในเครื่องบันทึกเงินสดสำหรับวันถัดไป

วิธีทำงานกับเอกสารอัตโนมัติและหลีกเลี่ยงการกรอกแบบฟอร์มด้วยตนเอง

การกรอกแบบฟอร์มเอกสารอัตโนมัติ ประหยัดเวลาของคุณ กำจัดข้อผิดพลาด

เชื่อมต่อกับ CLASS365 และใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ทั้งหมด:

• กรอกแบบฟอร์มเอกสารมาตรฐานปัจจุบันโดยอัตโนมัติ
• พิมพ์เอกสารพร้อมลายเซ็นและภาพประทับตรา
• สร้างหัวจดหมายพร้อมโลโก้และรายละเอียดของคุณ
• สร้างข้อเสนอเชิงพาณิชย์ที่ดีที่สุด (รวมถึงการใช้เทมเพลตของคุณเอง)
• อัปโหลดเอกสารในรูปแบบ Excel, PDF, CSV
• ส่งเอกสารทางอีเมล์โดยตรงจากระบบ

ด้วย CLASS365 คุณไม่เพียงแต่สามารถเตรียมเอกสารได้โดยอัตโนมัติเท่านั้น CLASS365 ช่วยให้คุณจัดการทั้งบริษัทในระบบเดียว จากอุปกรณ์ใดๆ ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต เป็นเรื่องง่ายที่จะจัดระเบียบงานที่มีประสิทธิภาพร่วมกับลูกค้า หุ้นส่วน และพนักงาน เพื่อรักษาบันทึกทางการค้า คลังสินค้า และทางการเงิน CLASS365 ทำให้ทั้งองค์กรเป็นแบบอัตโนมัติ

เริ่มต้นใช้งาน Business.Ru ทันที! ใช้แนวทางที่ทันสมัยในการจัดการธุรกิจและเพิ่มรายได้ของคุณ

เชื่อมต่อกับ Business.Ru ฟรี

ดังที่คุณทราบ เงินชอบการนับ และในทางปฏิบัติกฎนี้ได้ผลจริงๆ สำหรับวัตถุประสงค์ของบริษัทและองค์กรส่วนใหญ่ บทบาทหลักคือการทำกำไร แต่ถึงแม้จะไม่มีค่าใช้จ่าย กิจกรรมใดๆ ก็เป็นไปไม่ได้เลย เพื่อรักษาสมดุลระหว่างธุรกิจที่ประสบความสำเร็จและการปฏิบัติตามกฎหมาย จึงมีการใช้แนวคิดเรื่องวินัยทางการเงิน องค์ประกอบอย่างหนึ่งคือการบำรุงรักษาบัญชีเงินสดโดยบริษัทและองค์กรทั้งหมด

สมุดเงินสดเป็นเอกสารทางบัญชีที่มีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการรับและการใช้จ่ายเงิน แน่นอนว่ามีแบบฟอร์มสำหรับหนังสือดังกล่าวตามกฎหมาย แต่เป็นทางเลือกสำหรับการใช้งาน ผู้เสียภาษีแต่ละรายมีโอกาสที่จะพัฒนาและใช้สมุดเงินสดในกิจกรรมของตนได้อย่างอิสระ โดยมีรายละเอียดที่จำเป็น

ขั้นตอนการดำเนินการปี 2562

บัญชีแยกประเภทจะบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดที่ดำเนินการในระหว่างวัน

ความรับผิดชอบในการบำรุงรักษาบัญชีเงินสดนั้นขึ้นอยู่กับหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรหรือกับบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินกิจกรรมทางบัญชี ผู้รับผิดชอบโต๊ะเงินสดได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กร

สมุดเงินสดจะถูกเก็บไว้ในสำเนาเดียวเท่านั้น ข้อยกเว้นคือบริษัทที่มีแผนกแยกต่างหากซึ่งมียอดเงินสดคงเหลือที่เป็นอิสระ

ในกรณีนี้แต่ละแผนกจะมีสมุดบัญชีกองทุนของตนเอง ในเวลาเดียวกันสมุดเงินสดต้นฉบับของแต่ละแผนกจะอยู่ในแผนกและจำเป็นต้องโอนสำเนาของหนังสือเล่มนี้ไปยังสถาบันหลักสำหรับรายงานบังคับและข้อมูลเกี่ยวกับการบัญชีเงินสด หากผู้นำขององค์กรตัดสินใจว่าการเก็บสมุดเงินสดในรูปแบบกระดาษจะสะดวกกว่าสำหรับกิจกรรมของพวกเขา ในกรณีนี้ สมุดเงินสดจะเป็นสมุดรายวันกระดาษที่มีรายละเอียดบังคับ

แต่มีทางเลือกอื่นเสมอ: อนุญาตให้รักษาสมุดเงินสดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ดังนั้นจึงเป็นโปรแกรมพิเศษที่ต้องกรอกข้อมูลในสาขาต่างๆ

ความแตกต่างของการกรอกเอกสาร

วิธีดูแลรักษาเอกสารด้วยตนเองนั้นไม่สะดวกมาก

การดูแลบัญชีเงินสดในองค์กรมักเป็นความรับผิดชอบของนักบัญชี ทุกวันที่มีการทำธุรกรรมเงินสด แคชเชียร์ที่จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของวันทำการจะลดยอดเงินคงเหลือ

