เอกสารหลักครองตำแหน่งที่ค่อนข้างสำคัญในบรรดาเอกสารทั้งหมดที่ฝ่ายบัญชีดูแล มีการตรวจสอบโดยบริการภาษีอย่างต่อเนื่องและจะต้องจัดทำขึ้นตามมาตรฐานและกฎหมายที่จำเป็นที่บังคับใช้ในสหพันธรัฐรัสเซีย เราจะหารือในบทความของเราเกี่ยวกับสิ่งที่เกี่ยวข้องกับเอกสารหลักวิธีการจัดทำและจัดทำอย่างถูกต้องเพื่อไม่ให้เกิดปัญหากับผู้ตรวจสอบภาษีในภายหลัง

เอกสารหลักในการบัญชี - คืออะไร?

เอกสารหลักเป็นพื้นฐานสำหรับการบันทึกรายการทางบัญชีและสามารถป้อนลงในทะเบียนทั่วไปได้ นี่เป็นส่วนสำคัญของเอกสารการจัดการขององค์กรหรือองค์กร

ในสถานประกอบการทุกแห่งที่รัฐบังคับให้เก็บบันทึกทางบัญชี ธุรกรรมทางธุรกิจจะต้องดำเนินการอย่างเป็นทางการตามเอกสารหลัก ธุรกรรมทางธุรกิจหมายถึงกิจกรรมใด ๆ ขององค์กรที่มีการเคลื่อนย้ายเงินทุนหรือโครงสร้างของสินทรัพย์

ตามกฎหมายการบัญชีการจัดทำเอกสารหลักจะต้องเกิดขึ้นพร้อมกันกับการดำเนินการทางธุรกิจ กล่าวคือ จะต้องจัดทำเป็นเอกสารทันที แต่หากเป็นไปไม่ได้ คุณสามารถจัดทำเอกสารได้ทันทีหลังจากสิ้นสุดการดำเนินการ

เอกสารหลักสามารถจัดทำได้ทั้งบนกระดาษและทางอิเล็กทรอนิกส์ แต่ในตัวเลือกที่สอง เอกสารทั้งหมดจะต้องได้รับการรับรองด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ มิฉะนั้นจะไม่มีผลทางกฎหมาย แต่หากสัญญาระบุไว้อย่างชัดเจนว่ามีเอกสารฉบับกระดาษอยู่ ก็ต้องอยู่ในนั้น

เอกสารหลักจะถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 4 ปี ในช่วงเวลานี้ สำนักงานสรรพากรมีสิทธิ์ขอให้ตรวจสอบคุณและคู่สัญญาของคุณได้ตลอดเวลา คุณควรระมัดระวังเป็นพิเศษเกี่ยวกับเอกสารที่คุณซื้ออะไร จำไว้ว่าต้องขอบคุณพวกเขาที่ทำให้คุณสามารถขึ้นศาลได้หากจำเป็น

การแยกเอกสารตามขั้นตอนทางธุรกิจ

ธุรกรรมทั้งหมดที่ดำเนินการโดยองค์กรหรือองค์กรสามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน:

1. การอภิปรายเกี่ยวกับเงื่อนไขของข้อตกลง ในเวลานี้คุณต้องหารือถึงความแตกต่างทั้งหมดและหาความเห็นร่วมกัน ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้คือการลงนามในข้อตกลงการชำระเงิน
2. ชำระเงินตามข้อตกลง จะต้องได้รับการยืนยันโดยสารสกัดจากบัญชีปัจจุบันของคุณหากชำระเงินโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร หรือโดยเช็คและแบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดหากชำระเงินด้วยเงินสด
   ตัวเลือกที่สองมักใช้โดยพนักงานขององค์กรเมื่อพวกเขาคำนึงถึงเงินทุน
3. การรับสินค้าหรือบริการแบบชำระเงิน จะต้องมีหลักฐานที่ยืนยันว่าได้รับสินค้าหรือให้บริการแล้ว มิฉะนั้น บริการด้านภาษีจะไม่อนุญาตให้คุณลดจำนวนการเก็บภาษี

การยืนยันอาจเป็นใบตราส่งหรือเช็คในกรณีที่ได้รับสินค้าหรือการดำเนินการให้เสร็จสิ้นในกรณีของการให้บริการ

ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง?

รายการเอกสารที่จำเป็นอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับการดำเนินการที่จะดำเนินการ มาดูรายการเอกสารที่จำเป็นที่พบบ่อยที่สุด โดยปกติแล้วเอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเตรียมโดยผู้รับเหมาหรือซัพพลายเออร์ของสินค้า

รายการเอกสารมีลักษณะดังนี้:

คุณสมบัติของการลงทะเบียนการบัญชี

หลังจากจัดเตรียมเอกสารหลักแล้ว จะมีการตรวจสอบแบบฟอร์มและเนื้อหา หลังจากนี้หากทุกอย่างถูกต้อง ทุกอย่างจะเป็นทางการและจะมีการจัดกลุ่มข้อมูลทางเศรษฐกิจที่มีอยู่ในระบบบัญชีทั่วไป ในการดำเนินการนี้ ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับยอดคงเหลือของทรัพย์สินของบริษัท เงินสด และธุรกรรมทางธุรกิจจากเอกสารหลัก (ฟรี) จะถูกโอนไปยังทะเบียนการบัญชี

การลงทะเบียนทางบัญชีนั้นเป็นตารางพิเศษที่สร้างขึ้นในรูปแบบที่ระบุอย่างเคร่งครัดตามการจัดกลุ่มข้อมูลเกี่ยวกับทรัพย์สินของบริษัทและแหล่งที่มาของการเกิดขึ้นอย่างครบถ้วน

การลงทะเบียนที่มีอยู่ทั้งหมดแบ่งออกเป็น 3:

• โดยได้รับการแต่งตั้ง. ขึ้นอยู่กับเกณฑ์นี้ การลงทะเบียนจะแบ่งออกเป็นตามลำดับเวลา เป็นระบบ และรวมกัน แต่ละประเภทมีลำดับการบันทึกข้อมูลของตัวเอง
• ตามลักษณะทั่วไปของข้อมูล รีจิสเตอร์จะถูกแบ่งออกเป็นแบบรวมและแบบแยกส่วน แต่ละรายการสามารถพิจารณาได้ตั้งแต่เฉพาะไปจนถึงทั่วไป หรือในทางกลับกัน จากการรายงานไปยังเอกสารหลัก
• โดยรูปลักษณ์ภายนอก พวกเขาสามารถมีรูปร่างได้ตามใจชอบ: หนังสือ, นิตยสาร, แผ่นพิมพ์

ทะเบียนการบัญชีจะต้องมี:

• ชื่อเต็ม.
• ระยะเวลาที่กำหนดสำหรับการลงทะเบียนธุรกรรมทางธุรกิจและรอบการเรียกเก็บเงินที่เกี่ยวข้อง
• ลายเซ็นและชื่อย่อของผู้รับผิดชอบ ในกรณีที่มีปัญหาข้อขัดแย้ง ทำให้สามารถค้นหาและระบุบุคคลที่มีส่วนร่วมในการทำธุรกรรมได้

ธุรกรรมทางธุรกิจที่ดำเนินการจะต้องสะท้อนให้เห็นอย่างแม่นยำในช่วงเวลาที่ดำเนินการ หากการสะท้อนเอกสารไม่สามารถทำได้โดยตรงในระหว่างการทำธุรกรรมทางธุรกิจ การลงทะเบียนจะต้องดำเนินการทันทีหลังจากเสร็จสิ้น

โดยทั่วไป ทะเบียนการบัญชีจะถูกสร้างขึ้นเพื่อรวบรวมและจัดระบบข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารหลักที่ยอมรับสำหรับการลงทะเบียนเพื่อแสดงงบการเงิน หากเอกสารทางการเงินและหลักขององค์กรถูกจัดเก็บในรูปแบบสิ่งพิมพ์ จากนั้นตามคำร้องขอของผู้เข้าร่วมรายอื่นในการดำเนินธุรกิจหรือหน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย (หากอยู่ในความสามารถของพวกเขา) บุคคลที่รวบรวมเอกสารเหล่านั้นจะต้องจัดทำสำเนาและ นำเสนอเพื่อลงนาม

เอกสารหลักการบัญชี 1c

ในขณะที่ดำเนินกิจกรรมทางการเงินและธุรกิจ นักบัญชีจะต้องทำงานกับเอกสารจำนวนมาก ได้แก่แบบฟอร์ม สัญญา เอกสารการรายงาน การประมาณการ และการคำนวณต่างๆ บางส่วนไม่มีความสำคัญมากและเป็นเรื่องรอง แต่ก็มีเอกสารที่สำคัญมากซึ่งแม้แต่ข้อผิดพลาดเล็กน้อยก็สามารถนำไปสู่ผลหายนะต่อทั้งองค์กรและสำหรับเจ้าหน้าที่แต่ละราย เหล่านี้เป็นเอกสารหลักขององค์กร

ด้วยความช่วยเหลือของโปรแกรม 1C คุณจะสามารถควบคุมและใช้งานได้ง่ายขึ้นมาก หน้าที่ประกอบด้วยการจัดการเอกสารการขนส่งและการเงิน เอกสารคลังสินค้า และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายปลีก

ปัจจุบันซอฟต์แวร์ 1C ครองตำแหน่งผู้นำในโปรแกรมบัญชีที่ใช้อย่างต่อเนื่องในประเทศของเรา

ในบรรดาฟังก์ชั่น 1C ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดมีดังต่อไปนี้:

• ระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบของการบัญชีทุกประเภท
• การคำนวณเงินเดือนสำหรับพนักงาน
• การจัดการบัญชีบุคลากรและการผลิต

