Кассовая книга - документ, который в силу требований законодательства должны составлять юрлица, организующие оборот наличных денежных средств. Как правильно вести и заполнять кассовую книгу? Кто должен заполнять книгу обязательно? Как вести книгу на компьютере? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.

Для кого оформление кассовой книги обязательно?

Главный правовой акт, регламентирующий ведение кассовых книг российскими организациями, — указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 (далее — Указание).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 в кассовый порядок внесены изменения. Подробнее о них читайте:

Основная часть его положений (включая те, что непосредственно касаются ведения кассовых книг) вступила в силу с 01.06.2014. В соответствии с ними оформление кассовых книг обязательно для всех предприятий, осуществляющих те или иные операции с наличными средствами, вне зависимости от применяемой формы налогообложения.

Не снимает обязанность по ведению кассовой книги и использование онлайн-касс.

Что это такое и для чего ввели онлайн-кассы, читайте .

Да, с переходом на онлайн-ККТ необходимость ведения некоторой кассовой первички отпала. Ее теперь заменяют фискальные документы, которые формируются и хранятся в электронном виде. Но кассовой книги это не касается. Она ведется по так называемой «главной кассе», в которой происходят не только расчеты с покупателями, но и другой наличный оборот. Поэтому вести кассовую книгу нужно, как и прежде.

Кассовая книга может на законном основании не заполняться индивидуальными предпринимателями, которые ведут в установленном порядке учет доходов, расходов, физических показателей и иных объектов налогообложения, характеризующих тот или иной вид коммерческой деятельности (п. 4.1. Указания). Поскольку ИП практически всегда обязаны вести учет доходов и расходов (как при ОСН, так и при ЕСХН, УСН, ПСН) либо физических показателей (при ЕНВД), то данную норму правомерно трактовать как распространяющуюся на всех ИП.

Подробнее о ведении учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями читайте в статье «Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?» .

Наша задача в данной статье — исследовать, как заполнить кассовую книгу, рассмотреть образец алгоритма внесения в нее данных, порядок обращения с соответствующим документом.

Как вести кассовую книгу?

Кассовая книга должна вестись организацией по форме КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 и соответствующей номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Указания). Скачать ее можно на нашем сайте:

Заполнять кассовую книгу нужно только в те дни, когда организацией осуществлялся практический прием (выдача) денежных средств.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 делать записи в кассовой книге не обязательно должен кассир. Это может быть любой уполномоченный на это работник организации, к примеру, бухгалтер. Соответствующее изменение в кассовый порядок было внесено указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У (что еще поменялось, см. ). Но дальше в статье мы продолжим привычно называть такого работника кассиром.

Существует 3 способа заполнения кассовых книг:

• вручную на готовых бланках;
• на компьютере (с последующей распечаткой);
• на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.

Заполненный образец кассовой книги можно скачать на нашем сайте.

Структура кассовой книги (правила заполнения полей)

Кассовая книга, соответствующая форме № КО-4, содержит 3 типа страниц:

• лицевые (образец обложки или титула);
• внутренние (страницы с 3 по 10);
• завершающая (располагающаяся в конце документа).

На лицевых страницах указываются сведения о фирме, а также год, за который кассовая книга отражает операции с денежными средствами. На внутренних страницах документа присутствуют следующие графы:

• «Касса за» (в ней фиксируются даты тех или иных операций с денежными средствами);
• «Лист» (здесь указывается порядковый номер конкретного листа кассовой книги);
• «Номер документа» (в этой графе фиксируется номер ордера — приходного либо расходного);
• «От кого получено или кому выдано» (инициалы человека или фирмы, которые вносят либо получают наличные средства);
• «Номер корреспондирующего счета, субсчета» (в данной графе фиксируется счет, который корреспондирует в установленном порядке со счетом 50, ИП не заполняют данную область кассовой книги);
• «Приход» (фиксируется сумма средств по приходным ордерам);
• «Расходы» (указывается сумма денежных средств по расчетным ордерам);
• «Итого за день» (суммируются поступления, а также денежные выплаты за рабочую смену кассира);
• «Остаток денежных средств на конец дня» (указывается величина остатка в кассе).

В графе «Перенос» кассовой книги может фиксироваться суммарная величина денежных средств по ордерам обоих типов, отражаемая в конкретной таблице, для того чтобы у кассира была возможность продолжить внесение сведений на следующей странице.

