Управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общей системы управления оборотными активами предприятия и заключается в оптимизации общего размера дебиторской задолженности и обеспечение своевременной ее инкассации.
Необходимость правильного управления уровнем дебиторской задолженности определяется не только стремлением к максимизации денежных потоков предприятия (получение платежей от дебиторов является одним из основных источников поступления средств на предприятии), но так же желание снизить его издержки, возникающие из-за того, что любое увеличение дебиторской задолженности должно быть профинансировано каким-либо способом: за счет роста внешних заимствований или за счет собственных средств предприятия.
Дебиторская задолженность является фактором, который определяет следующее:
Размер и структуру оборотных активов предприятия;
Длительность финансового цикла предприятия;
Размер и структуру выручки от продаж;
Оборачиваемость оборотных активов и активов в целом;
Источники денежных средств предприятия;
Ликвидность и платежеспособность предприятия.
Управление дебиторской задолженностью предполагает:
Организацию учета и анализ дебиторской задолженности за предыдущий и отчетный периоды;
Формирование кредитной политики предприятия;
Формирование процедуры инкассации дебиторской задолженности и планирование поступлений денежных средств от дебиторов на основе коэффициентов инкассации;
Разработку системы контроля над состоянием дебиторской задолженности;
Разработку мероприятий, направленных на повышение эффективности управления дебиторской задолженностью.
Управление дебиторской задолженностью предполагает, прежде всего, контроль над оборачиваемостью средств в расчетах. Ускорение оборачиваемости является положительной тенденцией экономической деятельности предприятия.
Ускорение оборачиваемости может быть достигнуто благодаря отбору потенциальных покупателей, определению условий оплаты, контролю над сроками погашения дебиторской задолженности и воздействию на дебиторов. Отбор покупателей осуществляется благодаря анализу соблюдению их платежной дисциплины в прошлом, анализу их текущей платежеспособности, анализу уровня их финансовой устойчивости и анализу других финансовых показателей, характеризующих финансовое состояние предприятия-покупателя.
Определение условий оплаты товаров покупателями заключается в том, что покупателю устанавливаются границы сроков оплаты товаров: оплатили раньше - получили скидку по оплате товаров, оплатили в срок - потеряли предоставляемую скидку, оплатили позднее срока - платите штраф.
Контроль над сроками погашения дебиторской задолженности включает в себя ранжирование дебиторской задолженности по срокам ее возникновения. Наиболее распространенная классификация предусматривает следующую группировку дебиторской задолженности в днях: до 30 дней, от 30 до 60 дней, от 60 до 90 дней, от 90 до 120 дней, более 120 дней.
Управление дебиторской задолженностью подразумевает обязательное проведение сравнительного анализа величины дебиторской задолженности с величиной кредиторской задолженности. Для финансового положения компании очень важно, чтобы дебиторская задолженность не превышала кредиторскую.
Управление дебиторской задолженностью заключается также в создании резервов по сомнительным долгам и анализе фактических потерь, связанных с непогашением дебиторской задолженности.
Один из основных подходов управления дебиторской задолженностью - формирование кредитной политики предприятия. Цель кредитной политики - получение дополнительной прибыли за счет стимулирования роста объема продаж. Но реализация кредитной политики связана с определенными издержками по контролю над оплатой счетов и обслуживанием дебиторской задолженности. Кроме того, появляются риски возникновения безнадежных долгов, когда отгруженная продукция вообще не оплачивается.
Факторы, влияющие на проведение кредитной политики:
1. Состояние экономики в стране и за рубежом. В периоды общего экономического спада проводится более либеральная кредитная политика, для того чтобы стимулировать потенциальных покупателей. При повышении спроса и улучшении экономической ситуации в стране предприятие постепенно может проводить более жесткую кредитную политику.
2. Место предприятия на рынке. При наличии значительного числа предприятий, предлагающих идентичную продукцию, услуги, компании необходимо вести конкурентную борьбу и проводить более либеральную кредитную политику, чтобы не спугнуть имеющихся и будущих клиентов.
3. Характер предлагаемой продукции. Как правило, по товарам длительного пользования срок кредитования больше.
