Лилия Кох, тренер, коуч компании Русоникс

В последнее время все больше компаний решаются принимать на работу сотрудников из других регионов, а так же все чаще соглашаются отпускать своих работать из дома. Безусловно, это замечательная возможность для тех людей, кому не позволяют обстоятельства ежедневно, от звонка до звонка находится в офисе. Это и мамы, которые хотят работать и при этом дольше оставаться дома с детьми, и люди с ограниченными возможностями, и талантливая молодежь, которая не рвется жить в большие города, но хочет развиваться в крупной, престижной компании и поэтому готова работать удаленно.

Для многих компаний эта тенденция также весьма выгодна. Можно экономить как на рабочем пространстве и его обустройстве, так и на уровне зарплаты. Специалисты на рынке труда своего региона обходятся дешевле. Не менее важно и то, что появился шанс нанять специалистов, которых не так просто найти в городе, а может и в стране, где находится сама компания и офис.

Казалось бы, сплошные плюсы и выгоды с обеих сторон. И все должны быть довольны и счастливы. Тогда почему все больше руководителей жалуются на «текучку» именно среди удаленных сотрудников? Почему так много людей, работающих удаленно, довольно быстро теряют энтузиазм, ответственность и мотивацию к работе? Что важно учесть при организации рабочего процесса удаленного сотрудника? Как избежать непонимания и недовольства между руководством и сотрудником?

Как уже было сказано, удаленный сотрудник – это тот, кто частично или полностью работает вне офиса компании. Выделим условно две категории таких сотрудников.

В первую войдут те, кто живет в том же городе, где находится офис. Еще их называют «надомники». Это те сотрудники, которые работают дома, но при этом могут присутствовать на важных мероприятиях, совещаниях. Поэтому первым живется легче и веселей.

В любое время они могут прийти в офис (и многие так и делают), лично общаться как с начальством, так и с коллегами. Пожалуй, этот вариант лучший, он дает чувство свободы и выбора, который так ищут те, кто мечтает об удаленной работе. И это неудивительно - всегда можно получить от начальства наставление на «путь истинный», необходимый настрой на работу и вновь наполниться энтузиазмом. Но даже при таких, казалось бы, выгодных условиях, возникают сложности. Довольно часто, сменив офис на работу дома, такие сотрудники быстро теряют чувство принадлежности к коллективу. Вместо этого чувствуют себя чужими и «оторванными» от корпоративной жизни.

Вторым живется еще сложнее, они находятся в другом городе, а может и в стране, соответственно, не могут себе позволить того, что могут первые. Как минимум, они не могут приехать в офис любое время, когда им вдруг взгрустнется и захочется получить свою порцию вдохновения и мотивации.

Поэтому возникает ряд вопросов:

• как вовлекать удаленных сотрудников в команду
• как создать ощущение принадлежности к коллективу
• как создать мотивацию
• как задать критерии удаленным сотрудникам, по которым руководитель сможет спокойно отслеживать динамику выполнение задач.

Итак, у вас в команде появился удаленный сотрудник, а может и не один. Что важно учесть, чтобы сотрудничество стало эффективным.

1. Качественная коммуникация

При появлении новичка руководитель хочет, чтобы он как можно скорее стал полноценным сотрудником. Для этого необходимо иметь или создать качественные внутренние коммуникации. Чем бы ни занималась ваша компания, важное условие успеха – эффективная коммуникация. Для удаленных сотрудников это более чем актуально. Чем теснее общение между руководителем и сотрудниками, тем яснее они видят цели компании. Чем больше возможности общаться с коллегами, тем глубже приверженность и ощущение принадлежности. Необходимо, чтобы удаленный сотрудник доверял вам, компании, коллегам. Это создает эмоциональную связь и приверженность к компании. Эмоциональная вовлеченность – важный фактор в развитии лояльности сотрудников и ею нельзя управлять лишь с помощью должностных инструкций.

Выделяйте время на общение, личные встречи, приглашайте таких сотрудников хоть изредка на корпоративные мероприятия, выставки, конференции. Модерируйте ведение проектов в общем чате. Проводите митинги в виде вебинара, где каждый может выйти в эфир и рассказать о своем видении.