โปรแกรมมีโหมดและการตั้งค่ามากมายซึ่งคุณสามารถปรับแต่งได้เองอย่างสมบูรณ์ปรับแต่งในแบบที่สะดวกสำหรับคุณ

การเตรียมเอกสารหลักเป็นงานที่ซับซ้อนและต้องใช้ความอุตสาหะ แต่ก็จำเป็นจริงๆ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สมัยใหม่และพนักงานที่มีคุณสมบัติสูงจะช่วยคุณได้ หากคุณเข้าใกล้มันด้วยความรับผิดชอบและความรู้อย่างเต็มที่ก็จะไม่มีปัญหา

ติดต่อกับ

เอกสารทางบัญชีหลักหรือบันทึกหลักตามที่นักบัญชีเรียกว่าเป็นพื้นฐานของการบัญชีทั้งทางบัญชีและภาษี หากไม่มีการลงทะเบียน การบำรุงรักษา และเอกสารหลักที่เหมาะสม ก็จะไม่สามารถดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจทางกฎหมายได้

กฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี" ลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ ระบุว่า "ข้อเท็จจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจทุกประการต้องได้รับการจดทะเบียนเป็นเอกสารทางบัญชีหลัก"

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด คุณควรตรวจสอบบัญชีของคุณเป็นประจำ และสำหรับผู้ที่ไม่มีเวลา เราขอแนะนำบริการตรวจสอบบัญชีฟรี

เอกสารหลักพิสูจน์เป็นลายลักษณ์อักษรถึงข้อเท็จจริงของธุรกรรมทางธุรกิจ ยืนยันค่านายหน้าของค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเมื่อคำนวณฐานภาษี และกำหนดความรับผิดชอบของนักแสดงในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภาษีจะขอเอกสารหลักเมื่อตรวจสอบการประกาศและรายงาน และจำเป็นเมื่อผ่านการตรวจสอบ

เมื่อพิจารณาว่าไม่เพียงแต่นักบัญชีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้จัดการ ผู้ประกอบการรายบุคคล ผู้จัดการฝ่ายขาย และพนักงานคนอื่น ๆ ที่กรอกและเตรียมเอกสารหลัก เราขอเชิญชวนให้คุณทำความคุ้นเคยกับข้อกำหนดสำหรับเอกสารเหล่านี้

ใครเป็นผู้พัฒนาแบบฟอร์มเอกสารหลัก?

เอกสารทางบัญชีเบื้องต้นได้แก่ ปึกแผ่น(รูปแบบที่พัฒนาโดย Rosstat (เดิมชื่อ Goskomstat ของสหพันธรัฐรัสเซีย) หรือธนาคารกลาง) และ พัฒนาโดยผู้เสียภาษีอย่างอิสระ

มาตรา 9 ของกฎหมายหมายเลข 402-FZ ประกอบด้วยรายการรายละเอียดบังคับของเอกสารหลัก (แบบรวมหรือพัฒนาอย่างอิสระ):

• ชื่อเรื่องของเอกสาร
• วันที่จัดทำเอกสาร
• ชื่อของหน่วยงานทางเศรษฐกิจที่รวบรวมเอกสาร
• เนื้อหาของความเป็นจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจ
• มูลค่าของการวัดทางธรรมชาติและ (หรือ) ทางการเงินของความเป็นจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจโดยระบุหน่วยการวัด
• ชื่อตำแหน่งของบุคคลที่ทำธุรกรรมเสร็จสิ้น การดำเนินงาน และผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ
• ลายเซ็นของบุคคลเหล่านี้

ส่วนตราประทับนั้นแม้จะไม่ได้ระบุไว้ในรายละเอียดที่จำเป็นก็ตาม หากมีช่อง “ส.ส.” (พื้นที่สำหรับพิมพ์) ต้องมีสำนักพิมพ์

หากผู้เสียภาษีพอใจกับแบบฟอร์มรวมจาก Goskomstat (โชคดีที่รายการมีจำนวนมาก) ก็ไม่จำเป็นต้องพัฒนาแบบฟอร์มของคุณเอง นอกจากนี้ยังมีแนวคิดของ "ประถมศึกษาที่ทันสมัย" เช่น เอกสารหลักแบบรวมที่ผู้เสียภาษีได้ทำการเพิ่มเติมด้วยตนเอง

บันทึก, คุณไม่สามารถพัฒนาและอนุมัติได้อย่างอิสระแบบฟอร์มเอกสารหลักดังต่อไปนี้:

• เอกสารเงินสด
• คำสั่งจ่ายเงินและเอกสารการชำระหนี้ของธนาคารอื่น ๆ
• แบบฟอร์มรวมสำหรับการชำระเงินโดยใช้เครื่องบันทึกเงินสด
• ใบนำส่งสินค้า;
• เงินเดือนและเงินเดือน

เอกสารหลักดังกล่าวสามารถรวมเป็นหนึ่งเดียวเท่านั้น

ฉันจะหาตัวอย่างเอกสารหลักแบบรวมศูนย์ได้ที่ไหน

การพัฒนาและการอนุมัติแบบฟอร์มสำหรับเอกสารหลักเป็นความรับผิดชอบของ Goskomstat (ปัจจุบันคือ Rosstat) ปัจจุบันยังคงใช้รูปแบบรวมที่พัฒนาขึ้นในทศวรรษที่ 90 ของศตวรรษที่ผ่านมา เฉพาะเอกสารการชำระเงิน (การชำระเงิน) ที่พัฒนาโดยธนาคารแห่งรัสเซียเท่านั้นที่มีฉบับที่ค่อนข้างใหม่ - ตั้งแต่ปี 2555

เอกสารดังกล่าวเรียกว่าแตกต่างกัน: การกระทำ, วารสาร, ใบแจ้งหนี้, ใบแจ้งยอด, คำสั่ง, หนังสือ, คำแนะนำ, การคำนวณ, หนังสือมอบอำนาจ, คำสั่ง ฯลฯ เมื่อใช้ตารางนี้คุณจะพบว่ามติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐเป็นรูปแบบรวมของหลักหลัก เอกสารที่คุณต้องการได้รับการเผยแพร่แล้ว

วัตถุประสงค์ของเอกสารหลัก	การกระทำทางกฎหมาย
การบัญชีบุคลากร ชั่วโมงการทำงาน และการคำนวณค่าจ้าง	มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 5 มกราคม 2547 N 1
การบัญชีสำหรับธุรกรรมเงินสด	มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 18 สิงหาคม 2541 N 88; มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 01.08.2001 N 55;
การบัญชีสำหรับการชำระหนี้โดยใช้เครื่องบันทึกเงินสด
เอกสารการชำระเงิน (การชำระเงิน)	ข้อบังคับเกี่ยวกับหลักเกณฑ์ในการโอนเงิน (อนุมัติโดยธนาคารแห่งรัสเซียเมื่อวันที่ 19 มิถุนายน 2555 N 383-P ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 29 เมษายน 2557)
การบัญชีสำหรับการดำเนินงานการค้าและการจัดเลี้ยง	มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 ธันวาคม 2541 N 132
การบัญชีสำหรับงานในการก่อสร้างทุนและการซ่อมแซมและงานก่อสร้าง	มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 11 พฤศจิกายน 2542 N 100
การบัญชีสำหรับงานขนส่งทางถนน
การบัญชีสำหรับการดำเนินงานของเครื่องจักรและกลไกการก่อสร้าง	มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 28 พฤศจิกายน 2540 N 78
การบัญชีสำหรับสินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์ไม่มีตัวตน	มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 21 มกราคม 2546 N 7
การบัญชีสำหรับรายการที่มีมูลค่าต่ำ
การบัญชีสำหรับสินค้าและรายการสินค้าคงคลัง	มติของ Rosstat ลงวันที่ 08/09/1999 N 66
การบัญชีวัสดุ	มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 30 ตุลาคม 2540 N 71a
การบัญชีสำหรับผลลัพธ์สินค้าคงคลัง	มติของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 18 สิงหาคม 2541 N 88

บนเว็บไซต์ของเรา คุณสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มเอกสารหลักแบบรวมศูนย์ได้และโดย

แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวด (SRF) ก็เป็นเอกสารหลักเช่นกัน แต่มีข้อกำหนดพิเศษ รายการรายละเอียด BSO ที่บังคับนั้นกว้างกว่ารายการเอกสารหลักทั่วไป โดยเฉพาะอย่างยิ่ง TIN และต้องมีตราประทับ

ในบทความ "" คุณจะพบว่าในกรณีใดที่จำเป็นต้องใช้รูปแบบรวมของเอกสารนี้และเมื่อใดที่คุณจะสามารถพัฒนาได้ด้วยตัวเอง

ข้อผิดพลาดในเอกสารหลัก

ประการแรก เอกสารต้นฉบับต้องมีรายละเอียดบังคับที่ระบุอย่างถูกต้อง ตามที่กระทรวงการคลังระบุว่าผู้เสียภาษีสามารถพิจารณาค่าใช้จ่ายในการคืนภาษีหลักได้หากมีข้อผิดพลาดเล็กน้อยเท่านั้น

ข้อผิดพลาดดังกล่าวไม่ควรรบกวนการระบุผู้ขายและผู้ซื้อที่ถูกต้องชื่อของสินค้าและมูลค่าของพวกเขาและสถานการณ์อื่น ๆ ของความเป็นจริงทางเศรษฐกิจที่บันทึกไว้ (จากจดหมายกระทรวงการคลังลงวันที่ 4 กุมภาพันธ์ 2558 เลขที่ 03-03-10/4547).