4. Финансовое состояние покупателей, заказчиков. Для клиентов, чье финансовое состояние устойчиво или которые в прошлом зарекомендовали себя с хорошей стороны (положительная кредитная история), кредит может предоставляться на льготных условиях.
Факторы, влияющие на размер дебиторской задолженности: объем реализации продукции в кредит и средний период времени между датой отгрузки продукции и получением денежных средств.
Основные элементы кредитной политики :
1. Объем продаж в кредит, средние сроки кредита, цены на предлагаемую в кредит продукцию зависят от поведения предприятия при завоевании рынка, склонности компании к риску, спроса потребителей на продукцию предприятия, срока годности товара, объема закупок клиентами, уровня конкуренции, размера банковских процентных ставок, кредитного риска, от сложившихся условий кредитования в данном регионе.
Расчет суммы денежных средств, необходимых предприятию для образования соответствующего размера дебиторской задолженности, исходя из объема продукции, продаваемой в кредит, определяется по формуле:
где ДЗ- дебиторская задолженность предприятия;
П к - продукция, продаваемая в кредит.
Т к - фактический средний срок коммерческого кредита с учетом возможного времени его невозврата;
При этом важно определить стоимость одного дня отсрочки платежа:
, (2)
где СП од - стоимость одного дня просрочки;
П к - продукция, продаваемая в кредит;
Д- длительность анализируемого периода.
2. Стандарты кредитной надежности. Они определяют приемлемую надежность, которую должен продемонстрировать клиент для того, чтобы ему предоставили кредит. Кредитоспособность заемщика характеризуется:
Его репутацией, которая зависит от своевременности расчетов по ранее полученным кредитам (кредитная история заемщика), ответственности и компетентности руководства;
Текущим финансовым состоянием самого предприятия и способностью производить конкурентоспособную продукцию, услуги;
Стабильностью деятельности и возможности при необходимости мобилизировать денежные средства из различных источников.
При анализе кредитоспособности используются следующие количественные показатели: коэффициенты ликвидности, коэффициенты финансовой устойчивости, коэффициенты оборачиваемости, коэффициенты рентабельности, инвестиционной привлекательности. Так же рассчитываются такие абсолютные показатели, как чистые активы предприятия и величина собственных оборотных средств.
Так же заказчики и покупатели делятся на группы, в зависимости от размера предоставляемого им коммерческого кредита: кредит, предоставляемый в максимальном размере, в ограниченном размере и кредит не предоставляется.
3. Условия отсрочки платежа, в том числе скидки за досрочную оплату. Они определяются типом принятой предприятием политики и включают в себя следующее:
Сроки отсрочки платежа;
Размер коммерческого кредита, предоставляемого различным клиентам;
Размеры скидок при оплате продукции покупателем в первые дни после разгрузки:
1. Размеры штрафных санкций и механизм их взимания.
2. Долю отсрочек платежа, оформляемую векселем.
Сроки и размеры отсрочки платежей определяются следующими условиями:
Особенности взаимоотношений предприятия с отдельными группами покупателей или отдельными покупателями;
Кредитной политикой предприятия и сложившейся на данный момент практикой на рынке коммерческих кредитов;
Финансовыми возможностями предприятия, предполагающими необходимость отвлечения денежных средств в дебиторскую задолженность, что удлиняет операционный и финансовый циклы, замедляет оборачиваемость оборотных средств предприятия, снижает показатели рентабельности.
Иногда предоставление скидки за досрочную или быструю оплату продукции положительно влияет на скорость возврата денежных средств. Однако необходимо не забывать, что скидки в контрактах необходимы в следующих случаях:
Если они приводят к увеличению объема продаж и более высокой общей прибыли;
Если предприятие испытывает дефицит денежных средств;
Для расчета целесообразности предоставления скидки обычно используется следующая формула:
, (3)
где И- итоговые процентные издержки использования коммерческого кредита;
Т к - срок коммерческого кредита;
П- период действия скидки.