Достойную помощь и поддержку в создании качественной коммуникации окажет и социальный интранет.

Эта платформа имеет огромный ресурс и возможности. Например, помимо рабочих задач, люди могут организовывать группы по интересам, увлечениям. Значит, таким образом, можно объединять сотрудников и в группы по рабочим интересам.

Хорошо организованная группа, где сотрудники трудятся над общим проектом, подразумевает тесное общение. Могут быть включены не только письменные задания в календаре, но и совместные скайп, видео-конференции, вебинары, общий чат. В таких условиях сотруднику легче влиться в работу и почувствовать себя частью команды.

Рассмотрим, как это работает на конкретном примере.

Год назад мы решили реорганизовать отдел клиентской службы, в коллективе появилась необходимость обучения младших сотрудников техподдержки. Задача: за 6 месяцев из «желторотиков» вырастить как минимум крепких замов инженерам, хорошую смену.

Опытные инженеры обычно ориентированы исключительно на свои глубокие технические задания. Мало с кем взаимодействуют на работе кроме своих систем. Когда руководитель отдела услышал о том, что они должны стать учителями и наставниками, он не представлял это возможным. Но когда в рабочем портале мы создали группу для четырех инженеров и назвали ее «Великолепная четверка», все заработало!

Большую часть проекта руководитель вел удаленно. Сотрудники, участники проекта обычно работают в разные смены и редко встречаются в офисе. Поэтому данный формат очень помог выстроить подходящую структуру. Более того, участники проекта настолько включились в процесс, что идеи и предложения лились рекой. Они придумали и ввели правило «Белых воротничков». В них вошли и вежливость между собой, что особенно важно для клиентской службы, внешний вид, совместные митинги, все то, что помогает инженеру «встроиться в формат» наставника.

В группе давались четкие схемы заданий для инженеров. Важно научиться передавать опыт, структурируя свои знания таким образом, чтобы разбить на блоки, темы, уроки и часы обучения. В результате, выполненные задания, которые хранились в файлах группы, стали пазлами общей картинки будущего проекта. На еженедельных видео конференциях подводились итоги и намечались следующие шаги. Вся работа проводилась исключительно в рамках корпоративного портала.

В проекте не стояла цель вовлечь сотрудников в работу и дать чувство принадлежности к коллективу. Но это произошло уже на начальном этапе. Отчасти благодаря соблюдению следующего пункта.

3. Основные пункты мотивации

Пожалуй, каждый руководитель мечтает о мотивированных и вовлеченных в идеологию и миссию компании сотрудниках.

Но важно не совершать распространенной ошибки, навязывая свои мотивационные приоритеты. Пирамида ценностей одна, но разные люди, в разные периоды жизни, находятся на различных ступенях пирамиды.

Следует помнить, что людям свойственно стремление к разным целям, как личным, так и профессиональным.

К тому же среди людей есть как «процессники», так и «результатники». Для первых важно само содержание работы, общение с коллегами и клиентами, возможность самовыражения. Вторым важнее результат, признание.

В какую бы категорию ни попадали ваши сотрудники, работа должна выполняться с удовольствием. Ключевой момент именно в получении удовольствия от самой работы. Помните, ваш сотрудник, возможно, сидит один в четырех стенах и ему необходима особая мотивация. Разница между мотивацией к работе и мотивацией самой работой колоссальная. В первом случае работает внешняя мотивация, когда руководитель побуждает работать. Такая, как правило, не долговечна. Во втором случае мотивация запускается изнутри. Когда мы делаем не только потому что надо, а потому что еще и хочется, нравится, интересно это делать.

Многие успешные компании давно пришли к выводу, что с удовольствием сотрудники работают тогда, когда в процессе работы могут развиваться, приобретать новые знания, иметь свободу творчества и конечно видеть во всем этом смысл, перекликающийся с собственными ценностями.

В случае с нашим отделом техподдержки (см. пример выше) это сработало. Были учтены все основные пункты мотивации. Создание смысла деятельности, возможность собственного развития и свобода выбора. Каждый инженер знал, что развив в себе навыки наставника, он передаст свою компетентность. А, значит, поможет другим улучшить свои навыки. Сделать что-то важное для коллег, почувствовать свою ценность, значимость, полезность команде. Человеку свойственно желание оставить после себя пользу.