การรับเงินสดที่โต๊ะเงินสดจะถูกบันทึกในใบสั่งรับเงินสด และปัญหาเงินใดๆ จะแสดงในใบสั่งรายจ่าย

ในกรณีนี้จะต้องระบุหมายเลขและข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อข้างต้นในสมุดเงินสด ธุรกรรมทั้งหมดจะถูกบันทึก ณ สิ้นวันและได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของหัวหน้าฝ่ายบัญชี ข้อมูลนี้จะถูกส่งไปยังหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรเพื่อตรวจสอบ

เมื่อกรอกสมุดเงินสดจำเป็นต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการด้วย:

• หน้าชื่อเรื่องของหนังสือจะต้องมีรายละเอียดขององค์กร (หรือหากมีการแยกแผนก)
• จำเป็นต้องระบุหมายเลขแต่ละหน้าของหนังสือ
• รูปแบบของหนังสือต้องตรงกับปีงบประมาณ

คุณสมบัติการกรอกแบบอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารได้รับการดูแลโดยแคชเชียร์และได้รับการรับรองโดยนักบัญชี

นักบัญชีใช้หลายโปรแกรมในการทำงานของเขา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหนังสือข้างต้นอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และนักบัญชีจะป้อนข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับการรับและการใช้จ่ายเงินลงในโปรแกรมในระหว่างวัน

โดยปกติแล้ว สมุดเงินสดอิเล็กทรอนิกส์จะเป็นตาราง มีสองทางเลือกในการบำรุงรักษาหนังสือ: การบำรุงรักษาทางอิเล็กทรอนิกส์และทางอิเล็กทรอนิกส์โดยสมบูรณ์พร้อมการพิมพ์ข้อมูลเพิ่มเติม ในกรณีหลังในตอนท้ายของแต่ละวันหลังจากกรอกข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว สมุดเงินสดในรูปแบบกระดาษจะได้รับการรับรองโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี

เมื่อเก็บรักษาสมุดเงินสดทั้งหมดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลในสมุดควรได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อปกป้องข้อมูลโปรแกรมจากบุคคลที่สาม ขอแนะนำให้บล็อกไม่ให้มีการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

ที่เก็บสมุดเงินสด

การจัดเก็บสมุดเงินสดในปี 2562 จะต้องดำเนินการตามระเบียบที่กำหนด สถานที่จัดเก็บอาจเป็นที่เก็บถาวรขององค์กรหรือสถานที่พิเศษอื่นที่รับประกันการเก็บรักษาตลอดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีคืออย่างน้อย 5 ปีหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาการรายงาน การจัดเก็บสมุดเงินสดอย่างเหมาะสมจะปกป้ององค์กรจากความรับผิดด้านภาษีและการบริหาร

สมุดเงินสดเป็นหนึ่งในเอกสารทางการเงินที่สำคัญที่สุดในทุกองค์กร เป็นที่น่าสังเกตว่าการเปิดตัวเครื่องบันทึกเงินสดอิเล็กทรอนิกส์ออนไลน์อย่างกว้างขวางนั้นไม่ได้ยกเลิกการบำรุงรักษาสมุดเงินสด

เอกสารบังคับประการหนึ่งสำหรับบริษัทที่จัดการเงินสดคือสมุดเงินสด ไม่สำคัญว่าวิสาหกิจจะเป็นของรัฐหรือเอกชน หรือเจ้าของเลือกระบบภาษีแบบใด หนังสือจะต้องเรียบเรียงอย่างถูกต้อง กรอกอย่างเป็นระบบ และไม่มีการลบล้างใดๆ แคชเชียร์ นักบัญชีขององค์กร หรือเจ้าของมีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาเอกสารนี้

บทบัญญัติพื้นฐาน

กฎระเบียบลงวันที่ 12 ตุลาคม 2554 ซึ่งได้รับอนุมัติจากธนาคารกลางกำหนดขั้นตอนการทำงานกับบัญชีเงินสด ตามที่ระบุไว้ องค์กรธุรกิจใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับเงินสดโดยตรงจะต้องรักษาเอกสารการรายงานนี้ หากก่อนหน้านี้ผู้ประกอบการแต่ละราย (IP) อาจไม่ได้ดูแลรักษาเอกสารประเภทนี้ การออกมตินี้บังคับให้พวกเขาต้องรักษาสมุดเงินสดโดยไม่คำนึงถึงระบบภาษี

เอกสารนี้จัดทำขึ้นตามแบบฟอร์ม KO-4 ซึ่งได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐเมื่อวันที่ 18 สิงหาคม 2541 มติหมายเลข 88

เริ่มหนังสือเมื่อต้นปีและกรอกให้ครบถ้วนก่อนต้นปีปฏิทินหน้า จากนั้นหนังสือเล่มนี้จะถูกส่งไปยังเอกสารสำคัญขององค์กรซึ่งเก็บไว้เป็นเวลา 5 ปี ในช่วงเวลานี้ กรมสรรพากรสามารถตรวจสอบ แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการบำรุงรักษาเอกสาร และแม้กระทั่งออกค่าปรับ