В конце каждой внутренней страницы кассовой книги должны стоять подписи:

• кассира организации, который заполняет основные сведения в кассовой книге;
• бухгалтера (который одновременно указывает количество ПКО и РКО, а также удостоверяет тот факт, что получил и проверил ордера).

На последней (завершающей) странице документа указывается, сколько листов прошито и пронумеровано, дата составления кассовой книги, а также проставляются подписи:

• главного бухгалтера;
• руководителя фирмы.

Заполнение кассовой книги вручную (образец алгоритма работы с документом)

Порядок ведения кассовой книги вручную требует прошить и пронумеровать ее еще до внесения данных. Основная особенность бумажного варианта кассовой книги — документ предполагает деление на 2 части — основную и отрывную.

Кассир, приступая к смене, должен подложить отрывную часть кассовой книги под основную, а между ними расположить копировальную бумагу. После нужно зафиксировать остаток наличных средств по состоянию на начало дня. В ходе смены следует фиксировать в кассовой книге данные о ПКО и РКО — по тем графам, что рассмотрены нами выше.

Как заполнять кассовую книгу КО-4 на компьютере?

Заполнение формы № КО-4 на компьютере может осуществляться с помощью бухгалтерской программы либо офисного приложения (например, Excel). После внесения на ПК в кассовую книгу необходимых сведений в соответствии с алгоритмом, рассмотренным нами выше, кассиру необходимо:

• распечатать все страницы кассовой книги;
• подписать 2 экземпляра документа и отнести бухгалтеру, взяв с собой ПКО и РКО, оформленные за день.

Ежегодно все распечатанные листы кассовой книги следует прошивать и пронумеровывать (в случае с заполнением формы вручную они, как мы отметили выше, должны быть прошиты и пронумерованы изначально), а после этого направлять на подпись главному бухгалтеру и руководителю компании.

«Оцифрованная» схема заполнения кассовой книги

Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере (п. 4.7 Указаний), формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:

• защиту от несанкционированного доступа;
• отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
• защиту от потерь информации.

Электронные образцы кассовых книг должны подписываться ЭЦП, соответствующей требованиям ФЗ № 63 от 06.04.2011. Виртуальный образец оформления кассовой книги может отличаться от формы № КО-4 по внешнему виду, но графы в нём будут такими же.

См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)» .

Итоги

Кассовая книга — обязательный документ при работе с денежной наличностью, будь то выручка или иные платежи. Её форма и порядок ведения строго регламентированы, а нарушения при работе с ней могут повлечь ответственность. Поэтому очень важно вести этот кассовый регистр аккуратно и без ошибок.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Кассовая книга - это учетная ведомость, предназначенная для регистрации операций по поступлению и выдаче наличных денежных средств в организации.
Унифицированная форма № КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить форму КО-4

Каждая организация может вести только одну кассовую книгу. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, на которой делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество листов книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассир заносит информацию о совершённых кассовых операциях сразу же после поступления приходного или расходного ордера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копирку. Вторые экземпляры служат отчётом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день и выводит остаток денег в кассе на следующее число.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Как известно, деньги любят счёт. И на практике это правило действительно работает. В целях большинства фирм и организаций главенствующую роль занимает получение прибыли. Но и без расходов абсолютно любая деятельность невозможна. Чтобы соблюсти баланс между успешным бизнесом и исполнением закона применяется понятие кассовая дисциплина. Одной из её составляющих является обязательное ведение всеми фирмами и предприятиями кассовой книги.

Кассовая книга - это бухгалтерский документ, содержащий в себе всю информацию о поступлении и расходовании денежных средств. Конечно, законодательно существует бланк такой книги, но он является необязательным для использования. Каждый налогоплательщик имеет возможность самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности кассовую книгу при условии содержания в ней обязательных к заполнению реквизитов.

Порядок ведения на 2019 год

В книге учитываются все финансовые операции, осуществляемые за день

Ответственность за ведение кассовой книги лежит либо на главном бухгалтере организации, либо на человеке, которому поручено ведение бухгалтерской деятельности. Лицо ответственное за кассу назначается приказом руководителя организации.