Что касается свободы, была довольно четкая структура, внутри которой каждый свободно «креативничал». Сначала они делились идеями о том, что необходимо знать будущему инженеру, новичку, хорошему инженеру, лучшему инженеру и т.д. Затем, тонна идей складывалась в схему обучения, инженеры с удовольствием «собирали конструктор» будущей программы.

4. Последовательность контроля

Важно помнить, независимо от того, какая именно деятельность у вашего сотрудника, сколько часов в день он должен отработать, насколько свободен его график, насколько креативная и творческая его задача, он должен иметь четкую структуру внутри этих процессов. Структуру, по которой вы, как руководитель, будете задавать необходимые критерии качества проделанной работы, отслеживать динамику выполнения задач. Структура необходима в работе с любыми сотрудниками и особенно, если они работают удаленно.

>>>

В режиме удалённой работы вашей рабочей средой становится интернет. Там происходит всё: сотрудники общаются, проекты фиксируются, руководитель контролирует.

Лайфхакер нашёл спасение в облачной CRM. Никаких серверов, никаких проводов. Доступ в эту виртуальную рабочую среду возможен с любого устройства из любой точки мира. Есть интернет - считайте, что вы на работе.

100 кБит/с - минимальная скорость интернета для нормальной работы. Многим программам её будет достаточно.

Проверьте скорость с помощью «Яндекс.Интернетометра »

Интернет есть, скорость проверена, пора заняться бизнес-процессами.

Переходите на облачные программы

Управление задачами, учёт времени, инструменты для контроля исполнения, хранение файлов - всё это понадобится для продуктивной работы.

Что именно использовать:

• Систему управления проектами (планировщики): Basecamp, Active Collab, Wrike, Trello.
• Хранилище файлов: «Google Диск», «Облако Mail.ru», «Яндекс.Диск», Dropbox.
• Мессенджер: Viber, Skype, Telegram, Slack.

Программ миллионы. Выбирайте под себя, руководствуясь принципами: простой интерфейс, наличие напоминалок, быстрота внесения и разбора задач. Зачастую в планировщике слишком много бесполезных опций, которые сбивают с толку. Чем меньше функциональность, тем лучше. Опытным путём для себя я выбрал Todoist. Для работы с командой - Trello или Worksection. Моя личная система планирования - это микс: GTD, Глеб Архангельский, Бенджамин Франклин, канбан, Пол Макги.

Денис Юдин

Задачи поставлены, план намечен. Пора приступать к реализации.

Общайтесь с помощью IP-телефонии

• Всё в облаке. Отныне местоположение подчинённых не имеет значения.
• Общий номер. Сотрудники в любой стране мира доступны по единому номеру.
• Сервис от провайдера. Техническая поддержка всегда начеку - поможет, подскажет и ответит на вопросы.
• Электронный документооборот. Для обмена договорами не нужны личные встречи, ведь оригиналы документов можно предоставить в электронном виде.

Виртуальная АТС «Телфин.Офис»

Как использовать - чек-лист для руководителя:

• Слушайте звонки: будьте в курсе работы сотрудников.
• Следите за пропущенными: так вы сможете понять, почему клиент не дозвонился.
• Объединяйте с CRM: для ваших рабочих процессов.
• Настраивайте переадресацию: ваши сотрудники будут на связи 24 часа в сутки.
• Отслеживайте статистику: вы получите исчерпывающее представление о работе компании.

Придумайте KPI

Допустим, вы взяли на идентичные должности Григория и Константина по стандартному графику: восемь часов в день и пять дней в неделю. И однажды замечаете, что Григорий работает в поте лица, а Константин два часа из восьми занимается своими делами.

Без разговоров увольняете Костю, но позднее выясняется: Константин выполнял работу за шесть часов, а оставшиеся два часа посвящал саморазвитию. Григорий не справляется с той же работой и за восемь часов. Выходит, что поторопились, а зря.

Что для вас важнее: результат или время, потраченное на его достижение? При переходе на удалённый формат для контроля установите понятную и вам, и подчинённым систему KPI - ключевых показателей эффективности.