Рассмотрим пример:
Допустим, в договоре поставки на условиях отсрочки платежа указывается следующее: «4/10-30», что означает: если покупатель оплачивает товар в течение десяти дней, то ему предоставляется скидка четыре процента со стоимости товара. Если же покупатель скидкой не пользуется, то должен оплатить товар в течение тридцати дней. Подставим исходные данные в формулу (3) и получим: или 25,56 процентов. Это означает, что стоимость кредита, предоставленного фирмой поставщиком с десятого по тридцатый день составит, двадцать пять процентов. Поэтому если клиент может приобрести в банке кредит дешевле и рассчитаться с кредитором в течение десяти дней, это будет более выгодно, чем пользоваться деньгами кредитора еще в течение двадцати дней.
Как показывает практика, нередки случаи, когда недобросовестные должники не исполняют своих обязательств по договорам в части сроков оплаты, что приводит к образованию у поставщиков просроченной дебиторской задолженности. За нарушение условий договоров применяются следующие меры гражданско-правовой ответственности: штрафы, пени, проценты. Суммы санкций, признанных должником по которым получены решения суда об их взыскании, коммерческие организации включают в состав внереализационных доходов (пункт восемь Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99)). Суммы штрафов, пеней, неустоек до их получения отражаются в бухгалтерском балансе в составе дебиторской задолженности.
Существует такое понятие как формирование процедуры инкассации дебиторской задолженности. Под инкассацией дебиторской задолженности понимается поступление денежных средств в погашение этой задолженности. Коэффициент инкассации, в свою очередь, позволяет установить, когда и в какой сумме ожидается поступление денежных средств от продаж данного периода. Коэффициент инкассации, выражает процент ожидаемых денежных поступлений от продаж в определенном интервале времени начиная, от момента реализации продукции:
, (4)
где К инк - коэффициент инкассации;
Изменение величины дебиторской задолженности в интервале n;
ОП t - продажи месяца t;
n- первый месяц отгрузки товара.
Определить значение данного показателя можно на основе анализа денежных поступлений (погашения дебиторской задолженности) прошлых периодов. При расчете данного коэффициента, необходимо уделять внимание реестру старения дебиторской задолженности, составляемый на основе данных бухгалтерского учета.
В настоящее время в России получили развитие такие подходы к рефинансированию дебиторской задолженности, как: факторинг, форфейтинг, вексель и другие ценные бумаги, используемые как средство платежа.
4. Контроль расчетов и политика взыскания долгов. В рамках политики взыскания долгов, разрабатываются процедуры, которых придерживается предприятие при взыскании просроченных долгов.
Для того чтобы правильно оценивать все тенденции, касающиеся дебиторской задолженности, каждый финансовый менеджер должен уметь анализировать систему показателей, связанную с дебиторской задолженностью. Прежде всего это величина срока оборачиваемости дебиторской задолженности (В/Дз). Если этот коэффициент снизился по сравнению с прошлым периодом, то значит, компания сократила объем продаж в кредит. Также следует внимательно следить за периодом погашения дебиторской задолженности. Ведь чем продолжительней период погашения дебиторской задолженности, тем выше риск ее непогашения (подробнее эта взаимосвязь будет рассмотрена ниже).
Кроме приведенных показателей следует рассчитать:
* долю дебиторской задолженности в общем объеме оборотных средств по следующей формуле:
Ув = (ДЗ/СО) х 100, где
ДЗ - средняя величина дебиторской задолженности за период, руб.;
СО - средняя величина оборотных средств, руб.
Чем ниже этот показатель, тем мобильнее структура имущества компании и тем выше финансовая устойчивость;
* величину сомнительной дебиторской задолженности в общем объеме дебиторской задолженности:
Ув.сдз = (СЗ/ДЗ) х 100, где
СЗ - средняя величина сомнительной дебиторской задолженности, руб.
Данный показатель характеризует «качество» дебиторской задолженности, а его рост свидетельствует о снижении ликвидности компании, о повышении рисков.