Кассовая книга ведётся только в одном экземпляре. Исключения составляют фирмы, в которых есть обособленные подразделения с самостоятельным денежным балансом.

В этом случае каждое подразделение ведёт свою собственную книгу учёта средств. При этом оригинал кассовой книги каждого обособленного подразделения находится в подразделении, а в главное учреждение обязательно передаются копии этой книги для обязательных отчётов и информации об учёте денежных средств. Если руководители организации решили, что для их деятельности будет удобнее вести кассовую книгу в бумажном виде, то в этом случае кассовая книга представляет собой бумажный журнал с обязательными реквизитами.

Но всегда есть альтернатива: разрешено ведение кассовой книги в электронном виде. Так, она представляет собой специальную программу с обязательным заполнением граф.

Нюансы заполнения документа

Способ ведения документа вручную очень неудобен

Ведение кассовой книги в организации чаще всего входит в обязанности бухгалтера. Каждый день, когда производились денежные операции, кассир в начале и в конце рабочего дня сводит остатки средств.

Любой приход наличных денег в кассу фиксируется приходно-кассовым ордером, а любая выдача денег отражается в расходном ордере.

При этом номера и информация о вышеуказанных ордерах обязательно указывается в кассовой книге. Все операции таким образом учитываются в конце каждого дня и заверяются подписью главбуха. После эта информация поступает на проверку главному бухгалтеру организации.

При заполнении самой кассовой книги тоже необходимо соблюсти некоторые требования:

• на титульном листе книги обязательно должны быть реквизиты организации (или при наличии обособленного подразделения);
• обязательно нумерование каждой страницы книги;
• бланк книги должен соответствовать финансовому году.

Особенности заполнения в электронном виде

Документ ведётся кассиром и заверяется бухгалтером

Бухгалтер использует в своей работе много программ. В частности, вышеуказанную книгу в электронном виде, при этом всю необходимую информацию о поступлении и расходовании денежных средств бухгалтер вносит в программу в течение дня.

Как правило, электронная кассовая книга представляет собой таблицу. Возможны два варианта ведения книги: полностью в электронном виде и электронное ведение с дальнейшей распечаткой информации. В последнем случае в конце каждого дня, после заполнения всей необходимой информации кассовая книга в бумажном виде заверяется главным бухгалтером.

При ведении кассовой книги полностью в электронном формате, заверять информацию в книге следует электронной подписью.

Для защиты информации программы от третьих лиц, рекомендовано устанавливать блокировку от несанкционированного доступа.

Хранение кассовой книги

Хранение кассовых книг в 2019 году должно производиться в соответствии с установленными регламентами. В качестве места хранения может выступать архив организации или другое специальное место, обеспечивающее сохранность на протяжении всего срока хранения бухгалтерских документов, а именно не менее 5 лет по истечении отчетного периода. Правильное хранение кассовых книг убережёт предприятие от налоговой и административной ответственности.

Кассовая книга - один из важнейших финансовых документов в любой организации. Стоит отметить, что повсеместное введение электронных онлайн-касс не отменяет ведение кассовых книг.

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга. При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец. Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой. Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию. Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

1. Касса за . Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
2. Лист . Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
3. Номер документа . Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
4. От кого получено или кому выдано . Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
5. Номер корреспондирующего счета, субсчета . Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
6. Приход . Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
7. Расход . Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
8. Итого за день . Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
9. Остаток денежных средств на конец дня . Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество .

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
• для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

• от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
• от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

Видео: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

Кассовая книга должна вестись преимущественным большинством современных компаний, и это является не столько инструментом эффективной работы организации, сколько требованием действующего законодательства.

При этом заполнение кассовой книги должно осуществляться в полном соответствии с установленными нормами, так как в противном случае компания не только не сможет предоставить отчетность уполномоченным государственным органам, но еще и может столкнуться с множеством других проблем, касающихся ее непосредственной деятельности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Именно поэтому лучше заранее разобраться в том, как правильно должна заполняться кассовая книга и кто должен заниматься проведением данной процедуры.

Что это такое

Начиная с 2019 года кассовую книгу должны оформлять все предприниматели, включая тех лиц, которые работают на УСН. При этом стоит отметить, что заполнение этого журнала должно осуществляться в строгом соответствии с формой КО-4, и относиться к этому стоит максимально серьезно, так как этот документ тщательно изучается сотрудниками ФНС в процессе проведения налоговой проверки.