Как это работает:

• В таблице в Google Docs каждый сотрудник отмечает свой план на месяц и на квартал.
• По истечении отчётного срока подводит итоги: что из запланированного сделано, а что нет.
• Руководителю достаточно взглянуть на цифры, чтобы понять, как идут дела.
• У подчинённого всегда есть ориентир, и он знает, чего от него ждут.

Держать руку на пульсе помогут регулярные отчёты и совещания, где подчинённые будут рассказывать о задачах, выполненных за определённый период. При такой организации контроля и отчётности ценный сотрудник не будет уволен, а отстающий грамотно перераспределит рабочее время.

Развивайте команду

Если удалённые сотрудники сильно отличаются по уровню квалификации, это легко решить с помощью онлайн-обучения. Следите за подходящими по теме курсами и образовательными программами, сейчас в сети их масса: маркетинг, копирайтинг, продажи, SEO.

Куда пойти учиться:

• «Нетология». Онлайн-университет. Всё об интернет-маркетинге. Уровни - от базового до продвинутого.
• «Теории и практики». Лекции по бизнесу, дизайну, искусству.
• Coursera. Онлайн-каталог образовательных курсов со всего мира.
• «Лекториум». Академический образовательный проект.
• HTML Academy. Интерактивные курсы по HTML и CSS. Много практики.

Поддерживайте двусторонний контакт с подчинёнными. Регулярно общаясь с сотрудниками, вы поймёте, насколько жизнеспособной оказалась построенная система и каким образом можно её улучшить.

Задавайте вопросы, проводите неформальные онлайн-собрания, просите обратной связи через анкеты, время от времени встречайтесь.

Вы капитан. Рулите своим кораблём и формируйте команду.

Радуйтесь результатам

У такого формата есть несколько преимуществ, которые сделают проще жизнь любого руководителя и владельца бизнеса.

• Экономия: не нужно переплачивать за аренду большого офиса и тратиться на закупку офисного оборудования.
• Продуктивность: удалённые сотрудники по статистике работают эффективнее, ведь им не надо каждое утро трястись в переполненном транспорте по дороге в офис.
• Снижение рисков: вероятность возникновения тотальных технических проблем минимальна - кто-то из команды точно сохранит связь.
• Свобода в выборе специалистов: кадры доступны по всему миру, без географических ограничений.
• Постоянная связь: возможность работать круглосуточно за счёт представителей в разных часовых поясах.

Теперь вы знаете все секреты удалённой работы - от набора необходимых инструментов до тонкостей командной работы - и полностью готовы к переходу на новую систему организации труда. Смелее, и всё получится. Удачи!

Удаленная работа с различными программами и данными на своем собственном компьютере, смартфоне или планшете становиться все более популярной и доступной. Благодаря развивающимся технологиям, дистанция, время и место, откуда вы хотите подключиться к своему рабочему месту – уже не преграда. Единственным вопросом остается – готовы ли вы быть доступны 24 часа в сутки?

Благодаря данному подходу, существует множество решений и их вариаций, как создать подключение к удаленному рабочему столу через интернет, позволяя работать с любого устройства. Ваш компьютер или любое другое устройство используется лишь как точка входа к виртуальному рабочему месту, которое находиться в облаке внешнего дата-центра.

Если в своем бизнесе вы поставили задачу сэкономить на вложениях в «железо» и компьютеры, усилить безопасность данных, снизить ежемесячную оплату обслуживания, а также предоставить своим сотрудникам комфортную и безопасную рабочую среду и мобильность, то DaaS или «рабочее место как сервис» (desktop as a service ) будет логичным решением для выбора конкретного удаленного доступа.

Что такое DaaS?

Услуга DaaS является предустановленным набором необходимых программ и конфигураций для конкретного пользователя, которые расположены на облачной платформе провайдера. DaaS является комплексным решением для построения необходимого функционала офисного программного обеспечения; платформа отличается от других решений высокой отказоустойчивостью и безопасностью благодаря дата-центру, в котором развернута данная услуга. Это значит, что данные всегда будут у вас под рукой, и даже если вы случайно сотрете их с корзины, они всегда могут быть восстановлены. А в случае кражи компьютера вы физически теряете лишь «железо», которое возможно уже давно хотели сменить. Весь ваш удаленный рабочий стол остается в защищенном облаке.