น่าเสียดายที่การกำหนดคำอธิบายของเจ้าหน้าที่โดยทั่วไปที่คล่องตัวมักไม่ได้ทำให้สามารถเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าความไม่ถูกต้องหรือข้อผิดพลาดใดในเอกสารหลักจะถือว่าไม่มีนัยสำคัญ

ตัวอย่างเช่น เป็นข้อผิดพลาดเล็กน้อยหรือไม่หากชื่อของผู้เสียภาษีใช้อักษรตัวพิมพ์เล็กแทนที่จะเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ในจดหมายอีกฉบับลงวันที่ 05/02/2555 ฉบับที่ 03-07-11/130 กระทรวงการคลังระบุว่ามีข้อผิดพลาดเช่นการแทนที่ตัวพิมพ์ใหญ่ด้วยตัวพิมพ์เล็กและในทางกลับกัน ตัวอักษรกลับด้าน; การบ่งชี้รูปแบบองค์กรและกฎหมายที่ไม่ถูกต้องไม่เป็นอุปสรรคต่อการระบุผู้เสียภาษี (หากระบุ TIN และรายละเอียดอื่น ๆ อย่างถูกต้อง)

แต่ข้อผิดพลาดต่อไปนี้ถือได้ว่ามีความสำคัญสำหรับเอกสารหลัก:

• ข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์ (ระบุราคา/ปริมาณของผลิตภัณฑ์หรือจำนวนภาษีไม่ถูกต้อง)
• ชื่อที่แตกต่างกันของผลิตภัณฑ์เดียวกัน (ตัวอย่างเช่นในข้อกำหนดสำหรับสัญญาจัดหาขนมเรียกว่า "ขนมวาฟเฟิลในช็อคโกแลต" และในใบแจ้งหนี้ - "หมีในภาคเหนือ");
• ตำแหน่งงานที่ไม่ถูกต้องของผู้ที่ลงนามในเอกสารหลัก (เช่น หนังสือมอบอำนาจระบุว่า “รองผู้อำนวยการทั่วไป” และใบรับรองการยอมรับระบุว่า “รองผู้อำนวยการ”)
• จำนวนเงินในตัวเลขไม่ตรงกับจำนวนเดียวกันที่ระบุในคำพูด (แทนที่จะเขียน 155,000 รูเบิล (หนึ่งแสนห้าหมื่นห้าพันรูเบิล) เขียน 155,000 รูเบิล (ห้าหมื่นห้าพันรูเบิล)

สำนักงานภาษีอาจไม่รับค่าใช้จ่ายสำหรับเอกสารหลักดังกล่าวคู่สัญญาอาจมีปัญหาในการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม

คุณสามารถแก้ไขเอกสารหลักได้ ในทางแก้ไขเท่านั้น(ข้อความที่ไม่ถูกต้องจะถูกขีดฆ่าด้วยเส้นบางๆ หนึ่งเส้น และข้อความที่ถูกต้องจะถูกเขียนไว้ด้านบน) การแก้ไขจะมาพร้อมกับคำจารึกว่า "แก้ไขแล้ว" วันที่และลายเซ็นของผู้รับผิดชอบ การแก้ไขคำสั่งซื้อขาเข้าและขาออก เอกสารธนาคาร และ BSO เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ พวกเขาจำเป็นต้องรวบรวมใหม่

ให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าเอกสารหลักมีการลงนามในช่วงระยะเวลาที่ถูกต้องของหนังสือมอบอำนาจที่ออกเพื่อการลงนามมิฉะนั้นผู้ตรวจสอบจะพิจารณาว่าเอกสารนั้นลงนามโดยพนักงานที่ไม่ได้รับอนุญาต สิ่งเดียวกันนี้จำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบเกี่ยวกับลายเซ็นในเอกสารหลักของคุณของตัวแทนของคู่สัญญา: หนังสือมอบอำนาจที่ออกให้กับพวกเขาจะต้องเป็นปัจจุบัน

เมื่อเตรียมเอกสารหลัก คุณไม่เพียงแต่ต้องระมัดระวังในการกรอกเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงวันที่และรายละเอียดอื่น ๆ กับเอกสารอื่น ๆ เช่น สัญญาและใบแจ้งหนี้ด้วย ดังนั้นการหักภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ที่จัดทำขึ้นก่อนใบส่งมอบสินค้าจึงเป็นข้อขัดแย้ง

คำถามจากหน่วยงานด้านภาษีจะถูกถามโดยใบแจ้งหนี้หรือการกระทำที่ลงนามเร็วกว่าข้อตกลง ซึ่งการดำเนินการจะได้รับการยืนยันโดยเอกสารหลัก มีวิธีออกจากสถานการณ์นี้ตามที่บัญญัติไว้ในวรรค 2 ของมาตรา มาตรา 425 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซีย: ระบุในข้อความของข้อตกลงในวรรคต่อไปนี้: “ ข้อกำหนดของข้อตกลงนี้ยังใช้กับความสัมพันธ์ของคู่สัญญาที่เกิดขึ้นก่อนที่จะสรุป”

หรือยกตัวอย่างนิติกรรมระบุว่างานแล้วเสร็จในช่วงวันที่ 10 มีนาคม ถึง 30 มีนาคม ส่วนในสัญญากำหนดระยะเวลาการทำงานตั้งแต่วันที่ 10 เมษายน ถึง 30 เมษายน ในกรณีนี้คุณสามารถจัดทำข้อตกลงเพิ่มเติมสำหรับสัญญาซึ่งระบุกำหนดเวลาที่แท้จริงสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นหรือระบุในการดำเนินการว่างานเสร็จก่อนกำหนด

ผู้รับเหมาต้องระมัดระวังเมื่อลูกค้าลงนามในใบรับรองการเสร็จงาน หากผู้รับเหมาช่วงมีส่วนเกี่ยวข้องภายใต้สัญญา ผู้รับเหมาจะต้องลงนามในข้อตกลงกับผู้รับเหมาก่อนส่งมอบงานให้กับลูกค้า หากวันที่เหล่านี้ไม่สอดคล้องกัน เจ้าหน้าที่ภาษีอาจพิจารณาต้นทุนของผู้รับเหมาช่วงที่ไม่ยุติธรรมและไม่รู้จักต้นทุนเหล่านี้เมื่อคำนวณฐานภาษี

การไหลของเอกสารของเอกสารหลัก

ผังเอกสารของเอกสารหลักประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

• การจัดทำเอกสารเบื้องต้น
• โอนเอกสารไปยังแผนกบัญชีซึ่งมีการตรวจสอบและลงทะเบียน
• ที่เก็บข้อมูลปัจจุบันและการถ่ายโอนเอกสารไปยังไฟล์เก็บถาวรในภายหลัง

ไม่ใช่คำถามไร้สาระ: ควรร่างเอกสารหลักเมื่อใด คำตอบนี้อยู่ในมาตรา 9 ของกฎหมายหมายเลข 402-FZ “ จะต้องจัดทำเอกสารทางบัญชีหลัก เมื่อกระทำความจริงของชีวิตทางเศรษฐกิจและหากเป็นไปไม่ได้ ให้ดำเนินการทันทีหลังจากเสร็จสิ้น”

เป็นที่ยอมรับไม่ได้ในการจัดทำเอกสารหลักหลายวันหลังจากการทำธุรกรรมทางธุรกิจ พนักงานทุกคนที่มีสิทธิ์ในการลงทะเบียนหลักจะต้องปฏิบัติตามตารางการไหลของเอกสารซึ่งคุณสามารถกำหนดได้เช่นกำหนดเวลาในการส่งเอกสารไปยังแผนกบัญชีดังต่อไปนี้:

• คำสั่งซื้อเงินสดเข้าและออก - ในวันที่จัดทำ
• เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการลงทะเบียนการขาย - ไม่เกินวันทำการถัดไป
• รายงานล่วงหน้า - ไม่เกินสามวันทำการหลังจากใช้เงินหมด
• ใบรับรองความไม่สามารถทำงาน - ไม่เกินวันทำการถัดไปหลังจากไปทำงาน ฯลฯ

สำหรับเอกสารที่ลงนามโดยคู่สัญญา ภาระผูกพันในการโอนในเวลาที่เหมาะสมสามารถระบุไว้ในข้อความของสัญญา เช่น: “ผู้ซื้อตกลงที่จะโอนต้นฉบับของใบส่งมอบที่ลงนามแล้วไปยังซัพพลายเออร์ การกระทำ และใบแจ้งหนี้ไม่เกินสองวันทำการนับจากวันที่ลงนาม”

เมื่อส่งเอกสารหลักที่ลงนามแล้ว แผนกบัญชีจะตรวจสอบแบบฟอร์มของเอกสาร ความพร้อมของรายละเอียดที่จำเป็น ความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกรรมทางธุรกิจ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ ข้อมูลจากเอกสารหลักที่ตรวจสอบแล้วจะถูกป้อนลงในทะเบียนทางบัญชี

โดยปกติการจัดเก็บเอกสารหลักในปัจจุบันจะดำเนินการในแผนกบัญชี และ ณ สิ้นปี เอกสารจะถูกจัดกลุ่มตามวันที่ รวบรวมเป็นกลุ่มและโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร เอกสารหลักจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี

การบัญชีเป็นระบบที่มีการจัดการที่ซับซ้อน โดยพื้นฐานแล้ว ข้อมูลจะถูกรวบรวมไว้ในเอกสารหลัก การลงทะเบียน และการวิเคราะห์เพิ่มเติม เหล่านั้น. การบัญชีคือการแสดงออกของธุรกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจทั้งหมดในรูปแบบการเงิน คุณจะได้เรียนรู้วิธีดำเนินการบัญชีหลักในบทความ