บริษัทสามารถมีสมุดเงินสดที่ใช้งานอยู่ได้เพียงสมุดบัญชีเดียวเท่านั้น การบำรุงรักษาเอกสารอย่างไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาดและการแก้ไขที่ไม่ถูกต้อง หรือแม้แต่การไม่ดำเนินการในระหว่างการตรวจสอบ อาจนำไปสู่การเสียค่าปรับ

การกรอกสมุดเงินสด

หน้าชื่อเรื่องจะแสดงชื่อขององค์กรหรือองค์กร ชื่อเต็ม ผู้ประกอบการและปีที่มีรายการในหนังสือ ตัวอย่างเช่น: “Sergey Alexandrovich Ivanov, 2016”

มาดูคอลัมน์และฟิลด์หลักเพื่อกรอกตัวอย่างรายการในแต่ละคอลัมน์

1. เงินสดสำหรับ - ประกอบด้วยวันที่ที่มีการทำธุรกรรมทางการเงินบางอย่าง ตัวอย่างเช่น 05/12/2016
2. แผ่น - แสดงหมายเลขหน้า การกำหนดหมายเลขจะถูกตั้งค่าเมื่อสร้างหนังสือ ตัวอย่างเช่น 21
3. หมายเลขเอกสาร - หมายเลขบัญชี PKO หรือ RKO เช่น PKO หมายเลข 24
4. จากใครได้รับหรือถึงใคร ออก- ข้อมูลของบุคคลหรือนิติบุคคลที่ฝากหรือรับเงินและประเภทของธุรกรรมจะถูกระบุ ตัวอย่างเช่น: “ถึง Ivanov I.I”, “จาก Zaika A.K.”, “จาก LLC “Stroydvor””
5. เลขที่บัญชีตรงกันบัญชีย่อย - มีตัวเลขตามตัวแยกประเภท "แคชเชียร์" ระบุวิธีการใช้จ่ายหรือรับเงิน ตัวอย่างเช่น 65ผู้ประกอบการแต่ละรายไม่จำเป็นต้องกรอกคอลัมน์นี้
6. มา - เงินสดรับภายใต้ PKO ตัวอย่างเช่น 546 รูเบิล 40 โคเปค
7. การบริโภค - จำนวนเงินที่ออกให้กับลูกค้าภายใต้การชำระด้วยเงินสด ตัวอย่างเช่น 67 รูเบิล 67 โคเปค
8. รวมต่อวัน - ประกอบด้วยผลลัพธ์การคำนวณยอดรวมการชำระเงินและใบเสร็จรับเงิน ตัวอย่างเช่น: 12,786 รูเบิล 24 โคเปค
9. ยอดเงินสด ณ สิ้นวัน - ประกอบด้วยการคำนวณยอดเงินสดในเครื่องบันทึกเงินสด ตัวอย่างเช่น: 4567 ถู 34 โคเปคข้อมูลสำหรับคอลัมน์นี้คำนวณโดยใช้สูตรต่อไปนี้: จำนวนเงินเริ่มต้น + รายได้ – ค่าใช้จ่าย

เมื่อออกเงินจากเครื่องบันทึกเงินสดในรูปแบบของผลประโยชน์และค่าจ้างต่าง ๆ จะถูกระบุในสมุดเงินสดเป็นจำนวนแยกต่างหาก ปริมาณจะแสดงอยู่ที่ส่วนท้ายของแต่ละหน้า

เอกสารเต็มไปด้วยหมึกหรือปากกาลูกลื่น ในเวลาเดียวกัน เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน แคชเชียร์สามารถใช้กระดาษคาร์บอนในการกรอกรายงานของแคชเชียร์

องค์ประกอบของหนังสือ

องค์ประกอบหลักของเอกสารคือใบหลวมและรายงานของแคชเชียร์ พวกมันเหมือนกันทุกประการ แต่ใบไม้ที่หลวมจะอยู่ในหนังสือเสมอในขณะที่รายงานของแคชเชียร์จะถูกดึงออกมาอย่างระมัดระวังและแนบกับคำสั่งซื้อที่ได้รับและออกตลอดทั้งวัน แผ่นงานและรายงานสำหรับวันที่เดียวกันจะมีหมายเลขหน้าเหมือนกัน

เมื่อกรอกหนังสือด้วยมือข้อมูลจะถูกป้อนข้อมูลลงในหน้าหนังสือและลงในรายงาน

คุณสมบัติของการรักษาสมุดเงินสด

เมื่อทำงานกับเอกสาร แคชเชียร์จะป้อนข้อมูลตามคำสั่งซื้อทั้งขาเข้าและขาออก หนึ่งคำสั่งคือหนึ่งรายการ เริ่มแรก ธุรกรรมทั้งหมดเกี่ยวกับคำสั่งซื้อที่เข้ามาจะถูกป้อนลงในสมุดบัญชี จากนั้นจึงบันทึกเฉพาะคำสั่งซื้อที่ส่งออกเท่านั้น

ทุกวันในตอนท้ายของวัน แคชเชียร์จะต้องตรวจสอบข้อมูลการสั่งซื้อเงินสดพร้อมกับรายการที่ทำและถอนยอดคงเหลือ จากนั้นยืนยันจำนวนเงินพร้อมลายเซ็นของคุณ นอกจากนี้จำนวนเงินที่ได้รับจะถูกตรวจสอบด้วยเครื่องบันทึกเงินสด หัวหน้าฝ่ายบัญชีตรวจสอบบันทึกที่ได้รับระหว่างการคำนวณ จากนั้นลงนามในเอกสารที่เขาตรวจสอบ