Если кассовая книга оформляется некорректно или с ошибками, это может обернуться для предпринимателя штрафами. В ней обязательно нужно отразить движение всех наличных средств компании, а на конец дня вписать итоговые данные, включая расчеты лимита и обороты кассы.

Журнал включает в себя информацию о любых приходно-расходных операциях, фиксируя все , которые присутствуют в работе организации в наличной форме. Именно по этой причине кассовая книга относится к категории обязательной документации.

Основания и регламентация

Основной правовой акт, которым регламентируется ведение кассовых книг предпринимателями – это указание Банка России от 11 марта 2019 года под номером №3210-У. Основная часть этого указания начала действовать с 1 июня 2019 года, и в соответствии с этими данными оформление данного документа предусматривается для любой компании, которая так или иначе работает с наличными средствами.

На законном основании кассовую книгу могут не заполнять те частные предприниматели, которые занимаются ведением в установленном законами порядке учет расходов, доходов, а также других объектов налогообложения, которыми характеризуется ее вид деятельности.

При этом, так как частным предпринимателям практически всегда приходится вести учет расходов и доходов, данная норма может рассматриваться как распространяющаяся на всех коммерческих деятелей.

Кто на предприятии ответственен за ведение?

Ведением кассовой книги занимается уполномоченный кассир, так как именно он проводит выдачу и прием различных денежных средств, регистрируя все операции в соответствующем журнале. В итоге он должен подписывать заполненный лист, и на него возлагается полная ответственность за корректность проведенных операций.

В конце рабочего дня кассир предоставляет в отдел бухгалтерии остаток денежных средств, а также полный пакет первичных документов, то есть всевозможные расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер должен подписать отдельный лист книги, а если эту должность никто не занимает, свою подпись ставит руководитель организации.

Проведение этой процедуры требуется ежедневно, причем, если частный предприниматель не имеет наемных сотрудников, то в таком случае именно он будет заниматься ведением кассовой книги и, соответственно, нести полную ответственность за указанную в ней информацию.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с действующим законодательством предусматриваются обычный и упрощенный виды оформления кассовой книги. Последний вариант действует для всех частных предпринимателей или же представителей малого бизнеса, в то время как обычный порядок предусмотрен для любых юридических лиц, за исключением бланков.

Вся информация, которая вносится в кассовую книгу, должна быть взята из нескольких документов:

• книга учета полученных и предоставленных средств, из которой берутся данные о движении денежных средств на протяжении рабочего дня;
• и , которые предназначаются для того, чтобы оформить поступление наличности и дальнейшую передачу ее в кассу;
• платежная ведомость, в которой учитывается сумма выплаченной зарплаты;
• расчетно-платежные ведомости, с помощью которых ведется учет рабочих часов, выплат зарплаты и всевозможных взысканий.

При этом стоит отметить несколько важных правил, которые стоит учитывать в процессе заполнения этого документа:

• вся кассовая документация может оформляться в электронном виде, но для подтверждения этих документов потребуется отдельно получить ;
• отчеты кассира не обязательно должны заполняться;
• оформление единого приходного кассового ордера сегодня осуществляется не только в соответствии с дневной контрольной лентой установленного кассового аппарат, но еще и в соответствии с данными ;
• получатель больше не обязан указывать точную сумму полученных наличных средств при составлении расчетного кассового ордера;
• чтобы выдать определенную сумму средств в подотчет определенному сотруднику, нужно в произвольной форме составить заявление с указанием суммы наличных и общего срока, на который предоставляются деньги с указанием даты оформления документа и подписи руководителя;
• в ведомости о предоставлении заработной платы в обязательном порядке нужно указать напротив фамилии надпись «депонировано» но при этом больше не нужно вести соответствующий реестр депонированных средств.

Образец заполнения кассовой книги:

В электронном виде

Есть два варианта того, как можно вести кассовую книгу в электронном виде. Первый вариант – это ведение книги с дальнейшим сохранением ее на бумажном носителе. В таком случае заполнением занимается кассир в соответствии с лимитом денежных средств по кассе, причем проводится данная процедура после того, как от бухгалтерии будут получены необходимые кассовые ордера.