ทุกสิ่งมีราคาของมัน

การบัญชีช่วยให้คุณสามารถนำธุรกรรมทั้งหมดมาเป็นเงื่อนไขทางการเงินได้ ตัวอย่างเช่น แรงงานสัมพันธ์ ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ การเก็บบันทึกชั่วโมงการทำงาน ความสัมพันธ์กับรัฐ - การจ่ายภาษี มันสะท้อนให้เห็นไม่เพียงแต่การดำเนินการของการดำเนินการดังกล่าวเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงการวิเคราะห์ด้วย สิ่งนี้ช่วยให้เราสามารถสรุปข้อสรุปเกี่ยวกับความสามารถในการละลายและความน่าเชื่อถือขององค์กรโดยรวมได้ และบนพื้นฐานนี้ ขจัดจุดอ่อนของนโยบายการเงิน และเลือกทิศทางการพัฒนาต่อไป

สำคัญ: พื้นฐานสำหรับทิศทางการพัฒนาองค์กรต่อไปคือการบำรุงรักษาการบัญชีหลัก

นี่คือรากฐานที่ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้

เอกสารที่มา

ข้างต้น เราเรียกเอกสารหลักว่าเป็นรากฐานของการบัญชีในองค์กร นอกจากนี้ยังสามารถเปรียบเทียบได้กับรากของต้นไม้ซึ่งลำต้นและกิ่งก้านจะเติบโตในภายหลัง ใบเป็นการบัญชีสังเคราะห์ซึ่งช่วยให้คุณประเมินงานของบริษัทได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน

ลองให้คำนิยาม เอกสารหลักเป็นเอกสารเฉพาะของแบบฟอร์มที่กฎหมายกำหนดไว้อย่างชัดเจนซึ่งกรอกตามกฎการบัญชีคำแนะนำด้านภาษีการธนาคารสถิติและหน่วยงานอื่น ๆ ที่สนใจในเรื่องนี้

การอนุมัติเอกสารหลักเกิดขึ้นในหน่วยงานทางสถิติ แผนกต่างๆ จะออกเอกสารเฉพาะทางและเน้นเฉพาะเจาะจงมากขึ้นสำหรับกิจกรรมแต่ละประเภท

เอกสารดังกล่าวช่วยให้คุณสามารถบันทึกและติดตามธุรกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจในองค์กร เหล่านั้น. นี่เป็นพื้นฐานของอุปกรณ์ที่ใช้แล้วในแต่ละบริษัท

กฎการกรอก

นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่าหน่วยงานทางสถิติมีหน้าที่ในการอนุมัติเอกสารแล้ว พวกเขายังได้พัฒนาข้อกำหนดหลายประการสำหรับการกรอกเอกสารเหล่านั้น

การกรอกที่จำเป็น:

• ชื่อเต็มของเอกสาร (ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวย่อ)
• วันที่ออกเอกสาร
• ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กรที่จัดทำเอกสารและวัตถุประสงค์ของเอกสารนั้น
• รายละเอียดธนาคารแบบเต็มของคู่สัญญา หากจำเป็น
• ข้อมูลครบถ้วนเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจทั้งเชิงปริมาณและการเงิน
• ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่มีสิทธิรับรองเอกสาร (ตำแหน่ง, ลายเซ็นต์, ใบรับรองผลการเรียน)
• ประทับตราหรือประทับตรา (เปียก)

แม้ว่าข้อกำหนดข้างต้นจะมีผลบังคับใช้ แต่ในบางกรณี เนื่องจากการไม่ตั้งใจหรือเหตุผลอื่นๆ อาจพลาดหนึ่งคะแนนขึ้นไป การละเมิดนี้ไม่ได้นำมาซึ่งความไม่ถูกต้องของการบัญชีหลัก

ประเภทของเอกสารหลัก

มีการออกเอกสารเฉพาะสำหรับธุรกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจแต่ละรายการ เรามาแสดงรายการหลักกัน

• ใบแจ้งหนี้ – สำหรับผู้ซื้อซึ่งระบุชื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการ รายละเอียดธนาคารของซัพพลายเออร์
• คำสั่งจ่ายเงิน - สำหรับซัพพลายเออร์จากผู้ซื้อยืนยันความจริงของการชำระเงินแบบฟอร์มที่ไม่ใช่เงินสด
• ใบเสร็จรับเงิน - สำหรับผู้ซื้อตามที่เขาจ่ายให้ซัพพลายเออร์เป็นเงินสด
• ใบแจ้งยอดธนาคาร – ช่วยให้คุณเห็นความเคลื่อนไหวของเงินทุนในบัญชีปัจจุบันของบริษัทในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
• คำสั่งซื้อเงินสด – ช่วยให้คุณเห็นความเคลื่อนไหวของเงินทุนในเครื่องบันทึกเงินสดขององค์กร
• ใบนำส่งสินค้าหรือเอกสารการโอนสากล ใบแจ้งหนี้ – ยืนยันการจัดส่งวัสดุหรือการให้บริการหลังการชำระเงิน โดยระบุชื่อผลิตภัณฑ์ ปริมาณ และราคา
• ใบตราส่งสินค้า - สำหรับการขนส่งวัสดุจากซัพพลายเออร์ไปยังผู้ซื้อ โดยระบุชื่อนามสกุลเต็มของซัพพลายเออร์และผู้ซื้อ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ตามกฎหมาย สถานที่ต้นทางในการขนส่งสินค้า และข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขนส่ง
• ใบเสร็จรับเงินการขาย เช่น ใบส่งมอบ จะยืนยันการจัดส่งสินค้าจากซัพพลายเออร์ไปยังผู้ซื้อ ต้องมีวันที่ เลขที่ และต้องจดทะเบียนกับกรมสรรพากร
• รายงานล่วงหน้าเป็นเอกสารการรายงานที่ยืนยันว่ามีการใช้จ่ายเงินที่ต้องรับผิดชอบให้กับพนักงานอย่างไร นอกจากนี้ใบเสร็จรับเงินใบเสร็จรับเงินข้อตกลงการสมัครยืนยันค่าใช้จ่ายจะแนบมากับแผ่น A4
• ใบบันทึกเวลา - บันทึกจำนวนชั่วโมงที่พนักงานทำงานในองค์กรต่อเดือน
• เงินเดือนเงินเดือนหรือเงินเดือน - บนพื้นฐานของค่าจ้างแรกจะถูกคำนวณและบนพื้นฐานของครั้งที่สองจะออกเงินเดือน

ข้อสำคัญ: เอกสารข้างต้นเป็นมาตรฐานและเป็นเอกภาพตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด พวกเขาไม่สามารถดำเนินการได้ตามคำขอของผู้นำหรือเปลี่ยนแปลงในทางใดทางหนึ่ง

อนุญาตให้ป้อนเอกสารเพิ่มเติมตามลักษณะเฉพาะของงาน

การแก้ไขในเอกสารหลัก

ไม่สามารถกรอกแบบฟอร์มให้ถูกต้องได้เสมอไป บางส่วนอนุญาตให้มีการแก้ไข บางส่วนจำเป็นต้องเขียนใหม่ การแก้ไขเกิดขึ้นได้อย่างไรด้านล่าง

การแก้ไขในเอกสารหลัก:

• ไม่อนุญาตให้มีการแก้ไขในเอกสารการรายงานที่ไม่เข้มงวด - จะต้องเขียนใหม่ทั้งหมด
• ในเอกสารการรายงานที่เข้มงวด: ขีดฆ่าข้อผิดพลาดด้วยเส้นสีแดงในแนวทแยงในเซลล์เดียวและทำเครื่องหมายว่า "ยกเลิก" หากแบบฟอร์มไม่ถูกต้อง โปรดบันทึกไว้
• การแก้ไขใดๆ: ขีดฆ่า เขียนเวอร์ชันที่ถูกต้องไว้ด้านบน แล้วเขียนว่า “เชื่อคนแก้ไข” ประทับตราและลายเซ็นต์ของพนักงานแก้ไข
• ห้ามแรเงาหรือสร้างเส้นหนาผ่านเครื่องหมายขีดฆ่า

อายุการเก็บรักษา

อายุการเก็บรักษาในรูปแบบต่างๆจะแตกต่างกันไป ต้องเก็บไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี ตัวอย่างเช่น เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน (ค่าจ้าง ภาษี ไฟล์ส่วนตัว) จะต้องเก็บไว้อย่างน้อย 75 ปี นี่เป็นเพราะอดีตพนักงานร้องขอการคำนวณเงินบำนาญบ่อยครั้ง

หากคุณตัดสินใจที่จะล้างเอกสารเก่าบนชั้นวาง หลังจากหมดระยะเวลาการจัดเก็บแล้ว ให้จัดทำพระราชบัญญัติพิเศษและรวบรวมค่าคอมมิชชั่นสำหรับการกำจัดเอกสารหลัก

ผลลัพธ์

ดังนั้นเราจึงดูวิธีการดูแลรักษาเอกสารหลัก เป็นพื้นฐานสำหรับแผนกบัญชีทั้งหมดขององค์กร ดังนั้นการบัญชีหลักควรได้รับการจัดการด้วยความรับผิดชอบและความระมัดระวัง

เอกสารทางบัญชีหลักเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ได้รับการพัฒนาโดยหน่วยงานทางสถิติ องค์กรไม่มีสิทธิ์ทำการเปลี่ยนแปลงของตนเอง ต้องกรอกชื่อเรื่องของเอกสาร, วันที่ดำเนินการ, ชื่อเต็มของคู่สัญญาของผู้ซื้อและซัพพลายเออร์, ชื่อของผลิตภัณฑ์ในแง่มูลค่าและปริมาณ และลายเซ็นของผู้มีอำนาจจะต้องกรอก

อนุญาตให้แก้ไขในเอกสารหลักได้ ในการดำเนินการนี้ ควรขีดฆ่ารายการที่ไม่ถูกต้องและเขียนเวอร์ชันที่ถูกต้องไว้ด้านบนโดยระบุว่า "เชื่อถูกต้อง" วันที่ ลายเซ็น และตราประทับขององค์กร

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักคือ 5 ปีขึ้นไป

ในรัสเซีย กฎหมายกำหนดให้บริษัทและผู้ประกอบการต้องบันทึกธุรกรรมทั้งหมดไว้ในเอกสารหลัก วัตถุประสงค์ของเอกสารดังกล่าวคือเพื่อยืนยันข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น (การรับผลิตภัณฑ์ การจัดส่งจากคลังสินค้า การขาย ฯลฯ) และการลงทะเบียนทางกฎหมายของการดำเนินการที่เสร็จสมบูรณ์

ข้อกำหนดหลักสำหรับการลงทะเบียน ได้แก่ การป้อนข้อมูลที่เชื่อถือได้ จัดทำขึ้นระหว่างการดำเนินการหรือหลังจากเสร็จสิ้น

มีไว้เพื่ออะไร?