Одной из составляющих финансового анализа дебиторской задолженности является оценка ее реального состояния. При проведении такой оценки рассматривается не только сумма дебиторской задолженности, но и дата ее возникновения: выделяется текущая (непросроченная дебиторская задолженность), просроченная (сомнительная) и безнадежная дебиторская задолженность. Далее на основе анализа составляется реестр счетов дебиторов, в котором выделяются все три группы дебиторов и принимаются какие-либо решения по каждой группе: активное напоминание дебитору о необходимости немедленной оплаты, списание безнадежного долга и т.п.
Частота составления аналитических отчетов такого рода зависит от продолжительности цикла прохождения денежных средств (средний срок отсрочки платежа). Если все отсрочки предоставляются на достаточно большое количество дней, например 60 и более, то данный отчет целесообразно составлять не чаще одного раза в квартал. Хотя тут нужно помнить, что можно упустить время для принятия каких-то оперативных решений.
Управление дебиторской задолженностью - специфическая функция финансового менеджмента, основной целью которой является увеличение прибыли компании за счет эффективного использования дебиторской задолженности, как экономического инструмента. И прежде всего, дебиторская задолженность представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятой в организации политики в отношении покупателей продукции. Поскольку дебиторская задолженность представляет собой обездвижение собственных оборотных средств, т.е. в принципе она не выгодна организации, то с очевидностью напрашивается вывод о ее максимально возможном сокращении. Дебиторская задолженность может быть сведена до минимума, тем не менее этого не происходит по многим причинам, в том числе и по причине конкуренции. Большое значение имеют отбор потенциальных покупателей и определение условий оплаты товаров, предусматриваемых в контрактах. Отбор осуществляется с помощью неформальных критериев: соблюдение платежной дисциплины в прошлом, прогнозные финансовые возможности покупателя по оплате запрашиваемого им объема товаров, уровень текущей платежеспособности, уровень финансовой устойчивости, экономические и финансовые условия предприятия-продавца (затоваренность, степень нуждаемости в денежной наличности и т. п.).
Важно не допустить дальнейшего роста доли дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов предприятия - это может повлечь за собой снижение всех финансовых показателей, замедление оборота ресурсов, простои вследствие не внутренних проблем, а внешних, снижение возможности оплачивать свои обязательства перед кредиторами.
Управление дебиторской задолженностью включает в себя несколько основных задач:
- 1. предварительная проверка дебитора на начальном этапе сотрудничества
- 2. планирование допустимых лимитов дебиторской задолженности
- 3. финансирование дебиторской задолженности
- 4. учет, контроль, оценка эффективности дебиторской задолженности
- 5. взыскание просроченной дебиторской задолженности
- 6. претензионная работа с недисциплинированными дебиторами
Таким образом, для того чтобы эффективно совершенствовать политику управления дебиторской задолженностью, нужно оценить эффективность выполнения каждой из этих задач.
Основными целями управления дебиторской задолженностью являются:
- ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;
- выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;
- определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платежной дисциплины;
- ускорение востребования долга;
- уменьшение бюджетных долгов;
- оценка возможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью, то есть упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности.
Способность такого актива, как дебиторская задолженность быть конвертированным в денежные средства - становится ключевой задачейлюбого сбытового подразделения каждой компании. Задачаи, в свою очередь, подразделяется на несколько подзадач:
- определениеи поддержание оптимальный объема дебиторки,
- оборачиваемость задолженности;
- отслеживание качества дебиторской задолженности.
Естественно, что эти подзадачи ложаться на плечи сбытовиков и требуют квалифицированного управления дебиторской задолженностью. Мой опыт управления сбытовыми подразделениями показывает, что усилия по возврату дебиторской задолженности уверенно стоят выше по праблематике среди остальных задач сбытового подразделения и являются одним из наиболее действенных мер оптимизации расходов предприятия, повышения эффективности сбыта. Возврат задолженности в запланированные учетной политикой сроки - реальная возможность восполнения так необходимых оборотных средств для любой фирмы.
Управление дебиторской задолженностью состоит из тех же не специфических любым другим видом управленческих функций:
- планирование,
- организация,
- мотивация;
- контроль и анализ.