С технической точки, удаленное управление компьютером DaaS представляет собой виртуальный сервер, на котором установлен набор наиболее востребованных и необходимых офисных приложений и ПО. Для подключения к удаленному рабочему столу часто используются стационарные компьютеры, ноутбуки, планшеты, смартфоны, тонкие клиенты (рабочие станции без жесткого диска), терминалы и пр. устройства. Подключение осуществляет программа для удаленного доступа RDP (Remote Desktop Protocol) , используя базу из таких операционных систем как Citrix (XenDesktop ) или Microsoft. Для более безопасного подключения к удаленному столу советуют использовать VPN (Virtual Private Network ), к которой можно подключить любое устройство ваших сотрудников, обеспечивая отдельный шифрованный канал с прямым доступом к приложениям или данным (точка-точка ).

VDI в облаке

Если же перед бизнесом стоят более серьезные вопросы по повышению продуктивности труда, подключению сотрудников к работе без промедлений или экономия средств на очередные ПО, то благодаря решениям, построенным на облачной среде DaaS, предприятие любого размера может мгновенно получить необходимый удаленный рабочий стол, находящийся в надежном и отказоустойчивом дата-центре.

С VDI или инфраструктурой виртуального десктопа (virtual desktop infrastructure ) пользователь может позаботиться о долговременной экономии своего бизнеса и упростить обслуживание рабочих станций, получив при этом полную безопасность и мощность под растущие требования. Решение VDI является наиболее распространенным на платформе DaaS и заключается в том, что каждому пользователю выделяется виртуальный сервер с предопределёнными настройками для полноценной работы (операционная система, приложения, дисковое пространство, CPU, СХД, сеть). Развернуть собственную инфраструктуру VDI возможно в течение 2-3 часов, решение предполагает единую точку управления и может быть подстроено под любые требования, любого бизнеса, за счет большого выбора конфигураций. Все, что вам необходимо для начала работы – это компьютер, клавиатура и мышка. Решение подходит для объемной работы, например, с дизайнерскими программами BIM AutoCAD и Building Design Suite или тяжелыми SQL базами данных , так как не требует высокоскоростного интернет-подключения – во время работы данные автоматически сжимаются и поэтому быстро передаются по сети. Тонкий клиент (ThinClient ) как порт для централизованного подключения к серверу повышает безопасность работы и позволяет сократить капитальные и операционные расходы, так как не требует высоких затрат на ИТ-оборудование. Это небольшое устройство размером с книгу не требует установление дополнительных операционных систем или программного обеспечения на каждом отдельном персональном компьютере. В то же время тонкий клиент обеспечивает быстрый и удобный доступ к данным на сервере и упрощает работу с данными из любого места.

Терминальный сервер

Если же вашему бизнесу необходимо простое, быстрое и экономичное решение с определенным объемом мощностей, то терминальный сервер будет отличной альтернативой виртуализации. К терминальному серверу одновременно подключены несколько пользователей, которые делят общий объем ресурсов сервера. Под требования бизнеса может быть выделен как физический (dedicated ), так и виртуальный сервер (VPS/VDS ). Рабочая платформа будет также оснащена необходимыми лицензионными ПО и аппликациями для удаленного доступа, для начала работы пользователю необходимо лишь установить на своем устройстве программу-клиента, через которую можно подключиться к инфраструктуре, или же использовать терминал тонкого клиента. Централизованное администрирование и локальное размещение всех пользователей упрощает общую работу, и позволяет более эффективно использовать все выделенные ресурсы сервера. Минусом терминального сервера является возможность отказа всей системы даже из-за одной ошибки, остановив работу всех пользователей одновременно, что иногда приводит к простоям и даже к потере данных. Чтобы значительно снизить риск потери данных и быстро восстановить информацию, многие пользователи подключают дополнительное резервное копирование данных (backup ).