เอกสารหลักคือเอกสารประกอบว่า ยืนยันการทำธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดโดยผู้ประกอบการและบริษัท- การลงทะเบียนจะดำเนินการตามลำดับการดำเนินการ หากมีการรวบรวมไม่ถูกต้อง องค์กรจะไม่สามารถคำนวณฐานภาษีที่เชื่อถือได้ ซึ่งนำไปสู่ความขัดแย้งกับหน่วยงานด้านภาษี และอาจต้องมีบทลงโทษกับบริษัท

เอกสารนี้ได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีหากจัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มที่ระบุในข้อบังคับเกี่ยวกับการบัญชีและการรายงานทางการเงินในสหพันธรัฐรัสเซีย

แบบฟอร์มมาตรฐานอาจมีคอลัมน์และบรรทัดเพิ่มเติมโดยที่ยังคงรายละเอียดทั้งหมดที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงจะต้องจัดทำคำสั่งหรือคำสั่ง เฉพาะแบบฟอร์มธุรกรรมเงินสดเท่านั้นที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

เอกสารหลักให้ข้อมูลสำหรับการสร้างรายงานและเอกสารทางบัญชี สามารถรวบรวมด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือเขียนด้วยลายมือ สร้างขึ้นเพื่อบันทึกการชำระบัญชี วัสดุ หรือธุรกรรมทางการเงินทุกขนาด

พันธุ์ของมัน

เอกสารหลัก ได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบรั้ว ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ

ในการบัญชีแบ่งออกเป็นหลายประเภท:

• ภายนอก(ดำเนินการนอกขอบเขตบริษัท)
• ภายใน(ทำภายในบริษัท)

เอกสารประกอบยังสามารถสะสมหรือครั้งเดียว:

• สะสมเอกสาร (คำสั่งงาน บัตรจำกัด) จะถูกร่างขึ้นในระยะเวลานาน และสะท้อนถึงการดำเนินการซ้ำๆ กัน
• ครั้งหนึ่งเอกสาร (คำสั่งซื้อเงินสดและ) ใช้เพื่อรายงานธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์

องค์กรและการบริหารเอกสารประกอบด้วยคำแนะนำ คำสั่ง หนังสือมอบอำนาจ และคำสั่ง พวกเขาให้สิทธิ์ในการดำเนินการที่ระบุ ข้อมูลของพวกเขาไม่ได้ถูกเพิ่มลงในการลงทะเบียนการบัญชี

ใน พ้นผิดเอกสารประกอบ (ข้อกำหนดการชำระเงิน ใบสั่งซื้อใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ) สะท้อนถึงการดำเนินงาน ข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาถูกป้อนลงในทะเบียนการบัญชี

เอกสารบางฉบับรวมคุณลักษณะประเภทยกเว้นและอนุญาตเข้าด้วยกัน อาจเป็นคำสั่งซื้อเงินสด สลิปเงินเดือน

คุณสามารถรับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการรายงานทั้งหมดนี้ได้จากวิดีโอต่อไปนี้:

จะทำงานอย่างไรให้ถูกต้อง?

สำหรับการบัญชีหลักที่เกี่ยวข้องจะมีการตกลงกำหนดการหมุนเวียนเอกสารโดยกำหนดลำดับและช่วงเวลาของการเคลื่อนไหวใน บริษัท และส่งไปยังแผนกบัญชี จะต้องตรวจสอบในรูปแบบ (เพื่อความครบถ้วนและถูกต้องของการเตรียมการ) เนื้อหา (ความสัมพันธ์ของตัวบ่งชี้) และทางคณิตศาสตร์ (โดยการรวมค่า)

ก่อนอื่นคุณต้องพิจารณาว่าเป็นเอกสารทางบัญชีหรือไม่ ควรสะท้อนข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจที่เสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นจึงระบุความเคลื่อนไหวของรายการสินค้าคงคลังและใบเสร็จรับเงินระบุค่าใช้จ่ายทางการเงิน

เอกสารทางบัญชีไม่รวมถึงร่าง บันทึก สารสกัดจากหนังสือพิมพ์ และเอกสารที่รวบรวมนอกกฎเกณฑ์

ถัดไป กำหนดความสัมพันธ์ของเอกสารกับองค์กร มีการตรวจสอบรายละเอียดของบริษัทหรือผู้เชี่ยวชาญ (ชื่อเอกสาร วันที่จัดทำ ชื่อบริษัท ต้นทุนและเนื้อหาทางกายภาพของธุรกรรมทางธุรกิจ ตำแหน่งของผู้รับผิดชอบ ลายเซ็นส่วนตัว) ลายเซ็นทั้งหมดจะต้องเป็นต้นฉบับ ตรวจสอบประเภทของตราประทับด้วย (บางบริษัทอาจมีตราประทับหลายอัน - สำหรับเอกสารและตราประทับ)

หลังจากได้รับการยอมรับแล้วข้อมูลจะถูกป้อนลงในทะเบียนการบัญชีและทำเครื่องหมายในแบบฟอร์ม ธุรกรรมทางธุรกิจจะต้องสะท้อนให้เห็นตามลำดับและจัดกลุ่มเป็นบัญชีบางบัญชี การลงทะเบียนการบัญชีที่ปรากฏอาจเป็นบัตร (สำหรับการบัญชีวัสดุและ) หนังสือ (หลัก) หรือนิตยสาร ขึ้นอยู่กับประเภทของบันทึก การลงทะเบียนจะแบ่งออกเป็นแบบรวม (คำสั่งซื้อ) เป็นระบบ (สมุดบัญชีทั่วไป) และตามลำดับเวลา (สมุดทะเบียน)

ตามข้อกำหนดของ Goskomstat ต้องเตรียมเอกสารทางบัญชีหลักดังนี้:

• กรอกด้วยปากกาลูกลื่น หมึก บนเครื่องพิมพ์ดีดหรือคอมพิวเตอร์
• เรียบเรียงเป็นตัวเลขชัดเจนอ่านง่าย
• มีรายละเอียดทั้งหมด
• ในเอกสารทางการเงินจำนวนเงินทั้งหมดจะถูกเขียนและระบุเป็นตัวเลข
• มีลายเซ็นส่วนตัวของผู้จัดการ หัวหน้าฝ่ายบัญชี หรือผู้มีอำนาจ;
• ถูกปิดผนึก

ผู้มีอำนาจมีหน้าที่รับผิดชอบในการเตรียมเอกสารที่เชื่อถือได้และทันเวลาเพื่อสะท้อนข้อมูลที่มีอยู่ในการบัญชี

แก้ไขข้อผิดพลาด

ด้านล่างนี้เป็นรายการข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเมื่อจัดทำเอกสาร:

• การใช้แบบฟอร์มที่บริษัทจัดทำขึ้นโดยอิสระ โดยไม่ได้รับการยืนยันจากคำสั่งจากผู้จัดการและการลงทะเบียนที่เกี่ยวข้องในทะเบียนการบัญชี
• การดำเนินการที่ไม่ถูกต้องโดยผู้จัดการรายชื่อผู้มีอำนาจลงนาม
• ขาดรายละเอียด
• การละเว้นในการจัดทำรายละเอียดที่จำเป็น รอยเปื้อนหรือการแก้ไข การละเมิดกฎ
• บันทึกดินสอกราไฟท์
• การปรับเปลี่ยนเอกสารเงินสด
• การปรากฏตัวของข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์
• ไม่มีขีดกลางสำหรับบรรทัดว่าง

หากมีข้อผิดพลาดโครงสร้างการตรวจสอบจะไม่ยอมรับเอกสารทางบัญชีหรือรับรู้ว่าเป็นเท็จ

การแก้ไขเงินสดและเอกสารทางบัญชีดำเนินการตามกฎต่อไปนี้:

• ไม่อนุญาตให้ใช้เครื่องพิสูจน์อักษร การลบและการปรับแต่งเอกสาร (คำสั่งเดบิตเงินสดและใบเสร็จรับเงิน ใบเสร็จรับเงิน)
• หากตรวจพบข้อผิดพลาดควรยกเลิกเอกสารและวาดใหม่อีกครั้ง
• เอกสารที่เสียหายหรือกรอกไม่ถูกต้องจะไม่ถูกทำลาย แต่จะถูกขีดฆ่าและเพิ่มลงในเครื่องบันทึกเงินสดในวันที่ออก

การแก้ไขจะดำเนินการกับเอกสารอื่น ๆ หลังจากที่ได้รับการตกลงกับคู่สัญญาและลงนามยืนยันแล้ว