Планирование дебиторской задолженности - это процесс предварительных финансовых расчетов, оценоки управленческих решений. Чтобы планирование дебиторки было реальным, а значит - эффективным, необходимо сформулировать стратегию организации, определить политику сбыта, выбрать рациональные параметры дебиторки. Планирование величины дебиторской задолженности - был, есть и будет одним из важнейших.
Организация управления дебиторкой , текущая работа с дебиторской задолженностью, должен стать обязательным моментом сбытового подразделения и потребует пристального внимания руководителей и менеджеров. Определение подходов к управлению дебиторской задолженностью, этапов и методов - проблема, которая не имеет однозначного решения, зависит от специфики деятельности предприятия и личных качеств руководства. Так как управление дебиторской задолженностью является составляющей системы управления предприятием, то сам процесс управления ею можно осуществлять этапами. Кроме того, управление дебиторской задолженностью происходит во времени, и естественно, что его необходимо представлять в виде некоторой этапной системы.
Для управления дебиторской задолженностью необходима прозрачная. цельная, своевременная и актуальная информация о дебиторах, платежах и задолженности: данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на данный момент; время просрочки платежа по каждому из счетов; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных фирмой нормативов; кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита). Как правило, такие сведения можно получить при исследовании системы бухгалтерского учета.
Под мотивацией
подразумевается совокупность административных, психологических моментов, которые определяют поведение должника, менеджера Вашей компании в целом.
Действия по контролю дебиторской задолженности - подготовка стандартов действий, сравнение фактических результатов со стандартными. В процессе выполнения контроля дебиторской задолженности собирается информация о финансовом положении дебиторов, от которых зависит состояние дебиторской задолженности. Основная сложность на данном этапе заключается в определении минимального объема и номенклатуры данных, которые позволяют управляющему субъекту иметь ясное представление о состоянии объекта управления. Данное обстоятельство связано с двумя моментами. Первый момент вызван тем, что для сбора и обработки учетной информации необходимы денежные средства, которые всегда ограничены. Второй момент вызван тем, что информация может дублироваться и опаздывать, а это не способствует принятию обоснованного решения. Анализ дебиторской задолженности - исследование и выделение факторов, влияние которых привело к появлению отклонений фактических параметров состояния дебиторской задолженности от плановых показателей.
Классификация дебиторской задолженности
Традиционная классификация дебиторской задолженности предусматривает ее распределение по правовому критерию на срочную или просроченную. К срочной относится дебиторская задолженность, срок погашения которой еще не наступил или составляет меньше одного месяца и которая связана с нормальными сроками расчетов, определенными в соглашениях. Просроченная - это задолженность с нарушением договорных сроков. Дальше важно разобрать понятие сомнительный долг, который понимается как текущая дебиторская задолженность, относительно которой существует неуверенность ее погашения должником. Понятно, что долги такого вида продолжают значиться на балансе кредитора, пока есть хоть незначительная уверенность в их погашении. Списываться же с баланса они будут только когда станут безнадежными. Поэтому отдельно будем выделять безнадежную дебиторскую задолженность, к которой относим текущую дебиторскую задолженность, относительно которой существует уверенность в ее невозвращении должником или по которой истек срок исковой давности.
Управление дебиторской задолженностью
Управление дебиторской задолженностью представляет собой часть общего управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности, обеспечении своевременной ее инкассации. В основе квалифицированного управления дебиторской задолженностью фирмы лежит принятие финансовых решений по следующим фундаментальным вопросам:
Учет дебиторской задолженности на каждую отчетную дату;
Диагностический анализ состояния и причин, в силу которых у фирмы сложилось негативное положение с ликвидностью дебиторской задолженности;
Разработка адекватной политики и внедрение в практику фирмы современных методов управления дебиторской задолженностью;
Контроль за текущим состоянием дебиторской задолженности.
Политика управления дебиторской задолженностью представляет собой часть общей политики управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении своевременной ее инкассации.
Особую актуальность проблема дебиторской задолженности приобретает в условиях инфляции, когда происходит обесценивание денег. Чтобы подсчитать убытки предприятия от несвоевременной оплаты счетов дебиторами, необходимо от просроченной дебиторской задолженности вычесть ее сумму, скорректированную на индекс инфляции за этот срок.