หากไม่มีการทำธุรกรรมด้วยเงินเนื่องจากวันหยุด การหยุดทำงาน หรือเพียงไม่มีลูกค้า ยอดคงเหลือจะถูกโอนไปยังหน้าถัดไป จำนวนเงินไม่เปลี่ยนแปลง

ข้อผิดพลาดในการกรอก

มีข้อกำหนดที่เข้มงวดในการกรอกเอกสาร ดังนั้นจึงจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีรอยเปื้อนหรือข้อผิดพลาดบนหน้าเว็บ ทั้งหมดนี้ถือเป็นการละเมิดวินัยทางการเงิน หากมีข้อผิดพลาดสามารถแก้ไขได้ดังนี้

1. หากมีข้อผิดพลาดที่ไม่ส่งผลกระทบต่อจำนวนเงินสุดท้าย (หมายเลขคำสั่งซื้อ ชื่อบุคคล และองค์กร) คุณต้องขีดฆ่ารายการที่ไม่ถูกต้องด้วยหนึ่งบรรทัดและเขียนข้อมูลที่ถูกต้องด้านบนหรือด้านล่าง การเปลี่ยนแปลงที่ทำได้รับการรับรองโดยบุคคลที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาหนังสือ
2. หากข้อผิดพลาดนำไปสู่การบิดเบือนจำนวนเงินรวมในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง (นั่นคือเอกสารระบุจำนวนเงินไม่ถูกต้อง) ข้อผิดพลาดสามารถแก้ไขได้โดยการขีดฆ่า หน้านี้ถูกขีดฆ่าในแนวทแยงด้วยบรรทัดเดียว ในกรณีนี้จะมีการบันทึกข้อความ "ยกเลิก" ที่เกี่ยวข้องไว้ หลังจากนี้คุณจะต้องกรอกงบเงินสดใหม่พร้อมข้อมูลที่ถูกต้อง

หากมีข้อผิดพลาดแคชเชียร์จะต้องจัดทำบันทึกจ่าหน้าถึงหัวหน้าองค์กรหรือนักบัญชีซึ่งจะระบุว่ามีข้อผิดพลาด

หลังจากนี้ฝ่ายบริหารจะแต่งตั้งคณะกรรมการที่รับผิดชอบในการแก้ไขเอกสาร หลังจากทำการแก้ไขแล้ว แคชเชียร์จะเขียนใบรับรองที่แสดงถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในหนังสือ

การตรวจสอบและบทลงโทษ

สำนักงานภาษีจะตรวจสอบเอกสารประเภทนี้และออกค่าปรับหากตรวจพบการละเมิด อย่างไรก็ตาม ข้อผิดพลาดและความไม่สอดคล้องกันที่ถูกค้นพบหลังจากกระทำผิดเกิน 2 เดือนจะไม่ถูกปรับ

สำหรับการละเมิด มีค่าปรับในจำนวนดังต่อไปนี้:

• สำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลจำนวน 4,000 - 5,000 รูเบิล
• สำหรับนิติบุคคล - 40,000 - 50,000 รูเบิล

จำนวนเงินเหล่านี้ได้รับการแก้ไขในมาตรา 15.1 ของประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย

วิธีการเย็บหนังสือ?

ก่อนที่คุณจะเริ่มดูแลรักษาสมุดเงินสด คุณต้องคำนวณจำนวนแผ่นงานที่ต้องการและพิมพ์ออกมา

ไม่แนะนำให้พิมพ์หน้าต่อท้าย วิธีที่ดีที่สุดคือพิมพ์หน้าพิเศษสองสามหน้าเผื่อในกรณีที่คุณกรอกหนังสือผิดพลาดและจำเป็นต้องแก้ไขแผ่นงานใหม่

จากนั้นทุกหน้าจะมีหมายเลข ในกรณีนี้ จะใช้การกำหนดหมายเลขหน้าอย่างต่อเนื่อง หนังสือเล่มนี้ถูกผูกหรือเย็บโดยใช้ด้ายหนา จากนั้นรับรองด้วยลายเซ็นของผู้อำนวยการและหัวหน้าฝ่ายบัญชี สิ่งสำคัญคือไม่สามารถนำแผ่นงานออกจากหนังสือได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ หนังสือจะถูกปิดผนึกโดยใช้ขี้ผึ้งหรือตราประทับสีเหลืองอ่อน

แผ่นสุดท้ายระบุจำนวนแผ่นงานจริง ในกรณีนี้จะต้องถอดรหัสตัวเลขนั่นคือเขียนด้วยคำพูด เอกสารนี้ยังต้องลงนามโดยนักบัญชีและผู้อำนวยการขององค์กรด้วย

มีหลายทางเลือกเมื่อเย็บหนังสือเข้าด้วยกันโดยใช้ด้ายและปิดปลายหนังสือด้วยกระดาษ นอกจากนี้ผ้าปูที่นอนอาจติดกัน ไม่ว่าในกรณีใดจะต้องยึดในลักษณะที่ไม่สามารถถอดออกเท่านั้น แต่ยังไม่สามารถใส่อันใหม่ได้อีกด้วย