เมื่อแก้ไขแบบฟอร์มที่ต้องกรอกด้วยตนเอง ควรขีดฆ่ารายละเอียดหรือจำนวนที่ไม่ถูกต้องออก และเขียนค่าที่ถูกต้องไว้ที่ด้านบน คำว่า "แก้ไขแล้ว" จะถูกระบุในช่องของบรรทัดและได้รับความเห็นชอบจากบุคคลที่ลงนามในเอกสารนี้ก่อนหน้านี้ มีการระบุวันที่แก้ไข ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวแก้ไข การซับ และการลบข้อมูล

หากการแก้ไขไม่ถูกต้องและได้รับการรับรองจะถือว่าไม่ถูกต้อง

การเรียกคืนเอกสาร

ในกรณีที่เอกสารหลักเสียหาย ถูกทำลาย หรือสูญหาย (ตามคำสั่งหมายเลข 157 N) ผู้จัดการจะแต่งตั้งคณะกรรมการเพื่อวิเคราะห์เหตุผลในการเรียกคืนและตรวจจับผู้กระทำผิด บางครั้งผู้จัดการจะร่วมมือกับหน่วยงานสืบสวน การกำกับดูแลอัคคีภัย หรือโครงสร้างการรักษาความปลอดภัย ผลลัพธ์ของงานได้รับการบันทึกไว้ในการกระทำที่ได้รับอนุมัติจากผู้จัดการ จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์บันทึกประจำวันสำหรับธุรกรรมอื่นๆ

ตามคำสั่งหมายเลข 157 N กระดาษหลักสามารถจัดเก็บได้ทั้งบนกระดาษและบนสื่อบันทึกของเครื่อง (โดยใช้ลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์)

อายุการเก็บรักษา

ตามศิลปะ 17 กฎหมายของรัฐบาลกลาง“ ในการบัญชี” แต่ละ บริษัท จะต้องจัดเก็บเอกสารรายงานทางบัญชีและทะเบียนการบัญชีที่เหมาะสมตามกำหนดเวลาที่กำหนด แต่ อย่างน้อย 5 ปี.

การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะดำเนินการตามข้อกำหนดของกฎหมายและหากมีสื่อคอมพิวเตอร์ ในขณะเดียวกันก็มีการคุ้มครองหัวหน้าบริษัทจากการปรับเปลี่ยนที่ผิดกฎหมาย

บทลงโทษ

ข้อผิดพลาดในเอกสารหลักหรือการไม่มีเอกสารหลักอาจนำไปสู่ความสูญเสียทางการเงินของบริษัทได้ ตามศิลปะ มาตรา 120 แห่งประมวลกฎหมายภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย มีบทลงโทษสำหรับการละเมิดมาตรฐานการบัญชีต้นทุนและกำไรขั้นต้น:

• ในกรณีที่มีการละเมิดในช่วงระยะเวลาภาษีหนึ่ง - มากถึง 10,000 รูเบิล
• ในกรณีที่มีการละเมิดในช่วงระยะเวลาภาษีหลายช่วง - มากถึง 30,000 รูเบิล
• เมื่อการชำระภาษีลดลง - 20% ของจำนวนเงินสมทบที่ยังไม่ได้ชำระจาก 40,000 รูเบิล

การละเมิดบรรทัดฐานโดยรวมสำหรับการบัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายกำไรและวัตถุที่ต้องเสียภาษีรวมถึงการไม่มีเอกสารหลักและทะเบียนการบัญชี นอกจากนี้ยังรวมถึงการสะท้อนเป็นระยะในบัญชีการบัญชี ทะเบียนการบัญชี และรายงานธุรกรรมทางธุรกิจ สินทรัพย์ที่มีตัวตน การเงิน และสินทรัพย์ไม่มีตัวตน

หากไม่มีเอกสารเหล่านี้ บริษัทมีหน้าที่ต้องชำระภาษีมากเกินไป การถอนตัวสามารถทำได้ตามทิศทางของโครงสร้างที่เกี่ยวข้องซึ่งมีอำนาจปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ขณะเดียวกันก็รวบรวมทะเบียนเอกสารที่ยึดมาด้วย

โอ.วี. Kulagina ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี

การไหลของเอกสาร: เราสร้างมัน “ตามการบัญชี”

เอกสารมีทั้งจัดทำภายในองค์กรและรับจากภายนอก เอกสารส่วนใหญ่ถือเป็นเอกสารหลักซึ่งจำเป็นต้องผ่านแผนกบัญชี และบางครั้งนักบัญชีก็ต้อง "สะบัด" เอกสารเหล่านี้จากแผนกอื่นออกไป เราจะบอกวิธีจัดระเบียบการไหลของเอกสารเพื่อให้เอกสารถึงแผนกบัญชีตรงเวลา

Document Flow คืออะไร และเหตุใดจึงจำเป็น

ในระหว่างการเดินทาง "ชีวิต" เอกสารจะต้องผ่านหลายขั้นตอน ได้แก่ การสร้าง การประมวลผล การถ่ายโอนเพื่อการจัดเก็บและการทำลาย นี่คือการไหลของเอกสาร กระบวนการนี้สามารถควบคุมได้โดยใช้ตารางการไหลของเอกสาร คำแนะนำการไหลของเอกสาร ข้อบังคับการไหลของเอกสาร ฯลฯ แต่องค์กรส่วนใหญ่ใช้กำหนดการไหลของเอกสาร หลักเกณฑ์เกี่ยวกับเอกสารและการรับส่งเอกสารทางบัญชีได้รับการอนุมัติแล้ว กระทรวงการคลังของสหภาพโซเวียต 07.29.83 หมายเลข 105.

เราบอกผู้จัดการ

ตารางการไหลของเอกสารถือเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบควบคุมภายใน(สวีเค) ข้อ 41 ของกฎของรัฐบาลกลาง (มาตรฐาน) ของการตรวจสอบหมายเลข 8 ได้รับการอนุมัติ พระราชกฤษฎีการัฐบาล ลงวันที่ 23 กันยายน พ.ศ. 2545 ฉบับที่ 696- ยิ่งความน่าเชื่อถือของระบบควบคุมภายในสูงเท่าใด โอกาสที่จะได้รับรายงานการตรวจสอบพร้อมจำนวนความคิดเห็นขั้นต่ำก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น

การบัญชีมากกว่าแผนกอื่น ๆ มีความสนใจในความพร้อมใช้งานของเอกสารดังกล่าวและการปฏิบัติตามกฎที่กำหนดโดยแผนกนั้น เนื่องจากเนื่องจากได้รับการบัญชีหลักก่อนเวลาอันควร ธุรกรรมจะไม่สะท้อนให้เห็นในช่วงเวลาที่ทำขึ้นและ บางครั้งอาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นซึ่งต้องแก้ไขตามกฎของ PBU 22 /2010 ตัวอย่างเช่นหากพนักงานขับรถส่งต่อไม่ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกบัญชีตรงเวลาจะต้องแก้ไขข้อผิดพลาดในภายหลังเพราะโดยทั่วไปนี่ไม่ใช่ข้อมูลใหม่สำหรับองค์กรและเป็นสิ่งใหม่สำหรับนักบัญชีเท่านั้น ที่ได้รับเอกสารล่าช้า นอกจากนี้ เพื่อที่จะหักภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ที่องค์กรได้รับตรงเวลา แต่จะจบลงที่แผนกบัญชีในไตรมาสถัดไปเท่านั้น ตามหน่วยงานภาษีจำเป็นต้องส่งการอัปเดตจาก หนังสือของ Federal Tax Service ลงวันที่ 30 มีนาคม 2555 เลขที่ ED-3-3/1057@.

ด้วยความช่วยเหลือของตารางการไหลของเอกสารที่คุณสามารถแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบในการจัดทำและโอนเอกสารรวมทั้งกำหนดกำหนดเวลาเฉพาะสำหรับการโอนเอกสารหลักไปยังแผนกบัญชี ซึ่งจะช่วยให้นักบัญชีได้รับเอกสารตรงเวลา นอกจากนี้นักบัญชีจะไม่ต้องอธิบายให้พนักงานแต่ละคนทราบว่าต้องส่งเอกสารอะไรให้แผนกบัญชีและเมื่อใด

อย่างไรก็ตาม ตารางการไหลของเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของระบบควบคุมภายใน และแต่ละองค์กรจะต้องสร้างการควบคุมภายในของกิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งนี้จำเป็นตามกฎหมายการบัญชีใหม่ ศิลปะ. มาตรา 19 แห่งกฎหมายลงวันที่ 6 ธันวาคม พ.ศ. 2554 ฉบับที่ 402-FZ.