5 преимуществ удаленного рабочего пространства

1. Для поддержания работоспособности и продуктивности персонала не приходиться вкладывать все новые бюджеты на ИТ-оборудование и покупку лицензионных программ.
2. Всегда доступные вычислительные мощности для любой программы, возможность мгновенно увеличить объем обрабатываемых данных.
3. Экономия на настройке и обслуживании ИТ-инфраструктуры – сбросьте лишние заботы со своих плеч и уделите больше внимания главным задачам бизнеса вместо решения технических проблем.
4. Мобильность и эффективность команды – даже будучи в командировках ваши коллеги и вы сами сможете всегда иметь доступ к любому файлу или мейлу.
5. Безопасность решения входит в комплект по умолчанию, и вы всегда сможете повысить уровень вашей защиты за счет дополнительных услуг.

В заключении о плюсах индивидуальных облачных решений

Облачные вычисления располагают неограниченными возможностями и доступом к совместному пулу ИТ-ресурсов, и нередко нестандартные, подобранные под реальные нужды бизнеса конфигурации облака способствуют более надежной и безопасной работе. Тем более, удаленный рабочий стол позволяет быстрее подстраиваться бизнесу под различные требования – растущий спрос на онлайн-услуги, дигитализация документооборота, миграция данных, скачок роста данных, частичный переход работы на трендовый принцип BYOD (bring your own device) или же оптимизация ИТ-решений, сокращение издержек на ИТ-оборудование и лицензии ПО.

Теперь можно собрать команду опытных специалистов из разных стран, открывая новые возможности и перспективы для развития бизнеса. Но как выстроить коммуникацию с виртуальной командой и добиться эффективной работы от людей, которых ты никогда в глаза не видел? О своём опыте создания эффективных удалённых команд рассказывает Роб Роусон, сооснователь программ учёта рабочего времени Тайм Доктор и Staff.com .

Ещё на старте проекта, когда запускали Тайм Доктор, договорились с партнером Лиамом Мартином о создании бизнеса и управлении им удаленно. Даже если наша компания и вырастет до размеров Google - офиса у нас все равно не будет. Программа учета рабочего времени Тайм Доктор создаёт технологии для учета рабочего времени и контроля удаленного персонала. Вместо того, чтобы «тренироваться на кошках», проверяем разработки на себе. Поэтому, знаем, как никто другой, все нюансы организации и управления виртуальной командой, и все те сложности, с которыми сталкивается бизнес.

Кейс “Тайм Доктор”

Как правило, стартап сталкивается с тремя слабыми местами: организация рабочего процесса, коммуникация с сотрудниками и их мотивация. Именно эти проблемы можно сделать сильными сторонами бизнеса, построенного на удаленной модели. Главное - изменить мышление, и не «цепляться» за офисные стереотипы.

Организация рабочего процесса

Проблема : При удаленной системе сложно понять, работает ли сотрудник над задачей или решает свои личные проблемы. В офисе он на виду, в любой момент можно вживую пообщаться о проекте.

Решение : Автоматизируйте бизнес с помощью приложений и программ.

В нашей компании вся бумажная «волокита» и бюрократия максимально автоматизирована. Это позволяет не увеличивать аппарат менеджмента, обходиться теми силами, что есть и получать отличный результат. Система управления штатом, отчетность потраченного персоналом времени, начисление зарплат, перевод денег, GPS-трекинг - наши собственные разработки.

Работая удаленно, большинство сотрудников легко закрываются в собственном панцире и включают режим «хоть бы никто не тревожил». Программа учета рабочего времени Тайм Доктор избавляет владельца бизнеса от необходимости постоянно проверять, все ли члены команды работают. Программа самостоятельно создаст отчет и предоставляет его в виде скриншотов с экрана компьютеров, показывает, какие сайты и приложения используются подчиненными, куда и на какие таски потрачено время. Как правило, только наличие этих программ стимулирует коллег работать дисциплинированно, ответственно и на результат.

Управление маркетинговыми проектами ведём в Basecamp, задания разработчиков - в Jira. Рабочие документы храним в приложении Google Drive. Благодаря интеграции приложений с программой учета времени (их более 30 - с учет времени работы в Asana , ZenDesk, Trello, Slack, Podio, Teamwork.) задачи появляются в интерфейсе «Тайм Доктора», приступив к работе, коллеги включают таймер, а по завершению - нажимают стоп. Таким образом, видим, сколько времени и над каким вопросом трудился человек.