เมื่อลงทะเบียนสมุดเงินสด จะไม่มีการใช้ลวดเย็บกระดาษหรือการเย็บเล่มประเภทอื่นๆ ที่ไม่สามารถรับประกันความสมบูรณ์ของหนังสือได้

สมุดเงินสดเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์

คุณสามารถเก็บหนังสือได้ไม่เพียงแต่ในรูปแบบที่เขียนด้วยลายมือเท่านั้น แต่ยังอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย ในกรณีนี้อาจเป็นการบำรุงรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์บางส่วน (พร้อมการพิมพ์หน้า) หรือโดยใช้คอมพิวเตอร์ทั้งหมดก็ได้

เมื่อบำรุงรักษาทางอิเล็กทรอนิกส์ ภายในต้นวันทำการถัดไป จะต้องร่างบันทึกย่อของเครื่อง "ใบแทรก" และ "รายงานแคชเชียร์" โดยมีเนื้อหาเหมือนกัน พวกเขาจะต้องสะท้อนรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดและจำนวนใบเสร็จรับเงิน

เมื่อได้รับข้อความจากเครื่อง แคชเชียร์จะตรวจสอบความถูกต้องและยืนยันด้วยลายเซ็น แคชเชียร์จะเก็บแผ่นงานหลวมไว้จนถึงสิ้นปีและส่งรายงานไปยังแผนกบัญชี แผ่นงานจะมีหมายเลขเหมือนในหนังสือทั่วไปโดยเรียงจากน้อยไปหามาก แผ่นงานสุดท้ายของเดือนประกอบด้วยหมายเหตุเกี่ยวกับจำนวนแผ่นงานที่เสร็จสมบูรณ์ในเดือนนี้

สมุดเงินสดอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวได้รับการดูแลโดยใช้โปรแกรมพิเศษซึ่งพิมพ์แผ่นงานแล้วเย็บเล่ม หน้าชื่อเรื่องจัดทำและแนบไปกับใบหลวมในช่วงปลายปี

การลงทะเบียนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถลงทะเบียนหนังสือได้ไม่เพียง แต่เป็นเวลาหนึ่งปี แต่ยังเป็นรายไตรมาสด้วย

นอกจากนี้สมุดเงินสดสามารถรักษาด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดได้โดยใช้โปรแกรม "1C", "ผู้เสียภาษี Yul" และอื่น ๆ การทำเช่นนี้สะดวกสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีโปรแกรมเหล่านี้ในเวอร์ชันลิขสิทธิ์และผู้เชี่ยวชาญ (แคชเชียร์ นักบัญชี ผู้อำนวยการ) ที่เป็นเจ้าของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อเก็บรักษาสมุดเงินสดในแบบฟอร์มนี้ คุณต้องจำไว้ว่าจะต้องได้รับการคุ้มครอง:

• จากการเข้าถึงโดยบุคคลที่สาม ในการดำเนินการนี้ คุณต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเข้าถึง หรือแม้แต่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• จากการสูญเสียและการบิดเบือน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการสร้างสำเนาสำรองหรือจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ บันทึกลงในดิสก์และสื่อบันทึกข้อมูลที่เชื่อถือได้อื่นๆ

หนังสือดังกล่าวได้รับการรับรองโดยใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งสามารถขอรับได้ตามบทบัญญัติของกฎหมายลงวันที่ 04/06/54 ฉบับที่ 63-FZ

เมื่อแนบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับเอกสารแล้ว จะไม่อนุญาตให้แก้ไข

วิดีโอ: การดูแลรักษาบัญชีเงินสดโดยใช้โปรแกรม 1C

ค้นหาวิธีสร้างและกรอกหนังสืออย่างถูกต้องโดยใช้โปรแกรม 1C และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเมื่อกรอกและป้อนข้อมูลลงไป วิดีโอบทช่วยสอนแสดงขั้นตอนหลักไม่เพียงแต่การกรอกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการสร้างหนังสือด้วย และให้คำอธิบายเกี่ยวกับการทำงานกับโปรแกรมและพื้นฐานของการบำรุงรักษาเอกสารประกอบ

สมุดเงินสดเป็นหนึ่งในเอกสารทางการเงินที่สำคัญที่สุดในองค์กรที่ทำงานกับกระแสเงินสด แคชเชียร์และหัวหน้าฝ่ายบัญชีมีหน้าที่รับผิดชอบในความพร้อมของเอกสารนี้และความถูกต้องของการดำเนินการ การไม่มีสมุดเงินสดหรือการบำรุงรักษาที่ไม่ถูกต้องทำให้เกิดค่าปรับ

บริษัท สมัยใหม่ส่วนใหญ่จะต้องดูแลรักษาสมุดเงินสดและนี่ไม่ใช่เครื่องมือสำหรับการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพขององค์กรมากนักตามข้อกำหนดของกฎหมายปัจจุบัน

ในเวลาเดียวกันการกรอกบัญชีเงินสดจะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดอย่างสมบูรณ์ เนื่องจากไม่เช่นนั้นบริษัทจะไม่เพียงแต่ไม่สามารถจัดทำรายงานไปยังหน่วยงานของรัฐที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น แต่ยังอาจประสบปัญหาอื่น ๆ อีกมากมายที่เกี่ยวข้องกับโดยตรง กิจกรรม.