Заполнение кассовой книги кассиром осуществляется на протяжении рабочего дня, причем в конце дня он должен провести проверку записей на предмет их соответствия поступившим первичным документам и определением остатка денег в кассе. После этого нужно будет распечатать листы, поставить на них свою подпись и отнести в отдел бухгалтерии.

Также можно заполнять кассовую книгу полностью в электронном виде с использованием специализированных бухгалтерских программ наподобие 1С. При это стоит отметить тот факт, что в процессе электронного оформления лучше заранее побеспокоиться о том, чтобы данные из этого документа были защищены от третьих лиц, а также утраты или каких-либо искажений.

Кассовая книга в электронном виде обязательно должна быть заверена соответствующей электронной подписью, то есть определенной информацией, которая может быть использована для дальнейшей идентификации лица. Подлинность оставленной подписи подтверждается сертификатом того ключа, который выдается удостоверяющим центром.

В бумажном виде

Для того, чтобы вести кассовую книгу на бумажном носителе, достаточно приобрести уже готовый, распечатанный документ, после чего заполнить его вручную.

Стоит отметить, что перед заполнением книги нужно подробно прошить и пронумеровать все его листы, а на последнем из них обязательно указать общее количество страниц и скрепить их все с помощью мастичной или сургучной печати, поставив дополнительно подписи главного бухгалтера и директора компании.

В конце рабочего дня после окончательного оформления кассовой книги в ней нужно оставить так называемый вкладной лист, в то время как отчет кассира нужно оторвать и передать сотрудникам отдела бухгалтерии для того, чтобы они провели соответствующую проверку и подписали бумаги вместе с остальными первичными документами, оформленными на протяжении дня.

Бланк и образец

Стандартный образец кассовой книги выглядит следующим образом:

• на титульном листе указывается полное название компании;
• вносится соответствующий ;
• на последней странице документа обязательно указывается, сколько в нем содержится листов в общем количестве, а также ставится подпись ответственного лица и дата закрытия книги;
• на каждом листе указывается его номер и дата заполнения;
• в первом столбце таблицы указывается номер ордера;
• далее вносится информация о том, что предоставил или получил указанную сумму средств, включая номер счета;
• после заполнения всех необходимых строк пустые нужно будет заполнить прочерками, которые оформляются крест накрест или в форме «Z»;
• ниже в строке пишется остаток денег в кассе, установленный к концу дня;
• ставится подпись кассира и главного бухгалтера, занимающихся составлением и проверкой этого документа.

Для ООО и ИП

Кассовая книга представляет собой важный документ в деятельности ООО и ИП, работа которых связана с поступлением наличных денег, и при ее ведении нужно основываться на нескольких правилах:

• заведение и использование книги осуществляется на протяжении одного года;
• книгу ведет главный бухгалтер или кассир;
• в одной компании разрешается вести только одну кассовую книгу вне зависимости от того, сколько у нее видов деятельности и, соответственно, систем налогообложения (единственным исключением являются дочерние предприятия, которые должны вести отдельную книгу);
• в книге должны присутствовать данные по всем операциям предприятия, включая как расходные, так и приходные;
• если на протяжении дня не было проведено никаких операций, лист книги нужно оставить незаполненным;
• оформление кассовой книги может осуществляться в бумажном и электронном виде, и правила ее оформления будут непосредственно зависеть от выбранного типа;
• информация заносится в книгу сразу же после того, как произошло фактическое получение или же расход наличных средств;
• оформление кассовой книги должно осуществляться в соответствии с формой КО-4;
• в конце каждого дня данные в книге должны сверяться с показателями кассовых ордеров с дальнейшим выведением итогового остатка денежных средств.

В конечном итоге на книге обязательно должна стоять подпись того лица, на котором лежит ответственность за ее ведение. Помимо этого, правильность внесения данных должна регулярно проверяться главным бухгалтером.

Как делать правильно?

Кассовую книгу должен вести уполномоченный кассир или то лицо, которое его заменяет. Он должен ежедневно указывать в ней информацию, полученную из приходных и расходных кассовых ордеров, но если какие-либо приходно-расходные операции на протяжении дня не проводились, книга может за эти даты уже не заполняться.

Каждая книга оформляется только на один календарный год, но если на протяжении одного года единственного экземпляра такой книги оказывается недостаточно, можно завести новую книгу и продолжить выполнение всех операций в хронологической последовательности.

Исправление ошибок