เราพัฒนาตารางการไหลของเอกสาร

กำหนดการไม่มีรูปแบบที่เป็นหนึ่งเดียว - แต่ละองค์กรจะต้องพัฒนากำหนดการอย่างเป็นอิสระ และยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่ก็ยิ่งมีกิจกรรมประเภทต่างๆ มากขึ้น กำหนดการก็ควรมีรายละเอียดมากขึ้น

การตัดสินใจเกี่ยวกับเอกสาร

ในขั้นแรก คุณจะต้องร่างโครงร่างช่วงของเอกสารที่สร้างขึ้นในกระบวนการกิจกรรมขององค์กร นอกเหนือจากการลงทะเบียนเงินสดหลักรายวัน บันทึกสินค้าคงคลังและบุคลากรแล้ว ยังรวมอยู่ในเอกสารกำหนดการสำหรับการดำเนินงานที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก (เช่น กิจกรรมบันเทิงและการส่งเสริมการขาย) การดำเนินการตามเอกสารเหล่านี้อย่างเหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรับรู้ค่าใช้จ่าย

กำหนดการจะต้องอธิบายกระบวนการเคลื่อนย้ายเอกสารที่ยืนยันข้อเท็จจริงบางประการของชีวิตทางเศรษฐกิจซึ่งนักบัญชีอาจไม่ทราบเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น แต่จะต้องสะท้อนให้เห็นในการบัญชี

ลองอธิบายด้วยตัวอย่าง ในการบัญชีและการบัญชีภาษีบัญชีเจ้าหนี้ให้กับซัพพลายเออร์ที่เลิกกิจการจะต้องถูกตัดออกเป็นรายได้ในวันที่เข้าสู่ทะเบียนนิติบุคคลแบบครบวงจรของนิติบุคคลเกี่ยวกับการชำระบัญชี ข้อ 6 PBU 4/99; ข้อ 16 PBU 9/99; ย่อย ศตวรรษที่ 18 รหัสภาษี 250 ของสหพันธรัฐรัสเซีย- แต่นักบัญชีไม่จำเป็นต้องติดตามกระบวนการชำระบัญชีของคู่สัญญาเพียงเพราะนี่ไม่ใช่งานของเขา ซึ่งหมายความว่าพนักงานที่มีความสามารถรวมถึงการทำงานกับบัญชีเจ้าหนี้จะต้องรายงานการชำระบัญชี และมีสถานการณ์เช่นนี้มากมาย ข้อมูลดังกล่าวสามารถส่งไปยังแผนกบัญชีในรูปแบบของใบรับรองหรือบันทึกช่วยจำซึ่งจะต้องรวมอยู่ในกำหนดการไหลของเอกสารด้วย ในตัวอย่างของเรา พนักงานที่รับผิดชอบต้องส่งสารสกัดจาก Unified State Register of Legal Entities

เราแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ

ทุกอย่างง่ายดายด้วยเอกสารหลัก พนักงานที่รับผิดชอบงานรวมถึงการจัดทำรายงานหลักมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการอย่างถูกต้อง ข้อ 6 ตอนที่ 2 ข้อ มาตรา 9 แห่งกฎหมายลงวันที่ 6 ธันวาคม พ.ศ. 2554 ฉบับที่ 402-FZ- ควรแต่งตั้งพนักงานคนเดียวกันนี้ให้รับผิดชอบการโอนเอกสารไปยังฝ่ายบัญชี ยิ่งมีคนกลางระหว่างผู้จัดเตรียมเอกสารกับฝ่ายบัญชีน้อยเท่าใดก็ยิ่งมีโอกาสที่เอกสารจะไม่สูญหายและมาถึงตรงเวลามากขึ้นเท่านั้น

เพื่อกระจายความรับผิดชอบในการจัดทำและส่งบันทึกราชการหรือใบรับรองให้แต่งตั้งผู้รับผิดชอบภายในแต่ละแผนก ตัวอย่างเช่น:

• ลูกหนี้ที่มีปัญหา - ผู้จัดการฝ่ายขายอาวุโส
• การตัดสินใจของการประชุมผู้เข้าร่วมขององค์กร - ที่ปรึกษากฎหมายอาวุโส
• การกำหนดมูลค่าตลาดของทรัพย์สิน – ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของแผนกการตลาดตามข้อตกลงกับหัวหน้าฝ่ายการผลิตและเทคนิค
• ข้อมูลวันหยุดพักผ่อนปกติสำหรับการคำนวณจำนวนหนี้สินโดยประมาณที่เกี่ยวข้อง (สำรอง) - หัวหน้าแผนกบุคคล
• กำหนดอายุการใช้งานของสินทรัพย์ถาวร - ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของแผนกการผลิตและเทคนิค

หากคุณไม่ได้แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ หากเอกสารสูญหายหรือพลาดกำหนดเวลาในการส่งก็จะไม่มีใครถาม ซึ่งหมายความว่านักบัญชีจะไม่บรรลุเป้าหมาย

การกำหนดเวลา

กำหนดเวลาที่พนักงานคนใดคนหนึ่งต้องส่งเอกสารไปยังแผนกบัญชีอาจเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในตารางการไหลของเอกสาร ระยะเวลานี้สามารถกำหนดเป็นวันใดวันหนึ่งของเดือนหรือจำนวนวันที่ผ่านไปนับตั้งแต่วันที่จัดทำหรือดำเนินการเอกสาร นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องคำนึงว่านักบัญชีอาจต้องใช้เวลามากกว่าหนึ่งวันในการประมวลผลเอกสารที่ได้รับและถ่ายโอนข้อมูลจากเอกสารเหล่านั้นไปยังทะเบียน ตัวอย่างเช่น ในองค์กร วันจ่ายเงินเดือนกำหนดไว้เป็นวันที่ 7 นักบัญชีกลุ่มบัญชีคำนวณค่าจ้างสำหรับทุกแผนกและเอกสารทั้งหมดสำหรับบันทึกชั่วโมงทำงานจะต้องได้รับการประมวลผลเช่นภายในวันที่ 5 ของเดือน ดังนั้นแผนกบัญชีจะต้องได้รับใบบันทึกเวลา คำสั่งโบนัส ฯลฯ ภายในวันที่ 1 ของเดือน

อย่าลืมระบุกำหนดเวลาในการส่งเอกสารสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจแยกต่างหากในกำหนดเวลา ไม่มีความลับที่พนักงานบางคนมีนิสัยชอบเก็บเอกสารไว้กับตัวจนถึงนาทีสุดท้ายและรายงานล่าช้าโดยไม่สงสัยด้วยซ้ำว่ากำหนดเวลาในการส่งรายงานนั้นเป็นไปตามกฎหมายกำหนด ดังนั้นในตารางการไหลของเอกสาร ให้เขียนภาระหน้าที่ให้พวกเขารายงานภายในสามวันหลังจากสิ้นสุดการเดินทางเพื่อธุรกิจ และ ข้อ 26 แห่งพระราชกฤษฎีการัฐบาลฉบับที่ 749 ลงวันที่ 13.10.2551.

จึงได้จัดเตรียมรายการเอกสาร กำหนดเวลาในการผ่านหน่วยงาน และแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ มาดูการออกแบบกันดีกว่า

การเลือกวิธีการออกแบบ

ตารางการไหลของเอกสารสามารถนำเสนอในรูปแบบข้อความ ตาราง หรือไดอะแกรม หากองค์กรมีขนาดเล็กและมีเอกสารน้อย แบบฟอร์มข้อความก็เหมาะสม นักบัญชีบางคนชอบจัดทำผังงานสำหรับเอกสารแต่ละฉบับเนื่องจากมีความชัดเจน เรียบง่าย และให้ข้อมูล แต่วิธีคลาสสิกในการออกแบบกราฟคือตาราง ซึ่งแต่ละบรรทัดจะมีข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารหนึ่งฉบับ เป็นการดีกว่าที่จะพัฒนากราฟใน Excel เนื่องจากสะดวกในการใช้ฟังก์ชันบางอย่างเมื่อประมวลผลข้อมูล

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใดก็ตาม ข้อมูลจะต้องนำเสนอในลักษณะที่ทำให้พนักงานของคุณที่รับผิดชอบในการเคลื่อนย้ายเอกสารสามารถอ่านกำหนดการได้ง่าย ดังนั้นเอกสารในตารางจึงต้องจัดเรียงตามหลักการบางอย่าง เช่น เรียงตามตัวอักษรก็จะค้นหาเอกสารต่างๆ ได้ง่าย

ตัวเลือกการออกแบบนี้สะดวกเนื่องจากตารางครอบคลุมรายการเอกสารทั้งหมดและพนักงานทุกคนจะใช้ แต่หากมีเอกสารจำนวนมาก ตารางงานก็จะยุ่งยากและเข้าใจยาก ดังนั้นแบบฟอร์มนี้จึงเหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรขนาดเล็ก

ตารางการไหลของเอกสาร (ตามแบบฟอร์มเอกสาร) อาจมีลักษณะเช่นนี้

ชื่อเรื่องของเอกสาร	จำนวนสำเนา	การสร้างเอกสาร		การนำเสนอเอกสาร				อายุการเก็บรักษา	พื้นที่จัดเก็บ
				WHO	ถึงผู้ซึ่ง	เมื่อไร?
คำสั่งจ่ายเงิน	1	บัญชีอาวุโส		บัญชีอาวุโส	พนักงานธนาคาร	ทุกวันไม่เกิน 15.00 น	บัญชีอาวุโส
ใบรับสินค้า M-4	1	เจ้าของร้าน	เจ้าของร้าน พนักงานคลังสินค้า หรือตัวแทนซัพพลายเออร์	เจ้าของร้าน	เจ้าหน้าที่บัญชีส่วนโรงงานน้ำมันและก๊าซ	วันที่ 10, 20 และ 30 ของเดือน	เจ้าหน้าที่บัญชีส่วนโรงงานน้ำมันและก๊าซ	5 ปีนับแต่วันที่ตัดจำหน่ายทรัพย์สินที่เป็นทุน
ใบเสร็จรับเงินสั่งซื้อเงินสด KO-1	1	แคชเชียร์	หัวหน้าฝ่ายบัญชี,แคชเชียร์	แคชเชียร์	บัญชีอาวุโส	ทุกวันหลังเลิกงาน	บัญชีอาวุโส	5 ปี นับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ของปีถัดจากปีที่รวบรวม
ใบตราส่งสินค้าของรถบรรทุก	1	ผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกส์	ผู้จัดการฝ่ายโลจิสติกส์, ช่างกล	คนขับรถ	เจ้าหน้าที่บัญชีส่วนโรงงานน้ำมันและก๊าซ	รายวัน	เจ้าหน้าที่บัญชีส่วนโรงงานน้ำมันและก๊าซ

อีกทางเลือกหนึ่งคือการจัดเรียงเอกสารด้วยจุดยึด:

• <или>การทำธุรกรรมทางธุรกิจ
• <или>ถึงตำแหน่งและวิชาชีพ
• <или>ไปจนถึงการแบ่งส่วนโครงสร้าง