เรียนผู้อ่าน! บทความนี้พูดถึงวิธีทั่วไปในการแก้ไขปัญหาทางกฎหมาย แต่แต่ละกรณีเป็นรายบุคคล หากท่านต้องการทราบวิธีการ แก้ไขปัญหาของคุณได้อย่างตรงจุด- ติดต่อที่ปรึกษา:

แอปพลิเคชันและการโทรได้รับการยอมรับตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันและ 7 วันต่อสัปดาห์.

มันเร็วและ ฟรี!

ด้วยเหตุนี้จึงเป็นการดีกว่าที่จะเข้าใจล่วงหน้าว่าควรกรอกสมุดเงินสดอย่างถูกต้องอย่างไรและใครควรดำเนินการตามขั้นตอนนี้

มันคืออะไร

ตั้งแต่ปี 2019 เป็นต้นไป ผู้ประกอบการทุกคนจะต้องลงทะเบียนสมุดเงินสด รวมถึงผู้ที่ทำงานให้กับระบบภาษีแบบง่ายด้วย เป็นที่น่าสังเกตว่าการกรอกวารสารนี้จะต้องดำเนินการอย่างเคร่งครัดตามแบบฟอร์ม KO-4 และควรดำเนินการอย่างจริงจังที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เนื่องจากเอกสารนี้ได้รับการศึกษาอย่างรอบคอบโดยพนักงานบริการภาษีของรัฐบาลกลางในระหว่างการตรวจสอบภาษี

หากมีการจัดทำบัญชีเงินสดไม่ถูกต้องหรือมีข้อผิดพลาดอาจส่งผลให้ผู้ประกอบการต้องเสียค่าปรับ โดยจะต้องสะท้อนถึงความเคลื่อนไหวของเงินสดทั้งหมดของบริษัท และเมื่อสิ้นสุดวัน ให้ป้อนข้อมูลสุดท้าย รวมถึงการคำนวณขีดจำกัดและการหมุนเวียนของเครื่องบันทึกเงินสด

วารสารประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมรายได้และค่าใช้จ่ายใด ๆ บันทึกทุกสิ่งที่มีอยู่ในงานขององค์กรเป็นเงินสด ด้วยเหตุนี้สมุดเงินสดจึงอยู่ในหมวดหมู่ของเอกสารบังคับ

เหตุผลและกฎระเบียบ

กฎหมายหลักที่ควบคุมการบำรุงรักษาบัญชีเงินสดโดยผู้ประกอบการคือคำสั่งของธนาคารแห่งรัสเซียลงวันที่ 11 มีนาคม 2019 ภายใต้หมายเลข 3210-U ส่วนหลักของคำสั่งนี้มีผลบังคับใช้ในวันที่ 1 มิถุนายน 2019 และตามข้อมูลเหล่านี้ การดำเนินการของเอกสารนี้จัดทำขึ้นสำหรับบริษัทใดๆ ก็ตามที่ทำงานด้วยเงินสดไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง

ตามกฎหมายแล้ว ผู้ประกอบการเอกชนที่มีส่วนร่วมในการบันทึกค่าใช้จ่าย รายได้ และรายการที่ต้องเสียภาษีอื่น ๆ ที่ไม่สามารถกรอกบัญชีเงินสดนั้นอาจไม่สามารถกรอกได้ซึ่งระบุประเภทของกิจกรรมตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนด

นอกจากนี้ เนื่องจากผู้ประกอบการเอกชนมักจะต้องเก็บบันทึกค่าใช้จ่ายและรายได้เกือบทุกครั้ง กฎนี้จึงถือได้ว่าใช้ได้กับผู้ดำเนินการเชิงพาณิชย์ทุกราย

ใครในองค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษา?

แคชเชียร์ที่ได้รับอนุญาตมีหน้าที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษาสมุดเงินสดเนื่องจากเป็นผู้ออกและรับเงินต่าง ๆ โดยบันทึกธุรกรรมทั้งหมดในสมุดรายวันที่เหมาะสม เป็นผลให้เขาต้องลงนามในเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ และเขารับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่อความถูกต้องของการดำเนินการที่ดำเนินการ

ในตอนท้ายของวันทำการแคชเชียร์จะจัดเตรียมยอดเงินคงเหลือให้กับแผนกบัญชีรวมถึงเอกสารหลักที่ครบถ้วนนั่นคือคำสั่งค่าใช้จ่ายและใบเสร็จรับเงินทุกประเภท หลังจากนั้นนักบัญชีจะต้องลงนามในสมุดบัญชีแยกต่างหากและหากไม่มีใครดำรงตำแหน่งนี้หัวหน้าองค์กรจะใส่ลายเซ็นของเขา

ขั้นตอนนี้จำเป็นต้องดำเนินการทุกวันและหากผู้ประกอบการเอกชนไม่ได้จ้างพนักงานในกรณีนี้จะเป็นผู้ที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาบัญชีเงินสดและจะต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่ต่อข้อมูลที่ระบุใน มัน.