Проблема : Утверждение каждого шага с владельцем бизнеса отнимает много времени и снижает эффективность конкретного сотрудника, тормозит развитие компании в целом.

Решение : Метод CEO Flow

Книга Аарона Росса «Predictable Revenue» помогла пересмотреть мои взгляды на иерархию и опробовать результативный метод CEO Flow.

Идея простая - один начальник не всегда может эффективно давать указание абсолютно всем сотрудникам. Иногда персонал больше понимает в ситуации и может принять более правильное решение для компании. Они находятся ближе к делу и являются более гибкими, знают собственные возможности и ограничения. Владелец бизнеса всегда заинтересован в менеджерах с большим потенциалом, которые развиваются, двигаются вперед, реализовывают интересные идеи, выводя фирму на уровень выше. Сотрудники, которые не берут на себя ответственность за принятие своего решения - тупеют и трансформируются в ненужный ресурс.

CEO Flow - долгосрочная стратегия, где нужно направлять глобальный ход мыслей персонала в нужную для компании сторону. В иерархии CEO Flow каждый член команды должен чувствовать себя мини-CEO. Таким образом, решения принимаются быстро, менеджеры чувствуют себя значимей, их уровень удовлетворенности выше, рабочие процессы текут стремительнее. Во многих успешных компаниях разрешено сотруднику принимать решения в пределах определенного бюджета самостоятельно. Например, в нашей компании персоналу не требуется подтверждение свыше, если цена вопроса менее 50 долларов. Скажу вам прямо: наделив таким полномочием менеджеров, люди работают эффективней, проекты реализовывают быстрей.

Если говорить о Тайм Доктор, автономную систему внедрили в самом начале нашего пути. Безусловно, не стоит исключать наличие ошибок, совершенных коллегами. Но если честно, в такой модели мы наблюдаем больше позитива, нежели отрицательных последствий. Например, один наш сотрудник захотел обогатиться знаниями в области SEO. Он сам предложил посвятить этому часть своего рабочего времени. На перспективу нашей компании действительно нужна была помощь в необъятном пространстве оптимизации. Получилось, что менеджер не просто преуспел, он помог отделу SEO добиться масштабных результатов.

Коммуникация

Проблема : Личная коммуникация эффективней, нежели виртуальная.

Решение : С удаленной командой нужен "over-communication" - в два раза больше общения через каналы связи.

С таким большим штатом, состоящим из 80 человек, большинство коллег друг друга никогда не видели. Мы являемся одной из первых серьезных компаний в мире без центрального офиса и считаем, что затеваем некую новую волну в IT индустрии, набивая шишки, приобретая опыт и улучшая коммуникацию с удаленной командой.

Пытаемся нанимать и распределять сотрудников по двум главным для нас часовым поясам - Филиппины и Канада. Такой подход помогает коллективу выстроить правильную взаимосвязь - общение происходит чаще в два раза, чем в компаниях, где все работают в одном пространстве.

Ежедневную коммуникацию выстраиваем в онлайн чате на платформе Slack. Здесь у нас есть определенные каналы, где обсуждение вопросов разделяется по темам - рабочим и чилл-аут (что не связано с работой). Видеоконференции устраиваем через Google Hangouts.

Один раз в неделю организовываем “coffee breaks”- сообщаем двум сотрудникам, что у них совпала произвольная 15-ти минутная встреча за чашечкой кофе и обсуждение любых тем, кроме работы. Не обсуждать работу получается редко т.к всегда накапливаются вопросы к любому из сотрудников. Еженедельно с каждым сотрудником СЕО проводят личные совещания, подбивая отчеты о проделанной работе и устанавливая цели на неделю вперед.

Ежемесячно проводим открытые Q&A сессии, где команда получает ответы от учредителей на любые вопросы. Встречи отделов собираем 2 раза в году - девелоперов в Европе, а те, кто ответственный за продажи, поддержку, маркетинг - прилетают на Филиппины.