АBC-анализ дебиторской задолженности
В основу классификации дебиторской задолженности можно положить распределение дебиторской задолженности в зависимости от целевых групп должников. При этом используются маркетинговые подходы, которые основываются на изучении пове дения потребителей. Учет различных причин неплатежей и реальных возможностей граждан по оплате возникших долгов решается на основе учетных данных о платежах и задолженностях.
Одним из таких методов является метод АВС-анализа. В связи с тем, что этот термин пришел из заграницы, то часто возникает путаница между «эй-би-си - методом» (от английского Activity Based Costing), и «а-бэ-цэ - анализом» от ABC-Analysis. Их сущность абсолютно разная. Метод АВС (Activity Based Costing) - это способ определения и учета расходов по видам деятельности организации, способ пооперационного определения и учета расходов. АВС-анализ (ABC-Analysis) связывают с именем итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето (в статистике хорошо известная «диаграмма Парето»).
В основе этого метода лежит закон, открытый итальянским экономистом В. Парето, который говорит, что за большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин, в данный момент этот закон больше известен как «правило 20 на 80».
Последовательность проведения анализа: во-первых - рассчитать общую сумму задолженности всех клиентов списка; во-вторых - вычислить 80% от этой суммы; в-третьих - выделить путем суммирования задолженности по списку, начиная с его части, где самые большие задолженности, ту часть потребителей, которые задолжали 80% общей суммы. Их число значительно меньше количества должников. Выделенная группа граждан - первая и главная целевая аудитория, учитывая ее относительную немногочисленность и основную долю долга (80%). Работа с этой категорией должни ков должна строиться на основе персонального подхода. Эти усилия оправданы суммами долгов, которые будут возвращены. Подобным же образом выделяются еще две группы: самой небольшой будет первая, самой многочисленной - третья.
Данный метод дает возможность сформировать целевые аудитории должников, к которым применяемые методы взыскания долга будут отличаться, что позволит выбирать наиболее эффективные именно для этой категории способы взыскания. Кроме того, к преимуществу можно отнести и выбор группы дебиторов, которые аккумулируют наибольшую сумму и которым необходимо уделить внимание в первую очередь. При применении метода АВС-анализа возникают и определенные трудности, особенно это касается коммунальных предприятий. Они заключаются в необходимости автоматизации и компьютеризации всех взаимоотношений с дебиторами. При этом в коммунальных предприятиях компьютеризованный учет платежей должен вестись не по домам или районам в общем, как это всегда делается, а по конечным потребителям. Результатом анализа являются списки должников, с которыми необходимо работать.
Метод АВС-анализа применяется в основном при управлении дебиторской задолженностью, которая уже существует. Для предупреждения возникновения непредсказуемой задолженности можно использовать управление с установлением кредитных лимитов. Он представляет собой максимально допустимый размер дебиторской задолженности как в целом для предприятия, так и по каждому контрагенту или устанавливается для каждого из коммерческих отделов компании, выделенных по отраслевому принципу пропорционально части выручки за предыдущий период в общем объеме продаж по предприятию и утверждается распоряжением генерального директора. По такой же схеме происходит распределение лимитов среди менеджеров, которые работают с покупателями. Каждый из менеджеров в свою очередь должен распределить полученный им кредитный лимит по клиентам. Как правило, для новых покупателей, которые работают с компанией не больше полугода, кредитный лимит устанавливается в размере, что не превышает среднемесячный объем продаж. Для контрагентов, которые работают с компанией более шести месяцев, кредитный лимит устанавливается менеджером и в обязательном порядке утверждается руководством.
Кредитные лимиты
Для предупреждения возникновения непредсказуемой задолженности можно использовать управление с установлением кредитных лимитов. Он представляет собой максимально допустимый размер дебиторской задолженности как в целом для предприятия, так и по каждому контрагенту или устанавливается для каждого из коммерческих отделов компании, выделенных по отраслевому принципу пропорционально части выручки за предыдущий период в общем объеме продаж по предприятию и утверждается распоряжением генерального директора.