คำแนะนำในการกรอกสมุดเงินสด

ตามกฎหมายปัจจุบัน มีการลงทะเบียนสมุดเงินสดประเภทปกติและแบบง่าย ตัวเลือกหลังใช้กับผู้ประกอบการเอกชนหรือตัวแทนของธุรกิจขนาดเล็กทั้งหมด ในขณะที่นิติบุคคลใดๆ ก็ตามมีขั้นตอนปกติ ยกเว้นแบบฟอร์ม

ข้อมูลทั้งหมดที่ป้อนลงในสมุดเงินสดจะต้องนำมาจากเอกสารหลายฉบับ:

• สมุดบัญชีของกองทุนที่ได้รับและจัดหาซึ่งใช้ข้อมูลกระแสเงินสดในระหว่างวันทำการ
• และซึ่งมีจุดประสงค์เพื่อทำให้การรับเงินสดเป็นทางการและการโอนไปยังโต๊ะเงินสดต่อไป
• เงินเดือนซึ่งคำนึงถึงจำนวนค่าจ้างที่จ่าย
• บันทึกเงินเดือนซึ่งใช้ในการติดตามชั่วโมงการทำงาน การจ่ายเงินเดือน และบทลงโทษทุกประเภท

เป็นที่น่าสังเกตว่ากฎสำคัญหลายประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อกรอกเอกสารนี้:

• เอกสารเงินสดทั้งหมดสามารถดำเนินการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่เพื่อยืนยันเอกสารเหล่านี้คุณจะต้องได้รับแยกต่างหาก
• ไม่จำเป็นต้องกรอกรายงานแคชเชียร์
• การลงทะเบียนคำสั่งรับเงินสดใบเดียวในวันนี้ดำเนินการไม่เพียงแต่ตามเทปควบคุมรายวันของเครื่องบันทึกเงินสดที่ติดตั้ง แต่ยังเป็นไปตามข้อมูลด้วย
• ผู้รับไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนเงินที่แน่นอนที่ได้รับอีกต่อไปเมื่อจัดทำคำสั่งจ่ายเงินสด
• ในการที่จะออกเงินจำนวนหนึ่งให้กับพนักงานบางคนคุณจะต้องจัดทำใบสมัครในรูปแบบใด ๆ ที่ระบุจำนวนเงินสดและระยะเวลาทั่วไปที่ให้เงินโดยระบุวันที่ดำเนินการของเอกสารและ ลายเซ็นของผู้จัดการ
• ในใบแจ้งยอดการจ่ายค่าจ้างจำเป็นต้องระบุ "ฝาก" ตรงข้ามนามสกุล แต่ไม่จำเป็นต้องรักษาทะเบียนกองทุนที่ฝากที่สอดคล้องกันอีกต่อไป

ตัวอย่างการกรอกสมุดเงินสด:

อิเล็กทรอนิกส์

มีสองทางเลือกสำหรับวิธีที่คุณสามารถรักษาบัญชีเงินสดทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ตัวเลือกแรกคือเก็บหนังสือไว้แล้วบันทึกลงบนกระดาษ ในกรณีนี้แคชเชียร์จะดำเนินการกรอกตามวงเงินเงินสดที่โต๊ะเงินสดและขั้นตอนนี้จะดำเนินการหลังจากได้รับคำสั่งซื้อเงินสดที่จำเป็นจากแผนกบัญชี

การกรอกสมุดเงินสดโดยแคชเชียร์จะดำเนินการตลอดวันทำการและเมื่อสิ้นสุดวันเขาจะต้องตรวจสอบรายการว่าสอดคล้องกับเอกสารหลักที่ได้รับและกำหนดยอดคงเหลือของเงินในเครื่องบันทึกเงินสด หลังจากนี้ คุณจะต้องพิมพ์เอกสาร ใส่ลายเซ็นของคุณ และนำไปที่แผนกบัญชี

คุณยังสามารถกรอกสมุดเงินสดด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดได้โดยใช้โปรแกรมบัญชีเฉพาะเช่น 1C เป็นที่น่าสังเกตว่าในระหว่างขั้นตอนการลงทะเบียนทางอิเล็กทรอนิกส์ควรดูแลล่วงหน้าว่าข้อมูลจากเอกสารนี้ได้รับการคุ้มครองจากบุคคลที่สามตลอดจนการสูญเสียหรือการบิดเบือนใด ๆ

สมุดเงินสดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะต้องได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องนั่นคือข้อมูลบางอย่างที่สามารถใช้เพื่อระบุตัวตนของบุคคลเพิ่มเติมได้ ความถูกต้องของลายเซ็นที่เหลือได้รับการยืนยันโดยใบรับรองคีย์ที่ออกโดยหน่วยงานออกใบรับรอง

บนกระดาษ

เพื่อเก็บสมุดเงินสดไว้บนกระดาษ ก็เพียงพอที่จะซื้อเอกสารสำเร็จรูปที่พิมพ์แล้วกรอกด้วยตนเอง

เป็นที่น่าสังเกตว่าก่อนที่จะกรอกหนังสือคุณจะต้องเย็บและระบุหมายเลขแผ่นงานทั้งหมดอย่างละเอียดและสุดท้ายคุณต้องระบุจำนวนหน้าทั้งหมดและปิดผนึกทั้งหมดด้วยตราประทับสีเหลืองอ่อนหรือขี้ผึ้งโดยเพิ่ม ลายเซ็นต์ของหัวหน้าฝ่ายบัญชีและผู้อำนวยการของบริษัท