ตัวอย่างเช่น สำหรับธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการ มีการอธิบายกลุ่มเอกสารที่ต้องรวบรวม ความเคลื่อนไหว ผู้รับผิดชอบ ข้อกำหนด และสถานที่จัดเก็บ เอกสารภายในบล็อกสามารถจัดเรียงตามลำดับที่รวบรวมได้ แผนภูมินี้อ่านง่าย เนื่องจากข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับพนักงานหรือหน่วยโครงสร้างเฉพาะถูกจัดกลุ่มไว้ในที่เดียว ข้อเสียของการนำเสนอข้อมูลดังกล่าวคือการทำซ้ำเอกสารหลักเดียวกันซ้ำๆ สำหรับการดำเนินงานที่แตกต่างกัน เช่น ใบสั่งจ่ายเงิน ใบสั่งจ่ายเงิน ใบแจ้งยอดบัญชี ใบแจ้งหนี้ ดังนั้นการจัดทำกำหนดการดังกล่าวจะใช้เวลามากขึ้น แต่เป็นการง่ายที่จะแยกข้อมูลออกจากกำหนดการสำหรับพนักงานคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ คุณสามารถใช้กราฟนี้เป็นตัวอย่างได้

ชื่อของการดำเนินการ	ชื่อเรื่องของเอกสาร	จำนวนสำเนา	การสร้างเอกสาร		การนำเสนอเอกสาร			รับผิดชอบในการประมวลผลเอกสาร	อายุการเก็บรักษา	พื้นที่จัดเก็บ
			ซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างสรรค์และออกแบบ	ใครเป็นผู้อนุมัติ (รับรอง ลงนาม)	WHO	ถึงผู้ซึ่ง	เมื่อไร?
การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยซัพพลายเออร์	ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน	1	ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ	หัวหน้าแผนกจัดซื้อ	ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ	หัวหน้าแผนกบัญชี	ในวันที่หัวหน้าแผนกจัดซื้อออกวีซ่า	-	5 ปี นับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ของปีถัดจากปีที่ชำระเงิน	จนถึงสิ้นปีปฏิทิน - ห้อง 301 แล้ว - ห้อง 308
	รายการการชำระเงินที่วางแผนไว้	1	หัวหน้าแผนกบัญชี	หัวหน้างาน	หัวหน้าแผนกบัญชี	บัญชีอาวุโส	ทุกวันไม่เกิน 12.00 น	บัญชีอาวุโส	1 ปีนับจากวันที่รวบรวม
	คำสั่งจ่ายเงิน	1	บัญชีอาวุโส	ผู้จัดการหัวหน้าฝ่ายบัญชี	บัญชีอาวุโส	พนักงานธนาคาร	ทุกวันไม่เกิน 15.00 น	บัญชีอาวุโส	5 ปี นับตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ของปีถัดจากปีที่รวบรวม

กำหนดการที่เสร็จสิ้นแล้วจะต้องได้รับการอนุมัติและบังคับใช้โดยผู้จัดการตามคำสั่งของเขา

เรานำมันไปปฏิบัติ

ตอนนี้เราไปยังขั้นตอน "การแจ้งเตือน" พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโฟลว์เอกสารต้องรู้ว่าตนมีหน้าที่ต้องทำอะไร อย่างไร และเมื่อใด มีสองตัวเลือก:

• <или>จัดทำแผ่นงานเพิ่มเติมในกำหนดการไหลของเอกสาร โดยที่พนักงานจะทิ้งลายเซ็นไว้เพื่อแสดงความคุ้นเคยกับกำหนดการ

ค่าแรงของนักบัญชีสำหรับตัวเลือกนี้มีน้อยมาก แต่จะยากสำหรับพนักงานที่จะจำได้ว่าเขาต้องโอนอะไรให้ใครและในกรอบเวลาใด

• <или>จัดทำสารสกัดจากกำหนดการสำหรับพนักงานแต่ละคนและแจกจ่ายพร้อมลายเซ็น ฟังก์ชัน Excel "ข้อมูล - ตัวกรอง - ตัวกรองอัตโนมัติ" จะช่วยให้คุณแยกข้อมูลจากกำหนดการสำหรับพนักงานได้อย่างรวดเร็ว เอกสารที่ใช้กับพนักงานทุกคนในคราวเดียว เช่น การลาป่วย รายงานค่าใช้จ่าย จะต้องรวมอยู่ในใบแจ้งยอดด้วยโดยการใส่ตัวกรองหลายตัวพร้อมเงื่อนไข "หรือ"

สารสกัดจากตารางการไหลของเอกสารโดยใช้ตัวกรองสองตัวพร้อมกันคือ "ผู้เชี่ยวชาญแผนกบริการ" และ "พนักงาน" ที่มีเงื่อนไข "หรือ" ในคอลัมน์ "การส่งเอกสาร → ใคร" ในโปรแกรมจะมีลักษณะดังนี้

แต่นี่ยังไม่เพียงพอ ทุกแผนกต้องปฏิบัติตามเอกสารอย่างเคร่งครัด เพื่อการนำนวัตกรรมไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ:

• <или>เปลี่ยนแปลงลักษณะงานของพนักงาน: จัดให้มีลิงก์ไปยังตารางการไหลของเอกสาร รวมถึงความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการส่งเอกสาร เช่น ลักษณะงานของเจ้าของร้านหลังจากทำการเปลี่ยนแปลงแล้วอาจมีลักษณะดังนี้ (การเปลี่ยนแปลงจะเป็นตัวเอียง)

รายละเอียดงาน
เจ้าของร้าน

2. ความรับผิดชอบในงาน:

ยอมรับมูลค่าวัสดุ

- ตรวจสอบการปฏิบัติตามวัสดุที่ยอมรับในการจัดเก็บพร้อมเอกสารประกอบ

- จัดทำเอกสารตามตารางการไหลของเอกสารสำหรับการรับและตัดวัสดุ

เก็บบันทึกความพร้อมของวัสดุในคลังสินค้าและดูแลรักษาเอกสารการรายงานเกี่ยวกับการเคลื่อนย้าย

มีส่วนร่วมในการดำเนินการสินค้าคงคลัง

เจ้าของร้านมีหน้าที่:

สวมเสื้อผ้าพิเศษในที่ทำงาน

ปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านแรงงานภายใน

- ปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการส่งเอกสารที่กำหนดโดยตารางการไหลของเอกสาร

• <или>สร้างภาระผูกพันในการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการโอนเอกสารตามคำสั่งขององค์กรหากคุณไม่มีรายละเอียดงาน

เพื่อจัดระเบียบการไหลของเอกสารอย่างมีเหตุผล

ฉันสั่ง:

1. พนักงานทุกคนของ Kalinka LLC เมื่อจัดทำ รับ ประมวลผลและโอนเอกสาร จะต้องได้รับคำแนะนำจากตารางการไหลของเอกสาร

2. ปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการโอนเอกสารที่กำหนดโดยตารางการไหลของเอกสารอย่างเคร่งครัด

3. มอบความไว้วางใจในการควบคุมการดำเนินการตามคำสั่งให้กับหัวหน้าฝ่ายบัญชี

เป็นไปได้ที่จะรวมเงื่อนไขเกี่ยวกับการลดขนาดของโบนัสหรือการลดโบนัสไว้ในข้อบังคับโบนัสหากกำหนดเวลาในการโอนเอกสารถูกละเมิด นี่เป็นมาตรการที่รุนแรง แต่การลงโทษในรูเบิลมักจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด

แลกเปลี่ยนประสบการณ์

หัวหน้าฝ่ายบัญชีของ MM Industry LLC

“ ปัญหาอีกประการหนึ่งในการดำเนินการตามตารางการไหลของเอกสารก็คือพนักงานบางคนไม่พร้อมที่จะปฏิบัติตาม วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการบังคับพนักงานให้ปฏิบัติตามกำหนดการคือการเปลี่ยนขนาดของโบนัส ตัวอย่างเช่น ในบริษัทของเรา ข้อบังคับเกี่ยวกับโบนัสกำหนดขั้นตอนในการคำนวณโบนัสโดยขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ที่ได้รับ และยังกำหนดกรณีที่สามารถลดเบี้ยประกันภัยได้เมื่อใดและเท่าใด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เราได้ระบุสิ่งต่อไปนี้ว่าเป็นหนึ่งในเหตุผลในการลดขนาดของโบนัส: “การละเมิดกำหนดเวลาที่กำหนดโดยคำสั่งและคำแนะนำของฝ่ายบริหารเมื่อส่งเอกสารทางการเงินไปยังแผนกบัญชี” มาตรการนี้ทำให้สามารถโอนใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกบัญชีได้ 100% ภายในวันที่ 15 ของเดือน a”

เมื่อใช้กำหนดการไหลของเอกสาร มักจะเผยให้เห็นความไม่สมดุลของกำหนดเวลาบางอย่าง ตัวอย่างเช่น เอกสารได้รับการอนุมัติมาเป็นเวลานาน และพ้นกำหนดเวลาในการส่งไปแล้ว สถานการณ์ทั่วไป: กิจกรรมประเภทใหม่ปรากฏขึ้น เอกสารที่ไม่ได้นำมาพิจารณาในกำหนดการไหลของเอกสาร ตัวอย่างเช่น องค์กรหนึ่งเริ่มทำงานร่วมกับตั๋วแลกเงินหรือเงินอิเล็กทรอนิกส์ เป็นไปไม่ได้ที่จะคาดการณ์ความแตกต่างทั้งหมดล่วงหน้า แต่ก็ไม่มีอะไรผิดปกติ: คุณสามารถเปลี่ยนแปลงกำหนดการและค่อยๆ ปรับปรุงได้