Для учредителей и тим-лидеров установлены свои правила коммуникации: “inbox zero policy”. Им нельзя моментально реагировать на все письма. В приоритете - срочные, второстепенные письма архивируем, решаем, по мере накопления, настраиваем фильтры Gmail.

Если нет постоянного общения с командой, теряется контроль. Нет контроля - нет прибыли

Мотивация

Для мотивации разбросанных по всему миру специалистов используются классические приемы в виде карьерного и личностного роста, достойной зарплаты, социальных привилегий.

Сотрудник сам выбирает, чем хочет заниматься в компании, если не нравится определенная деятельность - смело может перейти в другой отдел.

Ещё работник ежемесячно использует 2 полных рабочих дня на самообучение. Он сам выбирает - курсы по повышению квалификаций или прочтение полезной литературы. Учебный материал утверждается в начале каждого квартала для каждого сотрудника по отдельности. Интересные моменты, взятые из учебы в последствии обсуждаются со всей командой. Предоставляем коллегам фул-тайм - 15 оплачиваемых рабочих дней в году. Удобно, что служащему не нужно отпрашиваться в отпуск заранее, за пару месяцев. Если ему надо уйти прямо завтра - он просто предупреждает об этом. Раз в три года оплачиваем сослуживцам любой курс личностного развития, не связанный с работой.

А если заболел - компания высылает подарок из-за границы, оплачивает госпитализацию.

Ну и самая привлекательная “плюшка” удаленной работы - служащий сам выбирает когда ему работать - в выходные, днём или ночью. Главное - трудиться 160 часов в месяц.

Напоследок скажу, что схема ведения бизнеса с каждым днём стремительно меняется. Чтобы оставаться в числе лучших и сильных компаний, зарабатывающих огромные состояния и делающих мир лучше - необходимо держать руку на пульсе и шагать в ногу со временем. Все мы наблюдаем, как вектор бизнеса движется в сторону Интернета. А это означает, что завтра-послезавтра все больше российских предпринимателей пересмотрят свои взгляды на бизнес, откроют онлайн офисы и возглавят удаленные команды. Поэтому, использование тайм-трекеров с каждым днём становится просто необходимостью. Программа учёта рабочего времени отслеживает движения мыши, активность клавиатуры, запущенные приложения. В это время сотрудники находятся на пике продуктивности.

Наши инструменты:

Общая коммуникация и тимбилдинг: Slack - рабочий чат, Yammer - закрытая социальная сеть для сотрудников.

Звонки и встречи: Skype, GoToMeeting и Google Hangouts. Кстати, мы написали статью о том как сравнивали Slack как аналог скайпа .

Управление проектами: маркетинг - Basecamp, разработчики - Jira.

Для быстрой организации встреч - Calendly.

Для дизайнеров: Mural и Invision (визуальная коммуникация: комментарии, правки, идеи). Zeplin (для совместной работы дизайнеров и девелоперов - проблемный момент во многих командах).

(системный интегратор)

По данным компании HeadHunter, в настоящее время всего лишь 1% процент вакансий в России предлагает возможность удаленной работы. Несмотря на столь незначительную цифру, для многих компаний, особенно представителей малого и среднего бизнеса, перевод сотрудников на полостью удаленную работу или организация возможности удаленной работы для штатных сотрудников, может стать отличным решением с точки зрения оптимизации рабочего процесса и управления персоналом.

На собственном опыте рассказываем, как технически организовать возможность удаленной работы, и какие плюсы это дало нашей компании и сотрудникам.

Что дают удаленные сотрудники владельцам бизнеса?

1. Экономия

Согласно исследованиям, компания-работодатель экономит до 3% прибыли, переведя на удаленную работу всего лишь 20% сотрудников. Такая экономия достигается за счет снижения расходов на арендную плату (уменьшается площадь офиса) и амортизацию рабочего места (не нужно покупать офисную мебель, канцелярию и прочее). Например, в связи с изменившимися жизненными обстоятельствами некоторые наши сотрудники не смогли работать в обычном офисном ритме, поэтому мы перевели их на постоянный удаленный режим. Для нас – это возможность сохранить ценного для компании сотрудника и сэкономить на рабочем месте; для них – возможность работать из комфортного места по удобному графику.

2. Расширение возможностей