ในตอนท้ายของวันทำงานหลังจากการลงทะเบียนสมุดเงินสดครั้งสุดท้ายคุณจะต้องทิ้งสิ่งที่เรียกว่าใบหลวมไว้ในขณะที่รายงานของแคชเชียร์จะต้องถูกฉีกออกและส่งมอบให้กับพนักงานของแผนกบัญชีดังนั้น ดำเนินการตรวจสอบที่เหมาะสมและลงนามในเอกสารพร้อมกับเอกสารหลักส่วนที่เหลือที่จัดทำขึ้นตลอดทั้งวัน

แบบฟอร์มและตัวอย่าง

ตัวอย่างสมุดเงินสดมาตรฐานมีลักษณะดังนี้:

• ชื่อเต็มของบริษัทระบุไว้ในหน้าชื่อเรื่อง
• ป้อนที่สอดคล้องกัน;
• ในหน้าสุดท้ายของเอกสารจำเป็นต้องระบุจำนวนแผ่นที่มีอยู่รวมทั้งลายเซ็นของผู้รับผิดชอบและวันที่ปิดสมุด
• แต่ละแผ่นระบุหมายเลขและวันที่เสร็จ
• คอลัมน์แรกของตารางระบุหมายเลขคำสั่งซื้อ
• มีการป้อนข้อมูลเพิ่มเติมที่ให้หรือรับเงินตามจำนวนที่ระบุรวมถึงหมายเลขบัญชี
• หลังจากกรอกบรรทัดที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว บรรทัดว่างจะต้องเต็มไปด้วยเครื่องหมายขีดกลางซึ่งลากตามขวางหรือเป็นรูปตัว "Z"
• ด้านล่างในบรรทัดเขียนยอดคงเหลือของเงินในเครื่องบันทึกเงินสดซึ่งกำหนดขึ้นเมื่อสิ้นสุดวัน
• ลงนามของแคชเชียร์และหัวหน้าฝ่ายบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำและตรวจสอบเอกสารนี้

สำหรับ LLC และผู้ประกอบการรายบุคคล

สมุดเงินสดเป็นเอกสารสำคัญในกิจกรรมของ LLC และผู้ประกอบการแต่ละรายซึ่งมีงานเกี่ยวข้องกับการรับเงินสดและการบำรุงรักษาจะต้องเป็นไปตามกฎหลายข้อ:

• การจัดทำและการใช้หนังสือดำเนินการเป็นเวลาหนึ่งปี
• หัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือแคชเชียร์เก็บหนังสือเล่มนี้ไว้
• บริษัท หนึ่งได้รับอนุญาตให้รักษาบัญชีเงินสดเพียงบัญชีเดียว โดยไม่คำนึงถึงว่ามีกิจกรรมหลายประเภทและระบบภาษีตามนั้น (ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือบริษัทในเครือซึ่งจะต้องรักษาบัญชีแยกต่างหาก)
• หนังสือจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทั้งหมดขององค์กรรวมทั้งรายจ่ายและรายรับ
• หากไม่มีการดำเนินการใด ๆ ในระหว่างวัน ควรเว้นแผ่นหนังสือว่างไว้
• การลงทะเบียนสมุดเงินสดสามารถทำได้ในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์และกฎสำหรับการลงทะเบียนจะขึ้นอยู่กับประเภทที่เลือกโดยตรง
• ข้อมูลจะถูกป้อนลงในสมุดทันทีหลังจากได้รับหรือใช้จ่ายเงินสดจริง
• การลงทะเบียนสมุดเงินสดจะต้องดำเนินการตามแบบฟอร์ม KO-4
• ในตอนท้ายของแต่ละวันข้อมูลในสมุดจะต้องได้รับการตรวจสอบกับตัวชี้วัดของคำสั่งซื้อเงินสดพร้อมกับการได้มาของยอดเงินสดสุดท้ายเพิ่มเติม

ท้ายที่สุดแล้ว หนังสือเล่มนี้จะต้องมีลายเซ็นของบุคคลที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษา นอกจากนี้หัวหน้าฝ่ายบัญชีควรตรวจสอบความถูกต้องของการป้อนข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ

ทำอย่างไรให้ถูกต้อง?

สมุดเงินสดจะต้องได้รับการดูแลโดยแคชเชียร์ที่ได้รับอนุญาตหรือบุคคลที่เข้ามาแทนที่ เขาจะต้องระบุข้อมูลที่ได้รับจากคำสั่งซื้อเงินสดเข้าและออกทุกวัน แต่หากไม่มีธุรกรรมขาเข้าและขาออกใด ๆ ในระหว่างวัน หนังสืออาจไม่ถูกกรอกสำหรับวันที่เหล่านี้อีกต่อไป

หนังสือแต่ละเล่มออกให้เพียงหนึ่งปีปฏิทิน แต่หากในระหว่างหนึ่งปีสำเนาหนังสือดังกล่าวเพียงเล่มเดียวไม่เพียงพอ คุณสามารถสร้างหนังสือเล่มใหม่และดำเนินการทั้งหมดตามลำดับเวลาต่อไปได้

แก้ไขข้อผิดพลาด